Fraude sur les salaires : Comment minimiser les risques pour votre entreprise ?

La paie est une cible particulièrement attrayante pour la fraude, car des sommes importantes sont fréquemment transférées d'un système à l'autre. Il est donc essentiel de protéger votre entreprise.

Dans cet article, nous examinerons les différents types de fraude au service de paie que vous devez connaître et nous vous expliquerons comment en minimiser la fréquence et l'impact. Nous vous donnerons également quelques conseils généraux de prévention de la fraude et nous aborderons les implications juridiques de la fraude sur les services de paie.

Entrons donc directement dans le vif du sujet.

Qu'est-ce que la fraude au service de paie ?

Il y a fraude à la paie lorsqu'un employé modifie ou manipule les données de la paie sans autorisation. Ils peuvent le faire pour se donner plus d'argent ou pour être payés pour un travail qu'ils n'ont pas fait.

Notez que les employeurs peuvent également commettre des fraudes aux services de paie, généralement pour réduire les coûts du travail.

Le triangle de la fraude

Développé par le criminologue Donald R Cressey, le triangle de la fraude explique les facteurs qui peuvent conduire à un risque de fraude, comme suit :

• Motivation/incitation : C'est la raison de la fraude. Par exemple, l'employé peut avoir des difficultés financières ou chercher à financer un achat important.

• Opportunité : Il s'agit de l'absence de contrôles, de vérifications, d'équilibres et de surveillance qui permet à l'individu de commettre une fraude. Par exemple, l'employé peut travailler dans le service de paie et contrôler sa propre rémunération.

• Rationalisation : C'est ainsi que l'individu justifie son vol. Par exemple, ils peuvent penser que votre entreprise ne remarquera pas ou "manquera" l'argent supplémentaire, ou ils peuvent être mécontents d'avoir été écartés d'une augmentation qu'ils estiment mériter.

Si ces trois conditions sont réunies simultanément, les risques de fraude au service de paie sont élevés. 

Quelles sont les conséquences de la fraude au service de paie ?

Selon l'Association of Certified Fraud Examiners, la fraude sur les services de paie peut coûter à une entreprise 65 300en moyenne, et dure environ 30 mois avant d'être découverte.

Outre les pertes financières, vous devez également allouer des ressources pour remédier à la fraude et remplacer l'employé coupable.

Dans certains pays, vous pouvez être confronté à des problèmes juridiques et de conformité si vous n'avez pas mis en place les mesures de prévention de la fraude appropriées.

Quelles sont les implications juridiques de la fraude au service de paie ?

Si vous découvrez qu'un employé a commis une fraude sur les salaires, vous devez en parler à votre équipe juridique (et prendre vos propres mesures disciplinaires internes). Les conséquences pénales d'une fraude peuvent dépendre du type de fraude, du montant volé et de votre lieu de résidence.

Par exemple, une fraude de grande ampleur commise sur une période prolongée pourrait entraîner une pénalité pénale beaucoup plus lourde.

Dans certains cas, vous pouvez intenter une action en justice pour fraude au service de paie. Les dommages-intérêts peuvent consister en des fonds volés et d'autres facteurs, comme l'atteinte à la réputation. Encore une fois, cela varie en fonction de votre lieu de résidence, il est donc conseillé de consulter votre conseiller juridique.

Types de fraudes dans les services de paie

Il existe plusieurs types de fraudes au service de paie que vous devez connaître. Dans cette section, nous examinerons chacun d'entre eux en détail et expliquerons ce que vous pouvez faire pour les éviter.

Fraude aux feuilles de temps

La fraude aux feuilles de temps - souvent connue sous le nom de "buddy punching" - se produit lorsqu'un employé manipule les relevés de temps pour modifier les montants des paiements. Par exemple, un employé peut ajouter des heures supplémentaires qu'il n'a pas travaillées pour augmenter son propre paiement (ou celui d'un collègue). 

S'il s'agit de petites quantités - comme une heure supplémentaire toutes les deux semaines - la fraude aux feuilles de temps peut être difficile à détecter.

Comment minimiser la fraude sur les feuilles de temps :

• Mettre en œuvre des systèmes automatisés de suivi du temps

• Effectuer des audits et des contrôles ponctuels des feuilles de temps

• Contrôlez régulièrement la partie de votre système comptable relative aux salaires et aux traitements

• Faire valider toutes les feuilles de temps par les gestionnaires

Fraude à la modification du taux de rémunération

Ce type de fraude est généralement limité aux services qui ont accès à votre système de paie, tels que les services de la paie, des finances ou des ressources humaines. Il se produit lorsque les employés augmentent leur propre salaire ou collaborent avec une personne de l'un de ces départements pour le faire.

Comment minimiser la fraude liée à la modification du taux de rémunération :

• Contrôler les services de paie régulièrement

• Contrôlez régulièrement la partie de votre système comptable relative aux salaires et aux traitements

• Mettre en place une procédure de validation des taux de rémunération

• Établir des contrôles d'accès aux systèmes de paie

Fraude à la commission

Si vous avez des employés rémunérés à la commission - comme les opérations commerciales - ils peuvent faire de faux rapports sur les ventes pour augmenter leurs revenus.

Comment minimiser la fraude à la commission :

• Définir une politique et une structure de commission claires et transparentes

• Contrôler ou réviser régulièrement les opérations commerciales

• Garantir que toutes les commissions sont validées par la direction.

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Fraude au service de paie fantôme

On parle de fraude à l'employé fantôme lorsqu'un individu crée un faux compte d'employé et y dépose de l'argent sous prétexte de le payer. Ils gardent ensuite l'argent. Un service de paie fantôme peut également se produire lorsqu'un employé actuel maintient un ancien employé dans son service de paie, mais avec des informations de paie différentes.

Comme la fraude à la modification de la rémunération, cette fraude est plus fréquente dans les services des ressources humaines, de la paie et des finances, puisqu'ils ont accès à ces fonctions.

Comment minimiser les services de paie fantômes :

• Contrôlez les données relatives à vos employés

• Vérifier les coordonnées de l'employé au moment de l'embaucher

• Mettre en place un processus d'autorisation strict pour l'ajout d'employés au service de paie de l'entreprise.

Fraude au remboursement des dépenses

De nombreuses entreprises remboursent à leurs employés les frais de déplacement, de formation continue, d'achat de fournitures et autres dépenses liées au travail. Il peut y avoir fraude si un membre de l'équipe gonfle ces montants de remboursement.

Par exemple, ils peuvent prétendre qu'un déjeuner d'affaires a coûté plus cher qu'il ne l'a fait en réalité. Ils peuvent aussi aller au-delà d'une dépense légitime, par exemple en dépensant plus qu'un montant raisonnable pour des frais de voyage.

Un autre exemple serait de déclarer des dépenses personnelles pour des raisons professionnelles. Par exemple, un "dîner d'affaires" peut être en réalité un dîner somptueux et des boissons avec des amis. Un employé peut également fabriquer des dépenses qu'il n'a jamais subies, comme des frais de covoiturage pour un trajet qu'il n'a jamais effectué.

Comment minimiser la fraude au remboursement des dépenses :

• Établir une politique de remboursement stricte, claire et transparente qui précise les dépenses applicables.

• Exiger des reçus ou des justificatifs pour toutes les dépenses

• Audit des formulaires de remboursement des dépenses

• Dépenses de la société d'audit liées aux déplacements des employés et à des questions similaires

Fraude de tiers

La fraude sur les salaires peut également être le fait de tiers. Il peut s'agir de

• Escroqueries W2. Dans ce cas, un acteur malveillant se fait passer pour un employé et demande des informations personnelles à un autre employé. Si l'acteur convainc les RH de lui remettre des données sensibles sur les employés, il peut utiliser ces données pour remplir des déclarations fiscales frauduleuses et commettre d'autres formes de fraude.

• Les services de paie sous-traités. Des tiers peuvent imiter sociétés de service de paie sous-traitées (généralement en utilisant des courriels d'hameçonnage ou de faux sites web) pour tenter d'obtenir des informations de vos employés. Ils peuvent ensuite utiliser ces informations pour voler votre entreprise.

• Les services de paie. Dans ce cas, un acteur malveillant incite les employés à transférer leurs informations de paiement, telles que leurs coordonnées bancaires. Le salaire de l'employé est alors versé sur le compte de l'acteur.

Comment minimiser la fraude au service de paie des tiers :

• Recherchez et sélectionnez soigneusement les fournisseurs tiers.

• Vérifier en interne les informations relatives au fournisseur

• Mettre en place des contrôles d'accès stricts

Fraude aux avantages sociaux employés

La fraude aux avantages sociaux employés peut prendre plusieurs formes, comme celle d'un employé :

• Déposer de fausses demandes d'indemnisation pour tenter de collecter les paiements de l'assurance pour des demandes illégitimes.

• Utiliser un faux état civil, de fausses personnes à charge ou bénéficiaires, ou toute autre fausse déclaration pour modifier les primes ou collecter des paiements.

• Présenter des demandes d'indemnisation à l'assurance du lieu de travail ET à une compagnie d'assurance extérieure pour un même événement afin d'augmenter le montant des paiements - et éventuellement empocher le remboursement excédentaire. Une double demande peut également impliquer de présenter une demande au titre du régime d'assurance de votre lieu de travail et du compte de dépenses flexibles afin de collecter les paiements de l'assurance.

Comment minimiser la fraude aux prestations :

• Examiner l'éligibilité de vos employés aux avantages sociaux

• Vérifier, si possible, les informations relatives aux avantages sociaux employés.

• Contrôler les demandes de prestations

• Instaurer des procédures strictes pour les changements de prestations

Conseils pour minimiser la fraude sur les services de paie

Outre les cas spécifiques détaillés ci-dessus, voici quelques conseils généraux pour réduire le risque de fraude au niveau des services de paie :

Mettre en place une stricte séparation des tâches

La séparation des tâches est un concept comptable clé et l'un des contrôles internes les plus vitaux. Cela signifie qu'aucune personne ne contrôle plus d'un aspect du processus de paie.

Par exemple, si l'un des membres de votre personnel chargé de la paie peut saisir ses fiches de paie ou de congé et autoriser la paie, il a la possibilité de commettre plusieurs formes de fraudes liées à la paie, comme la fraude aux feuilles de temps ou la paie fantôme.

D'une manière générale, chacune des tâches suivantes doit être confiée à une personne différente :

• Saisie des dossiers de paie

• Autoriser le service de paie

• Service de paie

• Rapprochement des comptes de paie

Formez vos employés à repérer les signes de fraude

Envisagez de mettre en place un programme de formation obligatoire - dispensé en interne ou en externe - qui aidera les membres de votre équipe à repérer les activités frauduleuses potentielles. La formation doit également couvrir la marche à suivre, y compris la manière de faire un rapport en toute sécurité.

Insistez également sur l'importance de l'exactitude des services de paie pour éviter les erreurs. Moins il y a d'erreurs, moins vous devez vous inquiéter de la fraude et plus la fraude réelle est facile à détecter.

Enfin, renforcez la politique de votre entreprise en matière de conduite éthique. 

Renforcer la culture d'entreprise

Une culture d'entreprise forte peut contribuer à décourager les tentatives de fraude, que tous les aspects du triangle de la fraude soient présents ou non.

Si chacun se sent concerné par votre entreprise, il sera moins tenté par la fraude. Encouragez une culture de la "prise de parole" et faites en sorte qu'il soit acceptable de signaler les problèmes à la gestion.

Éviter les fraudes dans les services de paie grâce à Remoter

Si elle n'est pas détectée, la fraude au service de paie peut avoir de graves conséquences financières pour votre entreprise. Comme nous l'avons mentionné, il est essentiel de disposer d'effectifs qualifiés, de contrôles internes rigoureux et d'une culture d'entreprise forte.

Cependant, il est également essentiel d'utiliser un service de paie qui protège votre entreprise. La paie télétravail automatise le calcul de vos paies, ce qui réduit considérablement les erreurs humaines et les risques associés. Toutes vos données de paie étant centralisées en un lieu sécurisé, il est facile et rapide de procéder à des audits de paie et de repérer d'éventuels abus.

Vous pouvez également suivre le temps et les présences pour tous les membres de votre équipe, et gérer les dépenses et les remboursements.

Pour en savoir plus sur la façon dont la paie télétravail peut renforcer votre sécurité - et rendre l'ensemble de votre processus de paie rapide, simple et plus coût-efficace -, contactez l'un de nos experts dès aujourd'hui. adressez-vous dès aujourd'hui à l'un de nos sympathiques experts.

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