What is Form W-3?

Qu'est-ce que le Formulaire W-3 ?

Le Formulaire W-3 (Transmission des revenus et déclarations fiscales) est un formulaire de taxe que les employeurs des États-Unis doivent remplir auprès de la Sécurité sociale (SSA) et de l'IRS. Il indique les gains globaux et les retenues d'taxe d'un maximum de 50 employés individuels. Les employeurs soumettent généralement le formulaire chaque année avec un ou plusieurs formulaires W-2 (Salaire et impôts). 

Les employeurs produisent le formulaire W-2 pour détailler les salaires de 600 $ ou plus versés aux employés sur lesquels ils ont retenu des impôts. Tout employeur qui produit un Formulaire W-2 doit également produire un Formulaire W-3 . Alors qu'un formulaire W-2 indique la rémunération d'un employé, le formulaire W-3 regroupe toutes les rémunérations des employés en un seul endroit. Même si vous n'avez besoin que de soumettre un W-2, il est nécessaire de soumettre un W-3. Un W-3 peut transmettre jusqu'à 50 W-2 en même temps.

Avant de remplir les formulaires, vous devez vérifier que les numéros de votre W-3 correspondent à ceux des W-2. Toute anomalie pourrait pousser le fisc et la SSA à vous contacter.

Sections du Formulaire W-3

Formulaire W-3 est composé de plusieurs sections à remplir. La première partie comprend les cases A à H et la deuxième partie contient les cases 1 à 19. La plupart des cases se passent de commentaires, mais les cases A et B peuvent semer la confusion chez les employeurs. 

Case A 

La case A fait référence à un numéro de contrôle. Il s'agit d'un numéro qu'un employeur peut attribuer à chaque W-2 pour différencier les différents employés. Ce numéro est facultatif.

Case B 

Dans la case B, les employeurs doivent indiquer « Genre de payeur ». Si vous produisez votre déclaration de taxes trimestrielle fédérale avec le formulaire 941 (comme la plupart des entreprises privées), vous cocherez probablement la case 941. Cependant, consultez la comptabilité en cas de doute. Dans l’encadré B, il y a aussi une section intitulée « Genre d’employeur ». Sauf pour les entreprises à but non lucratif, la plupart des employeurs devraient cocher « aucun ne s’applique » ici.

Remplir le Formulaire W-3

Il y a plusieurs étapes pour produire correctement le Formulaire W-3. 

1. Accédez au formulaire W-3 - Téléchargez le formulaire à partir du site Web IRS ou connectez-vous à Business Services Online (voir ci-dessous pour plus d'informations) pour le remplir électroniquement.
2. Remplissez les renseignements sur l'employeur - Préparez les formulaires, y compris votre numéro d'identification de l'employeur (NIE), votre nom, votre adresse et d'autres renseignements d'identification. 
3. Calculer les totaux W-2 - Examiner tous les agrégats de formulaires W-2 et calculer les totaux des salaires, pourboires et autres rémunérations ainsi que les taxes retenues, les salaires et les impôts retenus par l'assurance-maladie.
4. Renseignez les renseignements sur les gains et taxes des employés - Cela comprendra des renseignements détaillés sur les employés comme les noms, numéros de sécurité sociale, gains et impôts retenus.
5. Déposer des formulaires auprès de l'ASS - Vous pouvez déposer le Formulaire W-3 par voie électronique, postale ou via une plateforme RH à l'international.

Il existe plusieurs façons de déposer le W-3, notamment :

• Électroniquement avec Services aux entreprises en ligne (ASF)
• Par courrier 
• Utilisation du logiciel Paie

En ligne 

Pour produire le Formulaire W-3 électroniquement, vous devez créer un compte auprès de Business Services Online . Une fois que vous ouvrez une session, sélectionnez « Déclaration des salaires » dans le menu, puis sélectionnez « Fichier W-3/ W-2s en ligne ». Vous devrez fournir votre NIE, votre nom et votre adresse, et remplir les W-2 avec les renseignements requis sur les employés. Le W-3 se pré-remplit alors automatiquement avec les données de vos W-2. Vérifiez les informations et suivez les instructions pour soumettre le formulaire en ligne.

Mail

Pour déposer les formulaires par la poste, vous devez télécharger et imprimer une copie physique du formulaire, le remplir et le déposer par la poste. Joignez au Formulaire W-3 la copie A du formulaire W-2 de chaque employé. Envoyez les formulaires papier à la Gestion de la sécurité sociale, Centre des opérations directes, Wilkes-Barre, PA 18769-0001 (ou 18769-0002 si vous utilisez un courrier certifié ). Une fois les formulaires parvenus à l'ASS, ils les transmettront au fisc.

Logiciel gestion de la paie

Logiciel gestion de la paie peut aider les entreprises à remplir et à produire des formulaires taxes conformément. Ceci est particulièrement utile si vous avez plus de 50 employés formulaires W-2, car c'est le maximum pour un W-3.

Quand produire Formulaire W-3

Les employeurs doivent soumettre le W-3 avant le 31 janvier de chaque année, ainsi que les W-2 qui l’accompagnent. Des copies du formulaire W-2 doivent également être envoyées aux employés avant cette date. Il n'est pas nécessaire d'envoyer des copies du W-3 aux employés.

Différence entre W-3 et W-2

Les formulaires W-3 et W-2 font rapport de renseignements semblables, de sorte que les formulaires sont facilement confus. Tout employeur qui produit un W-2 doit également produire un W-3 pour transmettre des renseignements sur les gains et les retenues d'taxe de ses employés. 

Le Formulaire W-3 corrobore les renseignements déclarés sur les W-2. Tandis que chaque employé reçoit un W-2 documentant ses gains et retenues, le W-3 regroupe les données pour tous les employés et fournit un total sur un seul formulaire. 

Les informations sur le formulaire comprennent les salaires employés, des informations sur les impôts fédéraux, taxes sur le revenu, cotisations d'assurance-maladie et sécurité sociale, numéro d'identification de l'employeur, et coordonnées.

Formulaires de correction

Si vous faites une erreur sur le Formulaire W-3 ou s'il y a une divergence entre les formulaires W-3 et W-2 soumis, vous devrez produire des formulaires de correction distincts, à savoir le formulaire W-3c et le formulaire W-2c .