Müheloses, schnelles Onboarding

Eine Onboarding-Software hilft dir bei der rechtskonformen Aufnahme neuer Teammitglieder in dein Unternehmen im In- und Ausland. Im Inland ist der Ablauf den meisten Unternehmen hinlänglich bekannt: Die erfolgreichen Bewerber:innen unterschreiben ihren Arbeitsvertrag und laden die benötigten Informationen in das unternehmenseigene Onboarding-System hoch. In den meisten Fällen wird Onboarding-Software auch über den Arbeitsantritt hinaus verwendet, da sie meist eine Teilfunktion eines übergeordneten Personalverwaltungssystems ist.

Etwas komplizierter wird es beim Onboarding von Remote-Beschäftigten in Ländern, in denen der Arbeitgeber keine rechtliche Präsenz hat. Unbekannte Arbeitsgesetze und lokale Usancen machen das rechtskonforme Onboarding neuer Mitarbeiter:innen oft schwierig und langwierig. Um das zu vermeiden, greifen die meisten Unternehmen auf die Dienste eines Employer of Record (EOR) zurück. Der EOR übernimmt im Ausland die Rolle des offiziellen Arbeitgebers und kümmert sich darüber hinaus um sämtliche Aspekte des Personalwesens, von der Gehaltsabrechnung und Benefits über die Abfuhr von Steuern bis hin zur Verwaltung von Aktienprogrammen.

Neue Mitglieder in deinem Team wissen nicht automatisch, was sie erwartet und was von ihnen erwartet wird. Selbst in kleineren Unternehmen bietet das Onboarding Mitarbeiter:innen die erste echte Gelegenheit, Antworten auf administrative Fragen zu erhalten, Erwartungen zu klären und einen Einblick in die Unternehmenskultur zu gewinnen. Die Aufnahme neuer Mitarbeiter:innen ist in den meisten Ländern mit einem gewissen bürokratischen Aufwand verbunden. Und das gilt umso mehr, in je mehr Ländern du Personen einstellst.

Kaum etwas ist für neue Teammitglieder frustrierender als Probleme mit der Bezahlung und ihren Benefits. Du solltest dafür sorgen, dass sie einen guten ersten Eindruck von deinem Unternehmen haben und sich sofort wohlfühlen.

Wenn bereits das erste Gehalt nicht pünktlich eintrifft oder die private Krankenversicherung wegen eines Verwaltungsfehlers nicht greift, sind Vertrauen und Motivation schnell dahin. Effizientes Onboarding schafft vom ersten Moment an beste Voraussetzungen, damit deine Mitarbeiter:innen ihr Potenzial voll ausschöpfen können.

Das Onboarden von Remote-Mitarbeiter:innen kann kinderleicht sein – oder richtig kompliziert, je nachdem, um welches Land es geht und wie gut du vorbereitet bist. Wenn deine Remote-Mitarbeiter:innen in derselben Region wie dein restliches Team leben, ist das Onboarding relativ unkompliziert. Du musst ihnen zwar die nötigen Arbeitsgeräte zur Verfügung stellen und dich darum kümmern, dass sie in die Unternehmensabläufe eingebunden und freundlich begrüßt werden. Rechtlich gesehen – etwa was den Arbeitsvertrag betrifft – besteht aber kein allzu großer Unterschied zu deiner Bürobelegschaft.

Wenn dein neues Teammitglied allerdings im Ausland lebt, sieht die Sache schon etwas anders aus. Die unterschiedlichen Zeitzonen sind dabei noch das geringste Problem. Wichtig sind in erster Linie die Amtswege, Unterlagen und Meldungen an Behörden, um die du dich kümmern musst. In manchen Ländern müssen Angestellte beispielsweise einen Gesundheitscheck absolvieren, selbst bei einer Remote-Anstellung.

Meist gibt es strenge Abgabefristen für behördliche Unterlagen und auch die Anmeldung bei der Sozialversicherung muss innerhalb einer bestimmten Frist nach Beginn des Arbeitsverhältnisses erfolgen. Wenn du Personen in einem Land beschäftigen möchtest, in dem dein Unternehmen keine Niederlassung hat, kann ein Employer of Record wie Remote alle nötigen Verwaltungsaufgaben für dich unternehmen.

Beginne mit den Grundlagen, wenn du Remote-Mitarbeiter:innen onboarden möchtest. Hast du alle nötigen Unterlagen, Genehmigungen und Informationen, um die Person rechtmäßig einzustellen?

Bei selbstständigen Auftragnehmer:innen ist das meist recht einfach. Mit Plattformen zur Verwaltung internationaler Auftragnehmer:innen wie Remote kannst du deine Auftragnehmer:innen mühelos in ihrer lokalen Währung bezahlen.

Für Remote-Festangestellte ist der Onboarding-Prozess generell etwas aufwändiger. Das Wichtigste: Mach dich umfassend vertraut mit den Gesetzen und Vorschriften in dem Land, in dem dein neues Teammitglied lebt und arbeitet. Wenn dein Unternehmen eine Niederlassung im Land hat, kann es die Personalverwaltung selbst übernehmen und ist auch selbst rechtlich verantwortlich. Da dies nicht nur riskant und zeitintensiv, sondern ohne eine eigene Niederlassung auch gar nicht möglich ist, nutzen die meisten Unternehmen die Dienste eines Employer of Record.

Mit Remote ist die weltweite Beschäftigung ohne hohe Kosten, Risiken und Komplexitäten möglich, damit du dich um dein Kerngeschäft kümmern kannst.

Das Onboarding selbstständiger Auftragnehmer:innen ist zwar einfacher als von regulären Angestellten, hat aber dennoch einige Tücken. Du musst die Arbeitsbeziehung genau definieren, um Scheinselbstständigkeit zu verhindern – sonst drohen dir nicht nur empfindliche Strafen, sondern möglicherweise sogar der Verlust von geistigem Eigentum.

Der erste Schritt beim Onboarding von Auftragnehmer:innen ist eine Vereinbarung, die ihr beide unterschreibt. Sie muss bestimmte Eckpunkte enthalten, zum Beispiel Stundensätze, Arbeitsumfang und Eigentumsverhältnisse der erstellten Arbeiten. Wenn du mit Auftragnehmer:innen im Ausland zusammenarbeitest, solltest du auf jeden Fall ein Tool zur Verwaltung internationaler Auftragnehmer:innen verwenden, das mehr kann, als nur Geld ins Ausland zu überweisen. So kannst du dir sicher sein, dass du die jeweiligen Gesetze einhältst.

Vielleicht möchtest du deine Auftragnehmer:innen irgendwann in Angestellte umwandeln. Dazu hast du einige Optionen. Du musst den Auftragnehmer:innen ihre neuen Rollen zuweisen und je nach Land neue Verträge mit ihnen abschließen.