Política de absentismo

Es importante tener en cuenta que, aunque similares, las políticas de asistencia de los empleados y las políticas de absentismo tienen finalidades distintas.

Una política de asistencia de los empleados es un conjunto de normas y directrices que un empresario establece para comunicar las expectativas y los requisitos relativos a la puntualidad de los empleados, las horas de trabajo y la asistencia al lugar de trabajo. Esta política suele especificar el horario laboral estándar, los procedimientos para solicitar tiempo libre, las consecuencias del absentismo o las tardanzas excesivas, y cualquier otro detalle relevante relacionado con la asistencia y el horario.

Una política de absentismo es un conjunto de normas y directrices que un empresario crea para abordar y gestionar las ausencias laborales de sus empleados. Proporciona orientación sobre la notificación de ausencias, los motivos aceptables para ausentarse, el proceso de solicitud de permisos y las consecuencias del absentismo excesivo o no autorizado. También proporciona a los empleados una comprensión clara de sus responsabilidades y de las expectativas de la empresa respecto a la asistencia y, por tanto, ayuda a mantener un entorno de trabajo productivo y eficiente.

Una política de absentismo está relacionada con una política de asistencia de los empleados, pero no es idéntica a ella. Una política de asistencia de los empleados abarca un conjunto más amplio de normas y directrices sobre la presencia de los empleados en el lugar de trabajo. Aunque en general aborda el absentismo, también establece expectativas de puntualidad, horas de trabajo y otros aspectos de la asistencia. La política de absentismo se centra específicamente en las ausencias de los empleados.

Hay absentismo excesivo cuando un empleado tiene una frecuencia inusualmente alta de ausencias del trabajo. Pueden deberse a motivos legítimos o a ausencias no autorizadas e injustificadas. El punto en el que un empleado cruza el umbral del absentismo excesivo puede variar de una empresa a otra. El manual del empleado de la empresa u otras políticas pueden proporcionar una definición específica de la empresa.

Los motivos legítimos de absentismo incluyen enfermedad personal, emergencias familiares o tiempo libre aprobado para vacaciones u otro permiso autorizado. A diferencia de las ausencias legítimas, el absentismo no autorizado se produce cuando un empleado se ausenta del trabajo sin seguir los procedimientos establecidos por la empresa para solicitar la baja o aportar un motivo válido.

El absentismo excesivo puede tener consecuencias negativas tanto para el trabajador como para el empresario. El empleado puede enfrentarse a medidas disciplinarias, como advertencias, suspensión o despido. Para el empresario, el absentismo excesivo puede perturbar el flujo de trabajo y la productividad, afectar a la moral del equipo y aumentar el coste de cubrir al empleado ausente. Para abordar el absentismo excesivo, muchas organizaciones establecen políticas y procedimientos para controlar, documentar y gestionar los problemas de absentismo, tratándolos de forma justa y coherente. 

En la mayoría de las organizaciones, los empleados pueden enfrentarse a medidas disciplinarias por absentismo excesivo y otros problemas relacionados con la asistencia. Estas medidas suelen tomarse cuando los empleados infringen sistemáticamente las políticas de asistencia, como por ejemplo:

• Ausentarse con frecuencia sin una razón válida

• Llegar tarde

• No seguir los procedimientos establecidos para solicitar tiempo libre

La política de asistencia de la empresa suele describir las medidas disciplinarias que ésta puede adoptar en situaciones como ésta. La política puede especificar un proceso disciplinario progresivo que incluya varias etapas. Por ejemplo:

1. Advertencias verbales

2. Advertencias escritas

3. Suspensión

4. Cese de empleo

Las medidas disciplinarias pretenden fomentar la adhesión de los empleados a las políticas de asistencia de la empresa, mantener un entorno de trabajo productivo y garantizar la equidad y la coherencia a la hora de abordar los problemas relacionados con la asistencia. Sin embargo, las organizaciones deben aplicar estas políticas con equidad, evitar la discriminación y proporcionar a los empleados una comunicación clara y oportunidades de mejora.

Reducir el absentismo es una preocupación fundamental para los empresarios, porque afecta directamente a la productividad, la moral del equipo y el éxito general de la organización. El absentismo puede deberse a muchos factores, como problemas de salud personales, estrés laboral y falta de motivación. Sin embargo, con un enfoque proactivo para aplicar estrategias eficaces, las empresas pueden reducir significativamente el absentismo y aumentar la retención de los empleados. 

Existe una amplia gama de métodos para abordar, mejorar y mitigar el absentismo laboral, que detallaremos a continuación. 

Crear un entorno de trabajo positivo

Un entorno de trabajo positivo y solidario puede ser una herramienta poderosa para reducir el absentismo. Los empleados que se sienten valorados, respetados y comprometidos tienen más probabilidades de estar motivados para venir a trabajar. Promover una cultura de aprecio y reconocimiento y dar a los empleados oportunidades de crecimiento y desarrollo profesional dentro de la organización. Esto puede levantar la moral y reducir el absentismo.

Ofrecer modalidades de trabajo flexibles

Ofrecer modalidades de trabajo flexibles, como el trabajo a distancia o la flexibilidad horaria, puede ayudar a los empleados a gestionar mejor su equilibrio entre trabajo y vida privada. Esto puede ser especialmente beneficioso para los empleados con responsabilidades familiares o largos desplazamientos, ya que les proporciona la flexibilidad necesaria para satisfacer sus necesidades personales sin dejar de cumplir sus obligaciones laborales. Estos acuerdos también pueden beneficiar a los empleados neurodivergentes. 

Ofrecer programas de bienestar a los empleados

Una plantilla más sana y menos estresada tiene menos probabilidades de ausentarse por problemas de salud. Considera la posibilidad de implantar programas de bienestar centrados en la salud física y mental. Entre ellos pueden figurar la suscripción a gimnasios, talleres de gestión del estrés o servicios de asesoramiento.

Además, fomenta hábitos saludables entre los empleados. Proporcionar información sobre nutrición, ejercicio y gestión del estrés.

Crear políticas de tiempo libre remunerado

Establece políticas claras y razonables de tiempo libre remunerado, incluyendo bajas por enfermedad, vacaciones y días personales. Comunica eficazmente estas políticas a los empleados para que comprendan sus derechos y sepan cómo solicitar tiempo libre.

Mejorar el compromiso de los empleados

Los empleados comprometidos tienden a demostrar una mejor asistencia. Implica a los empleados en los procesos de toma de decisiones, fomenta sus aportaciones y dales un sentido de propiedad. Los empleados que se sienten vinculados a su trabajo tienen menos probabilidades de ausentarse.

Proporcionar una formación adecuada

Los empleados deben estar debidamente formados y tener las habilidades necesarias para realizar sus tareas. Una formación inadecuada puede provocar ansiedad e inseguridad, lo que puede provocar absentismo. 

Además, forma a supervisores y directivos para que gestionen eficazmente los problemas de absentismo. Deben ser capaces de reconocer los signos de posibles problemas y abordarlos de forma proactiva antes de que sea necesaria una acción disciplinaria.

Mantén una comunicación clara

La comunicación eficaz es vital en cualquier organización. Mantén a los empleados informados sobre las políticas de la empresa, las expectativas y los cambios de procedimiento. Los empleados que entienden lo que su empleador espera de ellos tienen más probabilidades de cumplir esas expectativas. 

Establecer un proceso de gestión del rendimiento

Poner en marcha un sistema de gestión del rendimiento justo y transparente. Los comentarios y las evaluaciones regulares del rendimiento pueden ayudar a los empleados a comprender sus puntos fuertes y a reconocer las áreas que necesitan mejorar. Esto puede proporcionarles un sentido de propósito y motivación para mejorar. 

Aplicar el reconocimiento y las recompensas

Cuando los empleados se sienten apreciados, es más probable que mantengan una buena asistencia. Reconoce y recompensa a los empleados por su dedicación y su duro trabajo. Algunos métodos a probar pueden incluir primas, premios o incluso simplemente reconocer un trabajo que han hecho bien. 

Aplicar medidas de salud y seguridad

Un lugar de trabajo seguro mitiga el riesgo de accidentes o lesiones que podrían provocar absentismo. Toma todas las medidas necesarias para crear y mantener un lugar de trabajo seguro y saludable. Esto incluye cumplir las normas de seguridad y los códigos sanitarios, abordar los problemas ergonómicos e impartir la formación de seguridad necesaria.

Fomentar un equilibrio saludable entre trabajo y vida privada

Los empresarios pueden fomentar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal estableciendo cargas de trabajo realistas, evitando las horas extraordinarias excesivas y respetando el tiempo personal de los empleados. Cuando los empleados tienen un equilibrio razonable entre su trabajo y su vida personal, es menos probable que necesiten tiempo libre por estrés o agotamiento.

Ofrece incentivos de asistencia

Considera la posibilidad de poner en marcha incentivos deasistencia, como recompensas para los empleados con excelentes registros de asistencia. Esto puede cultivar un espíritu competitivo positivo entre los empleados para mantener una buena asistencia.

Apoyar la salud mental de los empleados

Reconocer la importancia del apoyo a la salud mental en el lugar de trabajo. Proporcionar recursos y apoyo a los empleados que se enfrentan al estrés, la ansiedad u otros problemas de salud mental. Un programa de asistencia al empleado (EAP) puede ser un recurso valioso. 

Disponer de procedimientos de notificación de ausencias fáciles de entender

Establece procedimientos claros para que los empleados informen de sus ausencias. Deben saber con quién ponerse en contacto, qué método utilizar, qué información proporcionar y cuándo informar a su supervisor sobre su ausencia.

Revisa y actualiza periódicamente las políticas del lugar de trabajo para mantenerlas alineadas con las necesidades y expectativas cambiantes de tu plantilla. Permanece abierto a los comentarios de tus empleados, y estate dispuesto a adaptar las políticas según sea necesario.

Seguimiento y control de la asistencia

Mantener registros precisos de la asistencia de los empleados y controlar las tendencias de absentismo. Considera la posibilidad de utilizar un software de gestión de ausencias para realizar un seguimiento y una gestión eficaces de las ausencias de los empleados. Estas herramientas pueden ayudar a automatizar los procesos y proporcionar datos valiosos para el análisis.

El seguimiento y control de la asistencia puede ayudar a identificar pautas y abordar los problemas con prontitud. También puede medir la eficacia de las estrategias de reducción del absentismo de la organización.

Crear programas de vuelta al trabajo

Establece programas de reincorporación al trabajo para los empleados que se recuperan de enfermedades o lesiones. Estos programas pueden facilitar una transición más suave de vuelta al trabajo y reducir los periodos prolongados de ausencia.

Comunicar consecuencias inequívocas

Sé claro al comunicar las consecuencias del absentismo excesivo. Asegúrate de que los empleados comprenden las medidas disciplinarias a las que pueden enfrentarse por ausencias injustificadas o frecuentes.

Practica la resolución de conflictos

Aborda los conflictos laborales con prontitud y equidad. Los conflictos no resueltos pueden provocar estrés y absentismo. Fomenta la comunicación abierta y proporciona recursos para la resolución de conflictos.

Apoya a los cuidadores

Reconocer los retos a los que se enfrentan en su vida personal los empleados con responsabilidades de cuidadores. Ofréceles apoyo, como horarios flexibles o excedencias por cuidados familiares, para ayudarles a equilibrar sus responsabilidades sin recurrir a un absentismo excesivo.

Realizar encuestas a los empleados

Realiza encuestas a los empleados para recabar su opinión sobre las condiciones del lugar de trabajo y las cuestiones relacionadas con el absentismo. Esto puede aportar información valiosa y orientar tus esfuerzos para reducir el absentismo.