Formulaire W-3

Le formulaire W-3 (Transmittal of Income and Tax Statements) est un formulaire fiscal que les employeurs américains doivent déposer auprès de la Social Security Association (SSA) et de l'IRS. Il fait état de l'ensemble des revenus et des retenues d'impôt de 50 salariés au maximum. Les employeurs soumettent généralement le formulaire chaque année, en même temps qu'un ou plusieurs formulaires W-2 (relevé de salaire et d'impôt). 

Les employeurs remplissent le formulaire W-2 pour détailler les salaires de 600 $ ou plus versés aux employés et sur lesquels ils ont prélevé des impôts. Tout employeur qui remplit un formulaire W-2 doit également remplir un formulaire W-3. Alors que le formulaire W-2 fait état des revenus d'un salarié individuel, le formulaire W-3 regroupe tous les revenus des salariés en un seul endroit. Même si vous ne devez soumettre qu'un seul formulaire W-2, il est nécessaire de soumettre un formulaire W-3. Un W-3 peut transmettre jusqu'à 50 W-2 en même temps.

Avant de remplir les formulaires, vous devez vérifier que les numéros figurant sur votre W-3 correspondent à ceux figurant sur les W-2. Toute divergence peut amener l'IRS et la SSA à vous contacter.

Le formulaire W-3 est composé de plusieurs sections à remplir. La première partie comprend les cases A à H et la deuxième partie les cases 1 à 19. La plupart des cases sont explicites, mais les cases A et B peuvent être source de confusion pour les employeurs. 

Boîte A

La case A fait référence à un numéro de contrôle. Il s'agit d'un numéro qu'un employeur peut attribuer à des W-2 individuels pour différencier les différents employés. Ce numéro est facultatif.

Boîte B

Dans la case B, les employeurs doivent indiquer "Type de payeur" Si vous remplissez votre déclaration fiscale trimestrielle fédérale avec le formulaire 941 (comme la plupart des entreprises privées), vous cocherez probablement la case 941. Toutefois, en cas de doute, consultez la comptabilité. Dans le cadre B, il y a également une section intitulée "Type d'employeur" À l'exception des entreprises à but non lucratif, la plupart des employeurs doivent cocher la case "aucune application".

Plusieurs étapes sont nécessaires pour remplir correctement le formulaire W-3. 

1. Accéder au formulaire W-3 - Téléchargez le formulaire à partir du site web de l'IRS ou connectez-vous à Business Services Online (voir ci-dessous pour plus d'informations) pour le remplir électroniquement.

2. Remplir les informations relatives à l'employeur - Préparer les formulaires, y compris votre numéro d'identification d'employeur (EIN), votre nom, votre adresse et d'autres informations d'identification. 

3. Calculer les totaux W-2 - Examinez tous les W-2 que le formulaire regroupe et calculez les totaux des salaires, pourboires et autres rémunérations, ainsi que les impôts retenus, les salaires Medicare et les impôts Medicare retenus.

4. Remplir les informations sur les revenus et les impôts des employés - Il s'agit d'informations détaillées sur les employés, telles que les noms, les numéros de sécurité sociale, les revenus et les impôts retenus.

5. Déposer les formulaires auprès de la SSA - Vous pouvez déposer le formulaire W-3 par voie électronique, par voie postale ou en utilisant une plateforme RH globale.

Il existe plusieurs façons de remplir le formulaire W-3 :

• Par voie électronique avec Business Services Online (BSO)

• Par courrier

• Utilisation d'un logiciel de paie

En ligne

Pour déposer le formulaire W-3 par voie électronique, vous devez créer un compte auprès de Business Services Online. Une fois connecté, sélectionnez "Wage Reporting" dans le menu, puis "File W-3/ W-2s Online" Vous devrez fournir votre EIN, votre nom et votre adresse, et remplir les formulaires W-2 avec les informations requises sur les employés. Le formulaire W-3 se remplit alors automatiquement avec les données de vos W-2. Vérifiez les informations et suivez les instructions pour soumettre le formulaire en ligne.

Courrier

Pour déposer les formulaires par courrier, vous devez télécharger et imprimer une copie physique du formulaire, le remplir et le déposer par courrier. Joignez la copie A du formulaire W-2 de chaque salarié au formulaire W-3. Envoyez les formulaires papier à la Social Security Administration, Direct Operations Center, Wilkes-Barre, PA 18769-0001 (ou 18769-0002 si vous utilisez un courrier certifié). Une fois que les formulaires sont parvenus à la SSA, celle-ci les transmet à l'IRS.

Logiciel de paie

Les logiciels de gestion des salaires peuvent aider les entreprises à remplir et à déposer les formulaires fiscaux en toute conformité. Ceci est particulièrement utile si vous avez plus de 50 formulaires W-2 de salariés, car c'est le maximum pour un W-3.

Les employeurs doivent soumettre le formulaire W-3 avant le 31 janvier de chaque année, ainsi que les formulaires W-2 qui l'accompagnent. Des copies du formulaire W-2 doivent également être envoyées aux employés avant cette date. Il n'est pas nécessaire d'envoyer des copies du W-3 aux employés.

Les formulaires W-3 et W-2 contiennent des informations similaires, de sorte qu'il est facile de les confondre. Tout employeur qui remplit un formulaire W-2 doit également remplir un formulaire W-3 pour transmettre des informations sur les revenus de ses employés et les retenues d'impôt. 

Le formulaire W-3 corrobore les informations déclarées sur les formulaires W-2. Alors que chaque salarié reçoit un formulaire W-2 documentant ses revenus et ses retenues, le formulaire W-3 regroupe les données de tous les salariés et fournit un total sur un seul formulaire. 

Les informations figurant sur le formulaire comprennent les salaires des employés, les informations relatives aux impôts fédéraux, les détails de l'impôt sur le revenu, les cotisations à Medicare et à la sécurité sociale, le numéro d'identification de l'employeur et les coordonnées de l'entreprise.

Formulaires de correction

Si vous commettez une erreur dans le formulaire W-3 ou s'il y a une divergence entre les formulaires W-3 et W-2 soumis, vous devrez déposer des formulaires de correction distincts, à savoir le formulaire W-3c et le formulaire W-2c.