Onboarding ohne Aufwand und rasch

Erfassen Sie die Angaben des neuen Teammitglieds; wir senden anschliessend automatisch eine Einladung per E‑Mail.

Sobald sich Ihr neues Teammitglied einloggt, wird es gebeten, ergänzende Verwaltungsangaben zu machen und die erforderlichen Unterlagen hochzuladen.

Remote kontrolliert die Dokumente des neuen Teammitglieds, damit am jeweiligen Standort alle benötigten Visa und Bewilligungen vorliegen.

Wir erstellen den Arbeitsvertrag rechtskonform und senden ihn dem neuen Teammitglied zur Unterschrift zu.

Das neu eingestellte Teammitglied wird im Payroll‑ und Benefits‑System angelegt und in Remote als aktiv geführt.

Mit einer Onboarding-Software können Sie neue Teammitglieder rechtskonform in Ihr Unternehmen im In‑ und Ausland aufnehmen. Im Inland kennen die meisten Firmen den Ablauf: Erfolgreiche Bewerber:innen unterzeichnen den Arbeitsvertrag und laden die erforderlichen Informationen in das firmeneigene Onboarding‑System hoch. In vielen Fällen bleibt die Onboarding‑Software nach dem Arbeitsbeginn in Gebrauch, da sie oft Teil eines übergeordneten Personalverwaltungssystems ist.

Komplexer wird das Onboarding von Remote‑Beschäftigten in Staaten, in denen der Arbeitgeber keine rechtliche Präsenz hat. Unbekannte Arbeitsgesetze und lokale Gepflogenheiten machen ein rechtskonformes Onboarding oft anspruchsvoll und zeitaufwändig. Deshalb beauftragen viele Firmen einen Employer of Record (EOR). Ein EOR tritt vor Ort als offizieller Arbeitgeber auf und übernimmt sämtliche HR‑Aspekte, von der Gehaltsabrechnung und Benefits über die Abführung von Steuern bis hin zur Verwaltung von Aktienprogrammen.

Neuaufgenommene Teammitglieder wissen nicht automatisch, was sie erwartet und welche Erwartungen an sie bestehen. Selbst in kleinen Firmen bietet das Onboarding die erste Gelegenheit, administrative Fragen zu beantworten, Erwartungen zu klären und Einblick in die Unternehmenskultur zu geben. In den meisten Ländern ist die Aufnahme neuer Mitarbeiter:innen mit einem gewissen bürokratischen Aufwand verbunden — und je mehr Staaten involviert sind, desto grösser der Aufwand.

Nichts ist für neue Teammitglieder frustrierender als Probleme bei der Bezahlung oder bei ihren Benefits. Sorgen Sie dafür, dass neue Mitarbeitende einen positiven ersten Eindruck von Ihrem Unternehmen erhalten und sich sofort wohlfühlen.

Wenn das erste Gehalt nicht pünktlich eingeht oder die private Krankenversicherung wegen eines Administrativfehlers nicht greift, sind Vertrauen und Motivation rasch untergraben. Ein effizientes Onboarding schafft von Anfang an die besten Voraussetzungen, damit Ihre Mitarbeiter:innen ihr Potenzial voll entfalten können.

Das Onboarden von Remote‑Mitarbeiter:innen kann sehr einfach oder äusserst komplex sein, je nachdem, um welches Land es sich handelt und wie gut Sie vorbereitet sind. Leben die Remote‑Mitarbeiter:innen in derselben Region wie Ihr übriges Team, ist der Ablauf vergleichsweise unkompliziert. Sie müssen ihnen Arbeitsmittel bereitstellen und sicherstellen, dass sie in die Unternehmensabläufe integriert und freundlich empfangen werden. Rechtlich — etwa beim Arbeitsvertrag — bestehen dann meist keine grossen Unterschiede zur Bürobelegschaft.

Lebt Ihr neues Teammitglied hingegen im Ausland, ändern sich die Anforderungen. Die unterschiedlichen Zeitzonen sind dabei oft das kleinste Problem. Entscheidend sind in erster Linie die Amtswege, Unterlagen und Meldungen an Behörden, um die Sie sich kümmern müssen. In einigen Ländern ist zum Beispiel ein Gesundheitscheck vorgeschrieben, selbst bei einer Remote‑Anstellung.

Häufig bestehen enge Fristen für behördliche Unterlagen, und die Anmeldung bei der Sozialversicherung muss innerhalb einer bestimmten Frist nach Beginn des Arbeitsverhältnisses erfolgen. Wenn Sie Personen in einem Land beschäftigen möchten, in dem Ihr Unternehmen keine Niederlassung hat, kann ein Employer of Record wie Remote alle notwendigen Verwaltungsaufgaben für Sie übernehmen.

Starten Sie mit den Grundlagen, wenn Sie Remote‑Mitarbeiter:innen onboarden möchten. Haben Sie alle erforderlichen Unterlagen, Genehmigungen und Informationen, um die Person rechtssicher einzustellen?

Bei selbstständigen Auftragnehmer:innen ist das meist einfacher. Mit Plattformen zur Verwaltung internationaler Auftragnehmer:innen wie Remote können Sie Ihre Auftragnehmer:innen mühelos in ihrer lokalen Währung bezahlen.

Für Remote‑Festangestellte ist der Onboarding‑Prozess in der Regel aufwändiger. Wichtig ist, dass Sie sich gründlich mit den Gesetzen und Vorschriften des Landes vertraut machen, in dem das neue Teammitglied lebt und arbeitet. Verfügt Ihr Unternehmen über eine Niederlassung im Land, kann es die Personalverwaltung selbst übernehmen und ist rechtlich verantwortlich. Da dies ohne eigene Niederlassung oft nicht möglich und zusätzlich risikobehaftet sowie zeitintensiv ist, nutzen die meisten Unternehmen die Dienste eines Employer of Record.

Mit Remote wird weltweite Beschäftigung ohne hohe Kosten, Risiken und grosse Komplexität möglich, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Das Onboarding selbstständiger Auftragnehmer:innen ist zwar einfacher als bei regulären Angestellten, bringt aber dennoch Tücken mit sich. Sie müssen die Arbeitsbeziehung klar definieren, um Scheinselbstständigkeit zu verhindern — andernfalls drohen empfindliche Strafen und im schlimmsten Fall sogar der Verlust von geistigem Eigentum.

Der erste Schritt beim Onboarding von Auftragnehmer:innen ist eine Vereinbarung, die beide Parteien unterschreiben. Sie muss zentrale Eckpunkte wie Stundensätze, Arbeitsumfang und Eigentumsverhältnisse der erstellten Arbeiten enthalten. Wenn Sie mit Auftragnehmer:innen im Ausland zusammenarbeiten, sollten Sie unbedingt ein Tool zur Verwaltung internationaler Auftragnehmer:innen verwenden, das mehr kann als nur Geld ins Ausland zu überweisen. So stellen Sie sicher, dass Sie die jeweiligen Gesetze einhalten.

Eventuell planen Sie, Ihre Auftragnehmer:innen irgendwann in Angestellte umwandeln. Dafür gibt es verschiedene Optionen. Sie müssen den Auftragnehmer:innen neue Rollen zuweisen und je nach Land neue Verträge mit ihnen abschliessen.