Checkliste für die Aufnahme neuer Mitarbeiter:innen

Wozu dient eine Checkliste für die Einstellung neuer Mitarbeiter:innen?

Eine Checkliste dieser Art bietet eine kompakte Übersicht, mit der Führungskräfte neue Teammitglieder strukturiert im Unternehmen aufnehmen können. Sie enthält die einzelnen Schritte, die für eine erfolgreiche Integration erforderlich sind.

Gut ausgearbeitete Checklisten sorgen dafür, dass Einstellungs- und Onboarding-Abläufe systematisch und zeiteffizient ausgeführt werden. Arbeitgeber und neue Mitarbeitende profitieren gleichermaßen beim Einstieg in die Organisation.

Im Weiteren sehen Sie eine detaillierte Checkliste mit den zentralen Schritten für die Einstellung neuer Mitarbeiter:innen.

Ihre Checkliste für die Aufnahme neuer Mitarbeiter:innen

Vorbereitungsphase vor der Rekrutierung

• Bedarf an Neueinstellungen feststellenPrüfen und bestätigen Sie, ob Ihr Team eine zusätzliche Person benötigt.

• Stellenbeschreibung verfassenErarbeiten Sie eine klare Stellenbeschreibung, die Aufgaben, erforderliche Qualifikationen, Kompetenzen und Erfahrungsstufen definiert. Remote bietet Vorlagen für Stellenbeschreibungen , die Sie gemäss Ihren Anforderungen anpassen können.

• Einstellungsfreigabe einholenLassen Sie sich vor der Veröffentlichung die nötigen Genehmigungen von Geschäftsleitung oder zuständiger Abteilung bestätigen.

• Team für den Einstellungsprozess zusammenstellenSichern Sie sich die Unterstützung Ihres Rekrutierungsteams für die Suche nach der nächsten Person. Verfügt Ihr Unternehmen nicht über eine eigene Personalabteilung, definieren Sie intern Verantwortlichkeiten wie Interviewführung, Personalverwaltung und HR-Koordination.

• Rekrutierungskanäle auswählenWählen Sie geeignete Kanäle für die Stellenausschreibung, beispielsweise Online-Jobbörsen, berufliche Netzwerke und Social Media.Remote Talent unterstützt Sie dabei, weltweit Top-Talente zu gewinnen und Ihr Arbeitgeberprofil zu stärken, wenn Sie eine Remote-Position besetzen möchten.

Rekrutierungsphase

• Stellenangebote veröffentlichenPublizieren Sie die Stellenausschreibung auf den ausgewählten Plattformen.

• Bewerbungen sammeln und sichtenSichten Sie die eingegangenen Bewerbungen und ordnen Sie diese nach den Mindestanforderungen. Ein System zum Nachverfolgen von Bewerber:innen kann die Vorauswahl vereinfachen.

• Eignungstests durchführen

• Führen Sie bei Bedarf Kompetenztests oder psychologische Beurteilungen durch.

• Vorstellungsgesprächstermine planenKoordinieren Sie ausführliche Interviews mit den Kandidat:innen auf Ihrer engeren Auswahlliste.

• Hintergrund- und ReferenzprüfungenPrüfen Sie die Angaben der Bewerber:innen durch Hintergrundüberprüfungen und kontaktieren Sie die aufgeführten Referenzpersonen.

Einstellungsphase

• Geeignete Kandidat:in auswählenTreffen Sie anhand aller gesammelten Informationen sowie des Feedbacks aus dem Team eine fundierte Auswahl der am besten geeigneten Kandidat:in.

• Ein Stellenangebot unterbreitenGeben Sie zuerst ein mündliches Angebot ab und senden Sie anschliessend ein formelles schriftliches Stellenangebot.

• Bedingungen verhandelnKlären und vereinbaren Sie die Anstellungsmodalitäten – Lohn, Zusatzleistungen, Benefits und Eintrittsdatum – und halten Sie diese verbindlich fest.

• Annahme des Angebots erhaltenFordern Sie die schriftliche Annahme des Stellenangebots von der Bewerber:in an.

• Absagen an nicht berücksichtigte Bewerber:innenInformieren Sie die Bewerber:innen, die nicht berücksichtigt wurden, in höflicher Form über die Absage.

Onboarding-Phase

• Vorbereitung des ArbeitsantrittsRichten Sie den Arbeitsplatz, die nötige Ausstattung und die Zugangsberechtigungen für das neue Teammitglied ein. Bei Remote-Mitarbeiter:innen stellen Sie sicher, dass der Heimarbeitsplatz geeignet ist und die benötigte Software ordnungsgemäss läuft.

• Onboarding-Unterlagen vorbereitenStellen Sie die Anstellungsunterlagen zusammen, inklusive Steuerformularen, Verträgen sowie Unterlagen zu Zusatzleistungen, Benefits und Sonderleistungen.

Vergewissern Sie sich, dass die Personaldaten und die Angaben zur Anstellung des neuen Teammitglieds in Ihrem System hinterlegt sind. Ein globales HR-Management-System wie Remote ermöglicht es Ihnen, diese Daten sicher zu sammeln, noch bevor das neue Teammitglied seine Tätigkeit aufnimmt.

• Ablauf für den ersten Arbeitstag planenGestalten Sie den ersten Arbeitstag mit einer Orientierungssitzung, einer Vorstellungsrunde im Team und, falls es eine Präsenzstelle ist, einem Rundgang durch die Räumlichkeiten.

• Schulungsplan erstellenErarbeiten Sie einen Schulungsplan, der auf die Aufgaben und Verantwortungen des neuen Teammitglieds zugeschnitten ist.

• Mentor:in oder Buddy zuweisenWeisen Sie dem neuen Teammitglied eine Mentor:in oder einen Buddy zu, der bei der Einarbeitung Orientierung und Unterstützung bietet.

Einarbeitung und Nachbetreuung

• Regelmässige kurze BesprechungenVereinbaren Sie regelmässige, kurze Treffen mit dem neuen Teammitglied, um Feedback zu geben und offene Fragen zu klären.

• Mitarbeiter:innengesprächVereinbaren Sie einen Termin für das erste Performance Review, um Erwartungen und Leistungen zu besprechen.

• Feedback zum Onboarding-Prozess einholenBitten Sie das neue Teammitglied um Rückmeldung zu den Onboarding-Erfahrungen, damit Sie den Prozess für künftige Einstellungen verbessern können.

Effiziente und rechtskonforme Einstellungen dank dem HR-Management von Remote

Mit einer Plattform für globales HR-Management wie Remote müssen Sie Checklisten nicht mehr manuell führen. Ob Sie ein kleines Team oder ein internationales Unternehmen vertreten – mit Remote HR Management sind sämtliche Daten Ihrer Mitarbeiter:innen von der Einstellung bis zum Offboarding zentral abrufbar.

Rekrutieren Sie mit Remote Talent die besten Fachkräfte weltweit und verwalten Sie Ihr internationales Team über eine einzige Plattform. Mit Remote HR Management können Ihre Mitarbeiter:innen ihre Daten vor dem Onboarding selbst hochladen, sodass Sie sicher sein können, dass alle notwendigen Schritte erledigt sind.

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