¿Qué es la externalización de procesos empresariales (BPO)?

¿Qué es la subcontratación/externalización de procesos de negocio?

Esencialmente, la subcontratación/externalización de procesos de negocio (BPO) es la práctica de subcontratar tareas clave de negocio a un tercero. Las empresas pueden externalizar una serie de funciones importantes, desde la atención al cliente/a hasta la gestión de TI. Al hacerlo, las empresas alivian su propia carga administrativa, racionalizan, simplifican sus operaciones e incluso ahorran dinero. Los servicios de subcontratación/externalización de procesos de negocio son utilizados por empresas de todas las industrias. La práctica puede prestación a empresas en cualquier etapa de crecimiento. Al externalizar procesos de negocio vitales a una empresa externa, las grandes marcas globales y las pequeñas empresas por igual pueden reducir costos y lograr prácticas de negocio más eficientes. 

Las empresas que proporcionan servicios de BPO están equipadas para manejar una gama de funciones cotidianas que son integrales para operar un negocio moderno. Estas pueden ser funciones de "back office", o aquellas que comprenden principalmente tareas de soporte y administrativas, o funciones de "front office", que se refieren a operaciones comerciales que, en términos generales, están orientadas al cliente/a o al público. Es comprensible que la división entre las funciones de back-office y front-office probablemente varíe de una empresa a otra. 

• Servicios comunes de back-office BPO:  Los servicios de subcontratación/externalización de procesos de negocio que entran dentro de la designación administrativa incluyen tareas administrativas como Nóminas, contabilidad, recursos humanos, tecnología de la información y adquisiciones. 
• Servicios comunes de BPO de recepción:  Los procesos que caen bajo la designación front-office incluyen servicio al cliente/a y soporte, recepción, ventas y marketing. En las empresas que operan en el sector financiero, las responsabilidades administrativas también pueden incluir tareas de asesoramiento, como la gestión de patrimonio y los servicios de inversión.

Algunas empresas que utilizan BPO de terceros optan por externalizar la totalidad de sus programas administrativos, mientras que otras optan por externalizar solo un proceso. Por ejemplo, una empresa podría externalizar sus responsabilidades de Nóminas a una empresa que proporciona servicios de BPO mientras mantiene otros procesos —por ejemplo, RRHH o TI— interno/a/s,en plantilla. Del mismo modo, una empresa podría externalizar múltiples funciones mientras conserva otras.

¿Cuáles son los beneficios de BPO?

Hay varios beneficios de externalizar los procesos de negocio a un tercero, ya sea que dirija una empresa grande o pequeña. Para las pequeñas empresas, es una oportunidad para descargar tareas importantes a expertos, eliminando el trabajo de aprender nuevas habilidades o contratar empleados para realizar un trabajo administrativo arcano. Para las empresas más grandes, puede ser un atajo para coordinar operaciones en una empresa ya en expansión con múltiples partes móviles. 

Cada vez que una empresa subcontrata aspectos de su carga de trabajo a un tercero, especialmente cuando esa carga de trabajo implica funciones obligatorias que se eliminan de las funciones que mantienen la rentabilidad del negocio o son totalmente irrelevantes para ellas, está obligada a cosechar los beneficios de reducir la carga de trabajo de cualquiera de los departamentos que normalmente serían responsables de las tareas subcontratadas. 

Como tal, esos empleados tienen más tiempo para centrarse en las tareas que apoyan directamente las competencias básicas de la empresa. Esto es especialmente cierto en departamentos como Nóminas o Recursos Humanos, que a menudo cuentan con tareas administrativas monótonas y que consumen mucho tiempo que no atienden de inmediato los resultados de su empresa.

Ya sea que dirija una empresa Fortune 500 o un negocio local de calefacción y refrigeración de mamá y papá, los beneficios de la subcontratación/externalización de procesos de negocio incluyen: 

• Mejora la flexibilidad y eficiencia: Los procesos de externalización pueden hacer que su negocio sea más flexible a la hora de gestionar operaciones importantes del día a día. Principalmente, la externalización significa que los procesos ya no necesitan ser manejados interno/a/s, en plantilla. Esto le permite revisar la forma en que se distribuyen las tareas entre personal, lo que puede liberar tiempo que se puede redistribuir a otros departamentos a lo largo de su empresa. Además, las empresas que prestan servicios de externalización empresarial cuentan con expertos que conocen a fondo las mejores prácticas para gestionar los procesos empresariales y acceder a herramientas y tecnologías más nuevas para hacerlo. Esto puede infundir a sus operaciones métodos innovadores para manejar los procesos que ha externalizado, haciendo que su negocio sea más eficiente.
• Reduce costes: Al externalizar procesos de negocio comunes a un tercero, elimina la necesidad de realizar esas tareas interno/a/s,en plantilla. Es comprensible que esto elimine la necesidad de contratar personal para desempeñar esas funciones. Las empresas pueden ahorrar dinero en salarios y beneficios de los empleados, así como en la contratación, gestión de integración de empleados y capacitación de nuevos empleados, ya que las empresas de BPO contratan a su propio personal y manejan los costos asociados.
• Reduce la carga de trabajo interna/s, en plantilla:  Ya sea que utilice los servicios de BPO para todas o solo algunas de sus necesidades comerciales, la reducción del trabajo administrativo y de recepción que debe manejarse interna/s,en plantilla es una gran prestación para el alivio que puede brindar a los departamentos asediados. Por ejemplo, asociarse con una empresa de BPO para gestionar sus prácticas internacionales de contratación puede aligerar la carga de trabajo de su departamento de Recursos Humanos, permitiéndole centrarse en sus procesos de contratación nacionales. Además, las empresas de BPO estarán al día y familiarizadas con las leyes y regulaciones relevantes con respecto a la contratación internacional (por usar el mismo ejemplo), aliviando el tiempo y los recursos que su departamento interno/a/s, en plantilla normalmente necesitaría dedicar a esos asuntos.

Pero, ¿cuál es la mayor prestación de BPO? En resumen, la subcontratación/externalización de procesos de negocio ayuda a las empresas a ser más eficientes para que puedan alcanzar sus objetivos de negocio más importantes. Por esa razón, si estás considerando contratar a una empresa para la subcontratación/externalización de procesos de negocio, es importante elegir una que ofrezca servicios que se ajusten a las necesidades de tu negocio. Si la contabilidad es el único proceso que necesita externalizar, busque una empresa de BPO que se especialice en contabilidad. Si planea externalizar varios procesos, una empresa más grande con ofertas más expansivas es el camino a seguir.