Waar staat PEO voor en hoe kan het je bedrijf helpen?

In een ideale wereld kun je internationale remote werknemers aannemen zonder je druk te maken over naleving en payroll in andere landen.

In de praktijk is het door complexe internationale arbeidswetten moeilijk voor bedrijven om werknemers in het buitenland aan te nemen.

Je moet samenwerken met een HR-partner, zoals een employer of record (EOR) of professional employer organization (PEO), om in andere landen mensen aan te nemen.

In dit artikel leggen we uit wat een PEO is, wat het verschil is tussen een EOR en een PEO en hoe het gebruik van een PEO positief kan uitpakken voor je bedrijf.

Ben je klaar om aan de slag te gaan?

Wat je moet weten over EOR's en PEO's

Hieronder lees je wat het grootste verschil is tussen een EOR en een PEO en in hoeverre ze overeenkomen:

• Een EOR kan werknemers in andere landen namens jou aannemen zonder dat je een eigen entiteit hoeft op te richten in dat land. Op papier is de EOR de juridische werkgever van je werknemers. Meer informatie over wat een employer of record (EOR) doet.

• Als je met een PEO wilt werken, moet je een juridische entiteit oprichten in het land of de regio waar je mensen wilt aannemen.

• Zowel EOR's als PEO's beheren HR-taken als payroll, secundaire arbeidsvoorwaarden en belastinginhouding en -aangifte.

Als je met een PEO werkt, is er een co-werkgeverschapsovereenkomst tussen je bedrijf, je werknemer en je PEO. Als je gebruikmaakt van een PEO, ben jij volledig verantwoordelijk voor de naleving van lokale arbeidswetten.

Als je al een juridische entiteit in een land hebt, kan het voordeliger zijn om met een PEO te werken.

Anders is het veel betaalbaarder om met een EOR te werken dan een nieuwe entiteit op te richten.

Voor bedrijven die internationaal willen schalen, is het belangrijkste verschil je met een PEO's een eigen lokale entiteit moet hebben en een co-werkgeverschapsovereenkomst moet tekenen Met een EOR kun je mensen in andere landen aannemen zonder entiteit en zonder een co-werkgeverschapsstatus.

Waar staat 'PEO' voor?

In human resources (HR) staat PEO voor 'professional employer organization'.

Een PEO is een externe organisatie die HR-diensten levert aan bedrijven. In 2022 waren er in de Verenigde Staten 487 PEO's.

Een PEO is eigenlijk de co-werkgever voor bedrijven en neemt bepaalde werkgeversverantwoordelijkheden op zich, zoals:

• payroll en belastingen,

• secundaire arbeidsvoorwaarden en administratie,

• naleving van arbeidswetgeving.

Door samen te werken met een PEO kunnen bedrijven zich richten op de bedrijfsvoering en weten ze dat de administratieve rompslomp wordt geregeld door ervaren professionals.

Wat kost een PEO?

De kosten van een samenwerking met een PEO zijn afhankelijk van verschillende factoren, zoals het aantal werknemers van het bedrijf en de HR-diensten die moeten worden geleverd.

PEO's gebruiken meestal een van de twee volgende methoden om hun kosten te bepalen:

1. Sommige PEO's rekenen een percentage van de totale payroll van een bedrijf.

2. Andere rekenen een vast tarief per werknemer per maand.

Een PEO gebruiken kan duur zijn. En, afhankelijk van je wensen, is een PEO soms niet de beste keuze voor de HR-diensten die je zoekt. Daarom moet je voordat je een beslissing neemt weten wat een PEO je kan bieden en wat je andere opties zijn.

Waarom worden PEO's gebruikt?

Bedrijven kiezen voor een samenwerking met een PEO als ze hun HR-taken willen stroomlijnen, minder tijd kwijt willen zijn aan administratie en werknemers betere secundaire arbeidsvoorwaarden willen aanbieden.

Bedrijven die gebruikmaken van een PEO groeien 7 tot 9% sneller, ervaren 10 tot 14% minder personeelsverloop en hebben 50% minder kans om failliet te gaan.

Een PEO kan je het volgende bieden:

• Kosten besparen: bedrijven kunnen met een PEO kosten besparen doordat er minder werknemers vertrekken. Ze hoeven ook geen intern HR-team op te zetten en bang te zijn voor dure juridische misstappen.

• HR-diensten: PEO's kunnen een scala aan HR-diensten aanbieden, waaronder payrollverwerking, administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden en ondersteuning bij naleving.

• Risicobeheer: PEO's kunnen bedrijven begeleiden bij het beheren van bedrijfsrisico's, zoals arbeidsongeschiktheid en arbeidsomstandigheden.

• Secundaire arbeidsvoorwaarden: PEO's kunnen zorgen voor goede verzekeringen en secundaire arbeidsvoorwaardenpakketten, waarmee bedrijven het beste talent kunnen aantrekken en behouden.

Een samenwerking met een PEO kan een goede keuze zijn voor bedrijven die hun team willen schalen. Je bent wel beperkt met een PEO, want je kunt geen mensen aannemen op locaties waar je geen juridische entiteit hebt.

Welke bedrijven kunnen voordeel halen uit de diensten van een PEO?

Mkb-bedrijven kunnen ervoor kiezen met een PEO-dienst samen te werken.

Deze bedrijven hebben vaak beperkte middelen en zijn niet in staat om een hele HR-afdeling op te zetten. Door met een PEO te werken kunnen ze toch gebruikmaken van een aantal HR-diensten zonder extra personeel te hoeven aannemen.

Het is echter van essentieel belang dat de PEO waarmee je samenwerkt je toekomstvisie en -doelen begrijpt, zodat je op één lijn zit.

Daarom is het heel belangrijk om meteen de juiste PEO-dienst te kiezen voor jouw bedrijf.

Overweeg het volgende voordat je een PEO-dienst kiest:

• de wensen van je bedrijf

• de kosten en reputatie van de PEO 

• de kwaliteit van de klantenservice van de PEO

• de technologie waarmee de PEO werkt

Employer of record en PEO —

14 min

Wanneer moet je een employer of record gebruiken en welke moet je dan kiezen?

Als je bedrijf werknemers in een ander land wil aannemen, heb je waarschijnlijk een employer of record nodig. Maar hoe kies je de juiste EOR? En wat doet een employer of record precies? In deze gids vind je alle antwoorden.

Wat is het verschil tussen een EOR en een PEO?

Hoewel deze termen soms door elkaar worden gebruikt, zijn er een paar belangrijke verschillen tussen PEO's en EOR's. PEO's regelen voornamelijk de personeelstaken voor bedrijven die al een rechtspersoon hebben, terwijl EOR's medewerkers in dienst nemen namens de bedrijven die klant bij hen zijn zonder hen te verplichten een rechtspersoon op te richten.

Als je geen rechtspersoon hebt in het land waar je iemand in dienst wilt nemen, heb je een employer of record nodig en geen PEO. Als je met een wereldwijde tewerkstellingspartner werkt die je verplicht om een eigen rechtspersoon op te richten voordat je medewerkers kunt werven, biedt die partner geen EOR-services, maar alleen PEO-services. Deze bedrijven worden ook wel 'wereldwijde PEO's' of leveranciers van 'wereldwijde PEO-services' genoemd. Dat is prima als je al van plan was om een rechtspersoon te hebben. Zo niet, dan is werken met een EOR sneller en vaak betaalbaarder. Dit geldt vooral als je in een land maar een paar medewerkers wilt werven.

Je employer of record regelt de wettelijke tewerkstelling van je medewerkers in andere landen. Op papier is de EOR de werkgever. In werkelijkheid zorgt de EOR voor het papierwerk, omwille van de naleving. Je blijft met je medewerkers bij de EOR werken zoals je dat ook doet met al je andere medewerkers. Op die manier kun je via een EOR fulltime medewerkers in dienst nemen in landen waar je geen rechtspersoon hebt.

Professional employer organizations (PEO's) kunnen helpen bij het werven van medewerkers in andere landen, maar alleen als je daar een rechtspersoon opricht of al hebt. PEO's bieden meestal dezelfde personeelsdiensten als EOR's, zoals payroll en administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden, maar met de aanvullende verplichting van co-werkgeverschap met je plaatselijke rechtspersoon. Daarnaast hebben bedrijven met alleen PEO soms niet dezelfde wettelijke expertise als EOR-leveranciers.

Hierbij is het belangrijk te onthouden dat een EOR ook alle HR-diensten kan leveren die je bedrijf nodig heeft, zoals payroll en de secundaire arbeidsvoorwaarden. Maar je EOR is op papier altijd de plaatselijke werkgever van je medewerkers. Als je je bedrijf uitbreidt naar nieuwe landen, kan het hebben van een alles-in-één partner die al deze belangrijke processen uitvoert en ook nog zorgt voor naleving, je leven een stuk makkelijker maken.

Welk soort partner moet je kiezen?

Stel dat je een getalenteerde medewerker wilt werven in een ander land, zoals Duitsland of Frankrijk, maar je hebt in die regio geen andere medewerkers. Misschien heb je daar wel contractanten, maar maak je je zorgen over de kwaliteit van de ervaringen van die medewerkers en of je bedrijf de lokale wetgeving wel naleeft. Bij wie kun je dan terecht?

Remote kent de ins en outs van de verschillende uitdagingen waarmee bedrijven te maken krijgen bij het werven van internationale medewerkers. Ons eigen team heeft honderden mensen in tientallen landen in zes continenten. Als je niet zeker weet welke hulp je precies nodig hebt om internationaal talent te gaan werven, kun je beginnen met een paar standaardvragen.

Heb je een rechtspersoon in het land waar de medewerker woont?

Als je fulltime medewerkers in dienst wilt nemen in een land waar je geen rechtspersoonlijkheid heeft, moet je een employer of record, of EOR, gebruiken. Dat is je enige optie als je geen eigen rechtspersoon wilt oprichten. In sommige gevallen kun je medewerkers betalen als contractanten, maar dan moet je wel voorzichtig zijn bij het vaststellen van de relatie zodat je niet per ongeluk medewerkers verkeerd classificeert als contractanten. Als je geen rechtspersoon hebt, kun je er altijd een oprichten, hoewel je dan meestal duizenden euro's en verschillende maanden verder bent.

Het oprichten van een rechtspersoon kan een tijdrovend en duur proces zijn, zelfs voor grote ondernemingen die al in verschillende landen aanwezig zijn. Tenzij je van plan bent flink te gaan uitbreiden in een bepaald land en het dus wel zinvol kan zijn om voor dat doel een lokale rechtspersoon op te richten, is een EOR de meest logische stap.

Bedrijven die wel een rechtspersoon hebben in de landen waar ze zich op richten, hebben niet altijd de middelen om aan alle behoeften van hun medewerkers tegemoet te komen. In die situaties is een PEO de aangewezen partner. PEO's regelen een scala aan personeelstaken om ervoor te zorgen dat medewerkers hun loonstrookjes krijgen en toegang hebben tot secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals gezondheidszorg en betaald verlof, en kunnen vaak dezelfde services bieden als een EOR binnen een co-werkgeverschapsovereenkomst met je bedrijf.

Maar wees voorzichtig: sommige EOR's werken met derden om medewerkers in andere landen in dienst te nemen, in plaats van dat rechtstreeks zelf te doen. Deze EOR's hebben geen eigen rechtspersoon, maar kiezen ervoor om een extra vergoeding te berekenen bovenop de kosten van hun eigen leveranciers. Dit zorgt niet alleen voor een verwarrende en frusterende situatie voor je medewerkers, maar kan ook snel duur uitpakken voor je bedrijf. Omdat deze partnerafhankelijke EOR's weinig controle over de kosten hebben, bieden ze inconsistente facturering voor inconsistente diensten.

Remote heeft eigen rechtspersonen in alle landen waar we diensten aanbieden. Hiermee garanderen we de beste ervaring voor je team en de beste vaste tarieven voor je bedrijf. Lees meer over een eigen rechtspersoon versus partnerafhankelijke EOR's in onze blog.

Kortom: als je geen eigen rechtspersoon hebt op de plaats waar je beoogde medewerkers werkt, heb je de diensten van een EOR nodig. Als je wel een rechtspersoon hebt maar hulp wilt bij de HR-zaken voor je medewerkers in het land, heb je de diensten van een PEO nodig.

Hoeveel medewerkers wil je aannemen?

De meeste PEO's en veel EOR's werken met een verplicht minimum aantal medewerkers. Het starten van een lokale rechtspersoon loopt al snel in de papieren en bedrijven die deze diensten aanbieden vertellen hun beoogde nieuwe klanten dat ze minimaal een bepaald aantal medewerkers nodig hebben om een samenwerkingsverband aan te gaan. Voor start-ups en kleine bedrijven betekent dit dat het meestal onredelijk duur wordt om internationaal mensen te werven, waardoor ze gedwongen zijn alleen lokaal talent aan te nemen.

Het spreekt voor zich dat Remote geen verplicht minimum voor haar diensten hanteert. We helpen je ook altijd graag als je één enkele medewerker in één enkel land wilt aannemen. Bekijk Remote's garantie van redelijke prijzen voor meer informatie.

Bedrijven die in een nieuw land een rechtspersoon willen oprichten, zijn waarschijnlijk van plan daar een groot aantal medewerkers te werven. In die gevallen kan een lokale PEO helpen bij het regelen van de HR-zaken via een co-werkgeverschapsovereenkomst.

Wil je fulltime medewerkers of contractanten aannemen?

Technisch gezien heb je noch een EOR noch een PEO nodig om met internationale contractanten te werken. Je hebt alleen een oplossing voor het beheren en betalen van de contractanten nodig die voldoet aan de regelgeving. Gelukkig maakt Remote het eenvoudig om contractanten te betalen en beheren over de hele wereld. Als de best geïnformeerde oplossing voor het beheren van internationale contractanten in de branche helpen we bedrijven van elke omvang bij het betalen van contractanten overal ter wereld.

Download een checklist voor het internationaal werven van medewerkers

Ga aan de slag met deze checklist en blijf compliant bij het wereldwijd aannemen van medewerkers.

Downloaden

Is het tijd om samen te werken met een PEO of EOR?

Als je de eigenaar van een mkb-bedrijf bent en graag ondersteuning wilt bij je HR-taken, is een PEO-dienstverlener zeker de moeite van het overwegen waard. Als je plannen beperkt zijn tot één land, kan een PEO een goede optie zijn.

Remote biedt momenteel geen PEO-diensten aan. Sequoia One heeft echter de perfecte oplossing, die je goed kunt combineren met het HR-platform van Remote.

Als je internationaal mensen wilt gaan aannemen, heb je met een EOR meer flexibiliteit.

Gelukkig kun je voor beide terecht bij Remote. Wij bieden betrouwbare global payroll en global HRIS-services, waarmee je je globale team eenvoudig kunt beheren.

We bieden ook EOR-services. Je kunt je dan helemaal richten op de uitbreiding van je bedrijf, zonder je bezig te hoeven houden met administratie- en nalevingskwesties.

Wat je global HR-wensen ook zijn, Remote staat voor je klaar. Met ons blijf je de concurrentie voor en ontstaan er nieuwe groeimogelijkheiden.

Als je niet zeker weet welke aanpak het best past bij je bedrijf en meer informatie wilt, bijvoorbeeld over hoe Remote jouw bedrijf kan helpen, neem dan vandaag nog contact op met een van onze vriendelijke experts.