Braucht dein Unternehmen einen EOR oder eine PEO?

In einer idealen Welt könntest du ganz einfach Remote-Mitarbeiter:innen im Ausland einstellen, ohne dir Gedanken über Rechtskonformität und die internationale Gehaltsabrechnung machen zu müssen. In der realen Welt aber gibt es ein komplexes aus internationalen Gesetzen, die es Unternehmen schwer machen, Personal im Ausland einzustellen. Sie benötigen dafür einen Partner, der das Personalwesen vor Ort übernimmt, etwa einen Employer of Record (EOR) oder eine Professional Employer Organization (PEO).

Kurz zusammengefasst sind das die wichtigsten Unterschiede zwischen EOR und PEO:

• Ein Employer of Record kann Mitarbeiter:innen im Ausland einstellen, ohne dass dein Unternehmen vor Ort eine eigene juristische Person besitzen muss. Hier erfährst du, was genau ein Employer of Record bzw. EOR macht.

• Für eine PEO ist es notwendig, dass dein Unternehmen eine juristische Person im betreffenden Land bzw. der jeweiligen Region besitzt.

• Sowohl EORs als auch PEOs übernehmen HR-Funktionen wie Gehaltsabrechnung, Benefits, Steuerabzüge und Reporting.

• Der EOR übernimmt die Rolle als offizieller Arbeitgeber der Mitarbeiter:innen im Ausland. Bei einer PEO bedarf es eines Co-Beschäftigungsverhältnisses zwischen deinem Unternehmen, den Mitarbeiter:innen und der PEO.

• Bei einer PEO ist dein Unternehmen allein verantwortlich für die Einhaltung der lokalen Rechtsvorschriften.

• Wenn dein Unternehmen bereits eine lokale Niederlassung unterhält, ist eine PEO möglicherweise die günstigere Lösung.

• Wenn es keine lokale Niederlassung gibt, ist der EOR deutlich kostengünstiger und schneller als die Gründung einer neuen Niederlassung.

Der größte Unterschied besteht darin, dass du bei einer PEO eine Niederlassung vor Ort haben und Co-Beschäftigungsverhältnisse eingehen musst. Mit einem EOR kannst du hingegen Mitarbeiter:innen direkt einstellen, ganz ohne Niederlassung und Co-Beschäftigung. Es gibt noch ein paar weitere Unterschiede, die aber eine tiefere Beschäftigung mit dem Thema erforderlich machen. In diesem Beitrag erfährst du, was einen EOR von einer PEO unterscheidet, warum das wichtig ist und wie du herausfindest, welche der beiden Lösungen am besten für deine weltweite Personalstrategie geeignet ist.

Employer of Record und PEO —

13 min

Wann du einen Employer of Record brauchst und welchen du wählen solltest

Wenn dein Unternehmen Arbeitskräfte in einem anderen Land einstellen will, braucht es wahrscheinlich einen Employer of Record. Aber wie wählst du den richtigen aus? Und was macht ein Employer of Record eigentlich? Antworten auf diese und weitere Fragen findest du in diesem Leitfaden.

Was ist der Unterschied zwischen einem EOR und einer PEO?

Obwohl die beiden Begriffe häufig synonym verwendet werden, gibt es einige wichtige Unterschiede zwischen einer Professional Employer Organization (PEO) und einem Employer of Record (EOR). Während PEOs zumeist HR-Aufgaben für Firmen übernehmen, die bereits juristische Personen im Ausland besitzen, stellen EORs im Auftrag ihrer Kunden Beschäftigte ein, ohne dass diese eigene Niederlassungen eröffnen müssten.

Wenn du in dem Land, in dem du jemanden einstellen möchtest, keine Niederlassung hast, benötigst du einen Employer of Record, keinen PEO. Wenn du mit einem globalen HR-Partner zusammenarbeitest und dieser verlangt, dass du eine Niederlassung gründest, um Personal einstellen zu können, stellt dein Partner keine EOR-, sondern lediglich PEO-Dienste bereit. Solche Dienstanbieter werden häufig als „globale PEOs“ oder Anbieter „globaler PEO-Dienstleistungen“ bezeichnet. Das ist völlig in Ordnung, wenn du ohnehin eine Niederlassung eröffnen wolltest. Falls nicht, ist ein EOR jedoch höchstwahrscheinlich bequemer und günstiger. Ganz besonders gilt das, wenn du im betreffenden Land nur wenige Mitarbeiter:innen einstellen möchtest.

Dein EOR kümmert sich um die rechtskonforme Anstellung deiner Mitarbeiter:innen im Ausland. Auf dem Papier ist er der Arbeitgeber. In Wahrheit aber übernimmt der EOR lediglich die administrativen Aufgaben und gewährleistet so die Rechtskonformität vor Ort. In der Praxis arbeiten diese Mitarbeiter:innen genauso für dein Unternehmen wie auch deine restliche Belegschaft. Mit diesem Konstrukt ermöglicht dir ein EOR, vollkommen legal Vollzeitkräfte in Ländern einzustellen, in denen dein Unternehmen keine juristische Person besitzt.

Eine PEO kann dich bei der Personalbeschaffung in anderen Ländern unterstützen, aber nur, wenn du dort eine juristische Person hast. PEOs und EORs übernehmen ansonsten fast die gleichen HR-Aufgaben: Beide kümmern sich um die Gehaltsabrechnung und Benefits. Bei einer PEO muss allerding ein Co-Beschäftigungsverhältnis mit deiner lokalen Niederlassung bestehen. Zudem haben reine PEO-Anbieter häufig nicht die gleiche rechtliche Expertise wie ein EOR.

Zusammengefasst ist es also wichtig zu wissen, dass ein EOR dieselben HR-Dienstleistungen anbietet wie eine PEO, aber darüber hinaus auch als offizieller Arbeitgeber deiner Belegschaft im Ausland agiert. Gerade bei der Expansion in neue Märkte kann das Komplettpaket eines EOR, bestehend aus zentralen Aufgaben des Personalwesens plus Gewährleistung der Rechtskonformität, ein entscheidender Vorteil sein.

Für wen solltest du dich entscheiden: PEO oder EOR?

Angenommen, du findest die Idealbesetzung einer offenen Stelle in einem anderen Land, etwa Polen oder Frankreich, hast dort aber keine anderen Mitarbeiter:innen. Vielleicht arbeitest du im betreffenden Land ja mit einigen freiberuflichen Auftragnehmern, aber möchtest ihnen ein besseres Arbeitsumfeld mit 100%iger Rechtssicherheit bieten. An wen wendest du dich?

Remote ist mit allen Facetten der internationalen Personalbeschaffung bestens vertraut. Schließlich beschäftigen wir selbst Hunderte Mitarbeiter:innen in Dutzenden Ländern auf allen Kontinenten. Du bist noch nicht ganz sicher, welche Unterstützung du für deine zukünftige internationale Belegschaft brauchst? Beginnen wir mit einigen grundlegenden Fragen.

Besitzt dein Unternehmen eine Niederlassung – also eine juristische Person – im Wohnsitzland deiner neuen Mitarbeiter:innen?

Damit dein Unternehmen Vollzeitarbeitskräfte in einem Land einstellen kann, in dem es keine juristische Person besitzt, benötigt es einen Employer of Record (EOR). Das ist deine einzige Option, wenn du keine Niederlassung gründen möchtest. Die Zusammenarbeit mit freiberuflichen Auftragnehmern kann manchmal sinnvoll sein, aber es besteht dabei immer das Risiko, dass die Behörden vor Ort das Arbeitsverhältnis als Scheinselbstständigkeit einstufen. Wenn dein Unternehmen keine juristische Person im Ausland besitzt, kann es natürlich jederzeit eine gründen. Aber die Kosten dafür gehen in die Tausende und der Vorgang kann Monate dauern.

Die Gründung einer Niederlassung in einem neuen Land ist ein langwieriges und kostspieliges Verfahren, selbst für Unternehmen, die bereits in mehreren Ländern eine lokale Präsenz haben. Wenn du also nicht gerade massiv in einen neuen Markt expandieren möchtest, ist ein EOR eine schlüssige Lösung.

Aber auch Unternehmen mit einer Niederlassung vor Ort besitzen nicht unbedingt die Ressourcen, um allen Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter:innen gerecht zu werden. Dafür gibt es PEOs. PEOs kümmern sich um viele HR-Aspekte von der Gehaltsabrechnung und Bezahlung bis hin zu Zusatzleistungen wie private Krankenversicherung und Sonderurlaub. Sie können einen großen Teil des Serviceangebots eines EOR abdecken – unter der Voraussetzung eines Co-Beschäftigungsverhältnisses mit deinem Unternehmen.

Und noch eine Warnung: Viele EORs lagern die Anstellung von Mitarbeiter:innen an Drittanbieter in den betreffenden Ländern aus, anstatt dies selbst zu übernehmen. Diese EORs haben selbst keine juristische Person, sondern bezahlen externe Anbieter im Ausland. Und diese zusätzlichen Kosten werden häufig auf ihre Kunden umgelegt. Dass ein solches Arrangement keinen angemessenen Rahmen für die Beschäftigung deiner Mitarbeiter:innen darstellt, ist klar. Aber auch für dich kann sehr schnell richtig teuer werden. Da diese partnerabhängigen EORs ihre Kosten nur schwer kontrollieren können, berechnen sie ihren Kunden unvorhersehbare Gebühren, die aber immerhin zu ihrem unvorhersehbaren Service passen.

Bei Remote gehören alle juristischen Personen ausschließlich uns selbst. So können wir das Serviceniveau für deine Mitarbeiter:innen garantieren und du profitierst von sehr attraktiven Pauschalpreisen. Mehr über EORs mit eigenen juristischen Personen und EORs, die auf Drittanbieter angewiesen sind, findest du in unserem Blog.

Fazit: Wenn du im Land deiner neuen Mitarbeiter:innen keine neue Niederlassung eröffnen möchtest, brauchst du einen EOR. Wenn du jedoch schon eine Niederlassung hast und Hilfe beim Personalmanagement benötigst, solltest du dir eine PEO suchen.

Wie viele Personen möchtest du einstellen?

Die meisten PEOs, aber auch viele EORs verlangen eine Mindestanzahl an Mitarbeiter:innen, bevor sie überhaupt erst tätig werden. Die Gründung lokaler juristischer Personen kann rasch teuer werden, weshalb viele Anbieter erst ab einer bestimmten Anzahl von einzustellenden Mitarbeiter:innen dazu bereit sind. Diese Kostenhürde ist etwa für junge Startups oder andere kleinere Unternehmen nicht zu bewältigen, sodass sie sich auf die Talente im eigenen lokalen Markt beschränken müssen.

Bei Remote verzichten wir auf Mindestanforderungen, bevor wir für dich aktiv werden. Wir helfen dir auch gern, wenn du nur eine Person in nur einem Land einstellen möchtest. Näheres dazu findest du auch in Remotes Fair-Preis-Garantie.

Firmen, die eine Niederlassung in einem neuen Land eröffnen möchten, haben in der Regel auch vor, eine gewisse Anzahl von Mitarbeiter:innen einstellen. In diesem Fall ist eine lokale PEO eine gute Wahl, denn sie kann im Rahmen der Co-Beschäftigung viele HR-Funktionen übernehmen.

Benötigst du Vollzeitangestellte oder freiberufliche Auftragnehmer?

Für die Beauftragung von im Ausland tätigen Selbstständigen brauchst du theoretisch weder einen EOR noch eine PEO. Du brauchst nur ein rechtlich einwandfreies Auftragnehmermanagement und eine funktionierende Bezahlungslösung. Remote bietet auch einfache Lösungen zur Bezahlung und Verwaltung von Auftragnehmern auf der ganzen Welt. Als der Anbieter mit der meisten Erfahrung im internationalen Auftragnehmermanagement der Branche helfen wir weltweit Unternehmen aller Größen bei der Bezahlung ihrer Auftragnehmer.

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Gehe die Checkliste durch, um auch bei grenzüberschreitenden Arbeitsverhältnissen alle Vorschriften einzuhalten.

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Welche Dienstleistungen bietet Remote?

Remote ist ein Employer of Record. Das bedeutet, dass wir für unsere Kunden Mitarbeiter:innen in Ländern einstellen, in denen sie keine eigenen Niederlassungen besitzen. Daneben bietet unsere Plattform auch eine integrierte Lösung für die Verwaltung und Bezahlung selbstständiger Auftragnehmer:innen im Ausland. Wir bieten unsere EOR-Dienstleistungen ausschließlich in Ländern an, in denen wir eine eigene Niederlassung haben. Das garantiert unseren Kunden höchstes Serviceniveau zu attraktiven Preisen. Da man für die Bezahlung von Auftragnehmer:innen keine Niederlassung in ihrem Land gründen muss, helfen wir dir auch, deine Auftragnehmer:innen überall auf der Welt zu bezahlen.

In welchen Ländern wir gegenwärtig unsere Dienstleistungen als Employer of Record anbieten, erfährst du in unserem Country Explorer. Hier siehst du die Länder, in denen wir präsent sind, und erfährst Wissenswertes über Arbeitsrecht und Steuergesetze auf der ganzen Welt.

Remote bietet derzeit keine PEO-Dienstleistungen an, d. h. Gehaltsabrechnungen und Benefits-Leistungen für Unternehmen mit eigenen Niederlassungen in einem Land.) Aber das wird sich ändern. Wir arbeiten intensiv an einer globalen Best-in-Class-Lösung für Unternehmen, die bereits Niederlassungen in anderen Ländern betreiben.

Bis dahin möchten wir dich gern unterstützen, indem wir dir bei der Einstellung von Personal im Ausland helfen. Überzeugt? Dann registriere dich jetzt, um schon in wenigen Minuten mit dem Onboarding von Mitarbeiter:innen und Auftragnehmer:innen im Ausland zu beginnen. Du hast noch Fragen? Kontaktiere uns und wir werden uns in Kürze bei dir melden.