フォームW-3とは？

定義
セクション
フォーム記入
When to file
W-3対W-2

フォームW-3とは？

フォームW-3（Transmittal of Income and Tax Statements）は、米国の雇用主が社会保障協会（SSA）とIRSに提出しなければならない納税申告書です。これは、最大50人の従業員の収入と源泉徴収の合計を報告するものである。雇用主は通常、1枚または複数枚の W-2 （Wage and Tax Statement）と共に毎年このフォームを提出します。

雇用主は、従業員に支払われた600ドル以上の賃金から源泉徴収した税額をフォームW-2に記入します。フォームW-2を提出する雇用主は、フォームW-3も提出しなければなりません。W-2フォームが個々の従業員の所得を報告するのに対し、W-3は全ての従業員の所得をひとつにまとめたものです。W-2の提出が1回で済む場合でも、W-3の提出は必要です。W-3は一度に50枚までのW-2を送信することができる。

書類を提出する前に、W-3の数字がW-2の数字と一致していることを確認する必要があります。不一致があれば、IRSやSSAから連絡があるかもしれません。

フォームW-3のセクション

フォームW-3は複数のセクションから構成されています。第1部にはAからHのボックスがあり、第2部には1から19のボックスがある。ほとんどの欄は説明不要ですが、AとBの欄は雇用主の混乱を招く可能性があります。

ボックスA

ボックスAは管理番号を参照。これは、雇用主が従業員を区別するために個々のW-2に割り当てる番号である。この番号は任意である。

ボックスB

ボックスBには、雇用主は "Kind of Payer "を記入しなければならない。連邦四半期納税申告書をForm 941で提出する場合（ほとんどの民間企業と同様）、941欄にチェックを入れることになるでしょう。ただし、不安な場合は経理に相談すること。ボックスBには、"雇用主の種類 "という項目もあります。非営利企業を除き、ほとんどの雇用主はここで「該当なし」をチェックすべきである。

フォームW-3の記入

フォームW-3を正しく提出するにはいくつかのステップがあります。

W-3フォームへのアクセス- IRSのウェブサイトからフォームをダウンロードするか、ビジネスサービスオンライン（詳細は以下を参照）にログインして電子的に記入する。
雇用主情報の記入-雇用主番号（EIN）、氏名、住所、その他の識別情報を含む書類を準備する。
W-2合計の計算-フォームが集計したすべてのW-2を確認し、賃金、チップ、その他の報酬の合計、源泉徴収税、メディケア賃金、源泉徴収メディケア税を計算する。
従業員の収入と税金情報の記入- 氏名、社会保障番号、収入、源泉徴収税など、従業員の詳細情報を記入する。
SSAにフォームを提出する -フォームW-3を電子的に、郵送で、またはグローバルHRプラットフォームを使用して提出することができます。

W-3を提出する方法はいくつかあります：

ビジネス・サービス・オンライン(BSO)での電子化
郵便で
給与計算ソフトウェアの使用

オンライン

フォームW-3を電子的に提出するには、ビジネスサービスオンラインにアカウントを作成する必要があります。ログイン後、メニューから "Wage Reporting "を選択し、"File W-3/ W-2s Online "を選択する。EIN、氏名、住所を提供し、必要な従業員情報をW-2に記入する必要があります。W-3は、W-2からのデータで自動的に入力されます。情報を再確認し、指示に従ってオンラインでフォームを提出する。

メール

郵送で提出する場合は、書式をダウンロードして印刷し、必要事項を記入の上、郵送で提出する。各従業員のW-2のコピーAをフォームW-3に添付する。用紙は、Social Security Administration, Direct Operations Center, Wilkes-Barre, PA 18769-0001（配達証明郵便を使用する場合は 18769-0002）に送付してください。書類がSSAに届いた後、IRSに転送される。

給与計算ソフト

給与計算ソフトは、企業がコンプライアンスに則って税務申告書を作成・提出するのに役立ちます。特に、従業員のW-2フォームが50枚以上ある場合は、W-3 1枚分の上限となるので便利です。

フォームW-3の提出時期

雇用主は毎年1月31日までに、添付のW-2と共にW-3を提出しなければなりません。フォームW-2のコピーもこの日までに従業員に送付しなければなりません。W-3のコピーを従業員に送る必要はありません。

W-3とW-2の違い

フォームW-3とW-2は似たような情報を報告するため、フォームが混同されやすい。W-2を提出する雇用主は、従業員の収入と源泉徴収に関する情報を伝達するためにW-3も提出しなければなりません。

フォームW-3は、W-2に記載された情報を証明するものです。各従業員は収入と源泉徴収額を記載したW-2を受け取りますが、W-3は全従業員のデータを集計し、合計を1枚の用紙にまとめたものです。

フォームに記載される情報には、従業員の賃金、連邦税に関する情報、所得税の詳細、メディケアおよびソーシャルセキュリティの拠出金、雇用主ID番号、連絡先が含まれる。

訂正フォーム

W-3フォームに誤りがある場合、またはW-3フォームとW-2フォームに不一致がある場合は、W-3cフォームと W-2cフォームという別々の訂正フォームを提出する必要があります。

要点

覚えておいてほしい：

各従業員のフォームW-2のコピーAと共にフォームW-3を社会保障庁（SSA）に提出しなければなりません。W-3は、すべてのW-2からの情報をまとめたものです。
W-3フォームの提出期限は、個々のW-2フォームの提出期限と同じです。一般的には1月末だが、具体的な日付は異なる場合があるので、その年のガイドラインを確認する必要がある。
250枚以上のW-2フォームを提出する雇用主は、電子申告が義務付けられています。しかし、電子申告はより迅速で正確な処理方法を提供するため、すべての雇用主に対して奨励されている。
W-3フォームを記入する際には、正確さが非常に重要です。齟齬や誤りがあると、処理の遅延や罰則につながる可能性があるからです。説明書をよく読み、すべての情報が正確かつ完全であることを確認してください。