Arbeitsgenehmigungen und Visa für Polen: Leitfaden für Arbeitgeber

Wenn du Mitarbeiter:innen in Polen einstellen oder ins Land holen möchtest, musst du sicherstellen, dass sie sich legal hier aufhalten und arbeiten dürfen.

Die polnischen Einwanderungsgesetze sind recht komplex und nur schwer zu verstehen für alle, die nur begrenzte Kenntnisse zum internationalen Hiring haben. Die Einstellung im Ausland muss rechtlich auf sicheren Füßen stehen. Du musst die lokalen Arbeits- und Steuergesetze kennen und deine Mitarbeiter:innen rechtskonform verwalten und bezahlen.

In diesem Artikel stellen wir dir Arbeitsgenehmigungen und Arbeitsvisa für Polen vor, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und wie du ein Arbeitsvisum für Mitarbeiter:innen beantragen kannst. Wir gehen auch kurz darauf ein, wie ein Employer of Record wie Remote dir die Einstellung in Polen erleichtern kann.

Compliance bei der Einwanderung nach Polen

​​Remote Work erfreut sich ungebrochener Beliebtheit. Immer mehr Menschen arbeiten für Unternehmen, die sich in einem anderen Land befinden. Als Reaktion auf diese Entwicklung haben viele Länder Gesetze erlassen, um die Einreise von Arbeitskräften mit einem Touristenvisum zu beschränken.

In Polen sind 2023 neue Verordnungen zur Remote-Arbeit in Kraft getreten, die die Arbeitgeber verpflichten, bestimmte Bedingungen für ihre Remote-Arbeitskräfte zu erfüllen. 

Wer illegal in Polen arbeitet, muss mit Geldstrafen und Ausweisung rechnen. Auch Unternehmen, die Personen ohne passende Arbeitsgenehmigung einstellen, können mit hohen Strafen und/oder einem Arbeitsverbot belegt werden.

Angesichts dieser strengen Regeln müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Teammitglieder legal arbeiten, und immer alle örtlichen Gesetze einhalten.

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Wer ist berechtigt, in Polen zu arbeiten?

Ausländische Personen, die eine Arbeitsgenehmigung haben und sich legal in Polen aufhalten, dürfen hier problemlos arbeiten. Wer zudem einen Aufenthaltstitel mit dem Vermerk „Zugang zum Arbeitsmarkt“ hat, kann auch ohne Visum arbeiten. 

Ein Touristenvisum oder ein Visum zum Besuch von Freunden oder Familie genügt hingegen nicht, um legal zu arbeiten. Bürger:innen aus Ländern der Europäischen Union sowie aus Norwegen, Island, Liechtenstein und der Schweiz und ihre Familienangehörigen dürfen in Polen ohne Arbeitsgenehmigung arbeiten. Es gibt auch einige Länder außerhalb der EU/Westeuropa, die durch Sonderreglungen Zugang zum polnischen Arbeitsmarkt haben. Dazu gehören die Republik Moldau, die Ukraine, Armenien, Georgien, Russland und Weißrussland. 

Staatsangehörige dieser Länder dürfen jedoch innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten maximal sechs Monate ohne Visum arbeiten. Nach dieser Obergrenze muss ihr polnischer Arbeitgeber eine besondere Erklärung bei der zuständigen Behörde abgeben, dass er sie langfristig einstellen möchte. 

Es gibt euch eine besondere Arbeitsgenehmigung für Saisonarbeitskräfte, mit der ausländische Personen neun von zwölf aufeinanderfolgenden Monaten in Polen arbeiten dürfen.

Benötigen Ausländer:innen ein Arbeitsvisum oder eine Arbeitsgenehmigung in Polen?

Ja, Nicht-Staatsangehörige benötigen eine offizielle Arbeitsgenehmigung, um in Polen zu arbeiten.

Wie bereits erwähnt, gibt es einige Länder, deren Bürger:innen kein Arbeitsvisum und keine Arbeitsgenehmigung benötigen, wenn sie nur kurz in Polen bleiben. 

Wer ohne Visum nach Polen einreisen darf, braucht nicht mehr als einen Reisepass oder im Fall von EU-Bürger:innen einen Personalausweis. Achten Sie jedoch darauf, dass Personen ohne Visum während eines Zeitraums von 180 Tagen nicht länger als 90 Tage arbeiten dürfen. Wenn sie länger im Land arbeiten wollen, müssen sie eine Aufenthaltserlaubnis beantragen. EU-Bürger:innen müssen nichts weiter tun, als ihren Wohnsitz umzumelden.

Gilt das Schengen-Visum? 

Polen gehört zum Schengen-Raum, sodass die Staatsbürger:innen einiger Länder ein Schengen-Visum benötigen. 

Die gute Nachricht ist, dass auch Einzelpersonen ein Business-Schengen-Visum beantragen können, mit dem sie ihre aktuellen Geschäftstätigkeiten im Schengen-Raum ausführen dürfen Wenn deine Mitarbeiter:innen sich also ein einige Wochen in Polen aufhalten sollen, um die Interessen deines Unternehmens zu vertreten, könnt ihr einfach ein Business-Schengen-Visum beantragen.

Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass dieses Visum keine Arbeitsgenehmigung ist. Es gewährt dem Inhaber oder der Inhaberin nicht den Zugang zum lokalen Arbeitsmarkt. 

Wenn deine Mitarbeiter:innen jedoch ein polnisches Arbeitsvisum vom Typ D haben (siehe unten), dürfen sie nicht nur in Polen, sondern auch in anderen Schengen-Staaten einer Arbeit nachgehen.

Gilt die Blaue Karte der Europäischen Union?

Die Blaue Karte der EU ist eine besondere befristete Aufenthaltserlaubnis für „hochqualifizierte Arbeitskräfte“. Sie wird an Ausländer:innen vergeben, deren Fähigkeiten sehr gefragt sind in dem Land, in das sie ziehen möchten. 

Die Karte gibt ihnen das Recht, der Art von Arbeit nachzugehen, die sie in ihrem Antrag angegeben haben. Sie ist zwischen drei Monaten und drei Jahren gültig.

Für eine Blue Card muss mindestens eines der folgenden Kriterien erfüllt sein:

• Der:die Antragsteller:in muss einen Hochschulabschluss haben, der relevant für die Art der Arbeit ist, die sie ausführen möchte.

• Der:die Antragsteller:in muss mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in dem Bereich nachweisen (als Äquivalent zu den Jahren der formalen Ausbildung).

Was sind die Voraussetzungen für ein Arbeitsvisum in Polen?

Die Voraussetzungen hängen von der Art des polnischen Arbeitsvisums oder der Arbeitsgenehmigung ab, die jemand beantragt. Auch der Grund für die Einreise ist wichtig: Wird die Person für einen bestimmten Arbeitgeber arbeiten oder muss sie erst noch eine Arbeit suchen?

Wenn eine ausländischer Person kommerzielle Arbeiten für sein eigenes Unternehmen erbringen möchte und nicht auf Arbeitssuche ist, ist ein Business Schengen-Visum vermutlich die beste Option. Die Blaue Karte kommt für Fachkräfte in Fragen, die von einem Unternehmen wegen ihrer besonderen oder einzigartigen Fähigkeiten nach Polen eingeladen werden. 

Wie bereits erwähnt, können einige Staatsangehörige (vor allem aus den EU-Mitgliedstaaten) zu denselben Bedingungen eingestellt werden wie polnische Mitarbeiter:innen, sofern sie ihren Wohnsitz im Land angemeldet haben.

Um das richtige Visum für Polen zu beantragen, musst du die Nationalität deiner Mitarbeiter:innen, die Dauer des Arbeitsverhältnisses und die Arbeitsumstände berücksichtigen.

Welche Arten von Visa für Langzeitaufenthalte gibt es in Polen?

Visa für einen längeren Aufenthalt in Polen sind Visa vom Typ D bzw. Nationale Visa. Dieses Visum muss von Ausländer:innen aus Nicht-EU/EWR-Ländern beantragt werden, die sich zwischen 91 und 365 Tagen im Jahr in Polen aufhalten möchten. 

Visa des Typs D werden am häufigsten für Familienzusammenführungen, Arbeit und eine Hochschulausbildung erteilt. Sie werden auch an Personen mit polnischen Wurzeln vergeben, die eine „Karta Polaka“ vorweisen können. 

Einige Visa des Typs D erlauben die mehrmalige Einreise in das Land, während andere die Zahl auf ein oder zwei Grenzübertritte beschränken. Nachfolgend sehen wir uns die wichtigsten Visumstypen an, die zum Arbeiten in Polen berechtigen. Eine vollständige Liste der Visa des Typs D, einschließlich derer, für die keine Arbeitsgenehmigung erforderlich ist, findest du auf der Website des Ministeriums für Einwanderung.

Wie beantrage ich eine Arbeitsgenehmigung für Polen?

Wenn du eine Person einstellen möchtest, die kein:e EU-Bürger:in ist, musst du für sie eine Arbeitsgenehmigung bei der zuständigen Behörde in deiner Woiwodschaft beantragen. Du musst dafür diese Dokumente einreichen: 

• Das Antragsformular

• Nachweis über die Zahlung der Antragsgebühren

• Nachweis des Arbeitgeberstatus, ausgestellt vom Nationalen Gerichtsregister

• Unterlagen zur wirtschaftlichen Tätigkeit des Arbeitgebers

• Eingescannten Reisepass des:der Mitarbeiter:in 

• Bestätigung der Krankenversicherung

• Eine Firmenurkunde

• Gewinn-/Verlustrechnungen des Arbeitgebers 

• Kopie des Arbeitsvertrags.

Beachte, dass ausländische Personen, die mit einer Arbeitsgenehmigung in Polen arbeiten, die gleichen Rechte wie polnische Bürger:innen haben Um Personen aus einem Nicht-EU-Land einzustellen, musst du Folgendes tun:

• Stelle sicher, dass sie eine gültige Aufenthaltserlaubnis haben.

• Kopiere die Aufenthaltserlaubnis und bewahre sie bis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses auf.

• Bereite einen schriftlichen Vertrag vor, der den Bedingungen der Arbeitsgenehmigung entspricht, und unterzeichne ihn.

• Übergib deinen internationalen Mitarbeiter:innen eine Kopie ihrer Arbeitsgenehmigung.

• Informiere deine ausländischen Mitarbeiter:innen rechtzeitig darüber, was sie tun müssen, um Ihre Arbeitsgenehmigung zu beantragen oder sie zu verlängern. 

• Du bist verpflichtet, die Woiwodschaft innerhalb von sieben Tagen zu informieren, wenn die Person:

  • innerhalb von drei Monaten nach Erteilung der Arbeitsgenehmigung ihre Arbeit nicht antritt

  • länger als drei Monate nicht arbeitet

  • ihre Stelle länger als drei Monate vor Ablauf der Arbeitsgenehmigung kündigt. 

Keine Sorge, wenn das nach viel Aufwand klingt. Ein Partner wie Remote kann das alles für dich erledigen und schnell handeln. Wir übernehmen für dich die Prüfung der rechtlichen Voraussetzungen. Du musst nur noch deine Mitarbeiter:innen bitten, die richtigen Unterlagen auf unsere Plattform hochzuladen. Unser Expertenteam für Mobilität von Mitarbeiter:innen prüft für dich, dass die vorgelegte Arbeitsgenehmigung gültig ist. Sollte sie ungültig oder noch nicht beantragt sein, helfen wir dir, alles so schnell wie möglich zu erledigen. 

Wie man ein Arbeitsvisum für Polen erhält

Für die Beantragung eines Arbeitsvisums für Polen benötigen Mitarbeiter:innen diese Unterlagen:

• Ein gültiger Reisepass , der nicht innerhalb der nächsten sechs Monate abläuft.

• Ein Visumsantrag, der über das e-Konsulat-System ausgefüllt wird. Er muss ausgedruckt und unterschrieben werden.

• Porträtfotos in Farbe. Die Abmessungen entsprechen denen des Schengen-Visums.

• Flugplan

• Reisekrankenversicherung über mindestens 30.000 €. Nach der Ankunft in Polen müssen deine Mitarbeiter:innen entweder über den polnischen Nationalen Gesundheitsfonds eine gesetzliche Krankenversicherung abschließen oder sich privat krankenversichern.

• Unterkunftsnachweis 

• Original und Kopie der Arbeitsgenehmigung, die der Arbeitgeber vorlegen muss

• Vom Arbeitgeber unterschriebene Bestätigung des Arbeitsverhältnisses. Sie muss die Stellenbeschreibung, das Gehalt und andere Beschäftigungsdetails enthalten.

• Bisheriger Arbeitsverlauf oder Lebenslauf. Dem Antrag sollten jegliche Dokumente beigefügt werden, die die Glaubwürdigkeit der Mitarbeiter:innen erhöhen und zeigen, dass sie für die Stelle geeignet sind.

• Ein polizeiliches Führungszeugnis ohne Einträge. 

Nach Erhalt der Arbeitsgenehmigung oder einer Erklärung sollten die Mitarbeiter:innen beim polnischen Konsulat des Landes, in dem sie wohnen, ein Arbeitsvisum beantragen.

Die Bearbeitung dauert durchschnittlich bis zu 12 Tage. Manchmal kann es aber auch bis zu sechs Wochen dauern. Deshalb sollten deine Mitarbeiter:innen mindestens 2 Monate vor ihrer geplanten Ankunft ein Arbeitsvisum beantragen.  

Wie funktioniert das Sponsoring von Arbeitsvisa in Polen?

Als polnischer Arbeitgeber kannst du nicht nur für Mitarbeiter:innen ein Arbeitsvisum sponsern, die erst einreisen möchten, sondern auch für die, die sich bereits legal im Land aufhalten.

Im ersten Fall musst du ein offizielles Schreiben oder eine ähnliche Erklärung vorlegen, dass du bereit bist, die ausländische Person einzustellen. Dieses Schreiben wird dann dem lokalen Arbeitsamt vorgelegt. Übermittle es auch an deine zukünftigen Mitarbeiter:innen, damit sie es bei ihrem polnischen Konsulat einreichen und ihr Visum beantragen können. Nach der Ankunft deiner Mitarbeiter:innen im Land bist du als Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, Kopien der Dokumente aufzubewahren, die die Rechtmäßigkeit der Beschäftigung belegen. Bei eventuellen Besuchen von Behördenmitarbeiter:innen müssen sie ihnen vorgelegt werden.

Wenn du ein ausländische Person einstellen möchtest, die sich bereits mit einem gültigen Visum in Polen aufhält, musst du prüfen, ob ihre Aufenthaltserlaubnis ihr auch Zugang zum Arbeitsmarkt gewährt. Wenn nicht, muss sie ein entsprechendes Arbeitsvisum oder eine Arbeitsgenehmigung beantragen.

All diese Vorgänge sind komplex und zeitaufwändig. Es gibt aber spezialisierte Personaldienstleister wie Remote, die dir dabei helfen. Im Rahmen unseres Relocation-Services können wir alle nötigen Vorgänge für dich erledigen. Unser Mobility Team stellt sicher, dass du alle Gesetze einhältst, wenn du Mitarbeiter:innen in Polen suchst, einstellst oder ins Land holst.

Was sind die Visabestimmungen für digitale Nomad:innen in Polen?

Derzeit gibt es in Polen kein spezielles Visum für digitale Nomad:innen. Alle Personen, die keine EU-Bürger:innen sind, müssen von einem polnischen Unternehmen angestellt sein, wenn sie im Land leben möchten. 

Da Polen nicht wie andere Länder ein spezielles Visum für digitale Nomad:innen anbietet, können sie als Alternative diese Visa beantragen: 

Welche Visa gibt es in Polen für Freiberufler:innen?

Dieses Visum ist bis zu zwei Jahre lang gültig und kann bei Bedarf verlängert werden. Um es erfolgreich zu beantragen, müssen digitale Nomad:innen polnische Marken als Kunden haben. Internationale Kunden genügen nicht. Es gibt drei Arten von Verträgen für Freiberufler:innen, die für der Remote-Arbeit in Polen infrage kommen.

• Umowa zlecenie – das ist der am häufigsten genutzte Arbeitsvertrag, der die Beziehung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter:in bzw. Unternehmen und Auftragnehmer:in regelt. Er ist steuerlich günstiger und kann bei Bedarf leichter gekündigt werden.

• B2B-Vertrag – bei dieser Art von Vereinbarung muss die Auftragnehmer:innen ein Unternehmen gründen und dem Vertragspartner Rechnungen ausstellen. Sie müssen ihre Steuern selbst zahlen und haben keinen Anspruch auf Benefits. 

• Umowa o dzieło – Freiberufler:innen werden für ein bestimmtes Arbeitsergebnis bezahlt und nicht für die Stunden, die sie dafür aufgewendet haben.

Was ist das polnische Visum vom Typ C?

Mit dem so genannten Schengen-Visum können ausländische Personen bis zu drei Monate in Polen oder einem anderen Land des Schengen-Raums leben, wenn sie innerhalb von 180 Tagen einreisen. Mit diesem Kurzzeitvisum müssen digitale Nomad:innen keine Steuern in Polen zahlen.

Was ist das polnische Visum vom Typ D?

Mit dieser langfristigen Aufenthaltserlaubnis können ausländische Personen sich länger als drei Monate in Polen aufzuhalten, ununterbrochen oder mehrmals hintereinander. Die Gesamtaufenthaltsdauer darf jedoch ein Jahr nicht überschreiten. Danach muss das Visum erneut beantragt werden.

Visa und Arbeitsgenehmigungen in Polen mit Remote

Wir wissen, dass Relocation sowohl für Mitarbeiter:innen als auch für Arbeitgeber stressig sein kann. Neben der Beschäftigung mit Visabestimmungen und der Beantragung des richtigen Visums wollen auch die lokalen Arbeitsbestimmungen eingehalten werden, wenn du Mitarbeiter:innen im Ausland einstellst und bezahlst.

Mit Remote wird die globale Einstellung einfach und unkompliziert. Remote kann dir helfen, rechtliche Risiken zu minimieren, und HR-Prozesse wie Onboarding, Payroll und Benefits für dich übernehmen. Bei Remote unterstützen wir dich auch gerne bei diesen Aufgaben:

• Visums- und Einwanderungsangelegenheiten 

• Betriebsstättenrisiko vermeiden

• Internationale Steuern verstehen

• Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze

Wirf einen Blick in unseren Relocation-Leitfaden, um einen ersten Eindruck davon zu erhalten, was Relocation für dein Unternehmen bedeutet. Du kannst auch unsere Expert:innen für Mobility kontaktieren, wenn du es eilig hast, Mitarbeiter:innen nach Polen zu holen.

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