Onboarding ohne Aufwand und rasch

Sie erfassen unkompliziert die Daten Ihres neuen Teammitglieds; anschliessend senden wir eine automatisierte Einladung per E‑Mail.

Sobald sich Ihr neues Teammitglied einloggt, wird es aufgefordert, zusätzliche Verwaltungsdaten anzugeben und die erforderlichen Unterlagen hochzuladen.

Remote prüft die Unterlagen des neuen Teammitglieds, um sicherzustellen, dass am jeweiligen Standort alle erforderlichen Visa und Bewilligungen vorliegen.

Der Arbeitsvertrag wird fertig erstellt und dem neuen Teammitglied zur Unterschrift übermittelt.

Das neu eingestellte Teammitglied wird im Payroll- und Benefits-System angelegt und in Remote aktiviert.

Eine Onboarding‑Software unterstützt Sie bei der gesetzeskonformen Integration neuer Teammitglieder in Ihr Unternehmen, sowohl im Inland als auch im Ausland. Im Inland ist der Ablauf den meisten Firmen weitgehend bekannt: Die erfolgreichen Bewerber:innen unterschreiben den Arbeitsvertrag und laden die erforderlichen Informationen ins unternehmenseigene Onboarding‑System hoch. Häufig bleibt die Onboarding‑Software auch nach dem Arbeitsantritt in Gebrauch, da sie meist eine Komponente eines übergeordneten Personalverwaltungssystems bildet.

Beim Onboarding von Remote‑Beschäftigten in Ländern, in denen der Arbeitgeber keine rechtliche Präsenz hat, wird es deutlich komplexer. Unbekannte Arbeitsgesetze und lokale Gepflogenheiten erschweren ein gesetzeskonformes Onboarding neuer Mitarbeiter:innen oftmals erheblich. Um dies zu vermeiden, nutzen die meisten Unternehmen die Dienste eines Employer of Record (EOR). Der EOR übernimmt im Ausland die Rolle des formellen Arbeitgebers und kümmert sich zusätzlich um alle HR‑Aspekte, von der Gehaltsabrechnung und Benefits über die Abfuhr von Steuern bis hin zur Administration von Aktienprogrammen.

Neue Teammitglieder wissen nicht von selbst, was auf sie zukommt oder was von ihnen erwartet wird. Selbst in kleineren Firmen bietet das Onboarding Mitarbeiter:innen die erste echte Gelegenheit, administrative Fragen zu klären, Erwartungen zu besprechen und Einblicke in die Unternehmenskultur zu erhalten. Die Aufnahme neuer Mitarbeiter:innen ist in den meisten Ländern mit bürokratischem Aufwand verbunden – und umso umfangreicher, je mehr Länder Sie besetzen.

Kaum etwas ist frustrierender für neue Teammitglieder als Probleme mit der Bezahlung und ihren Benefits. Sie sollten dafür sorgen, dass sie einen guten ersten Eindruck von Ihrem Unternehmen erhalten und sich von Beginn an wohlfühlen.

Wenn das erste Gehalt nicht pünktlich eingeht oder eine private Krankenversicherung aufgrund eines Verwaltungsfehlers nicht greift, sind Vertrauen und Motivation rasch beeinträchtigt. Ein effizientes Onboarding legt von Anfang an die besten Voraussetzungen dafür, dass Ihre Mitarbeiter:innen ihr Potenzial voll entfalten können.

Das Onboarden von Remote‑Mitarbeiter:innen kann sehr einfach oder äusserst komplex sein – abhängig vom Land und Ihrer Vorbereitung. Leben die Remote‑Mitarbeiter:innen in derselben Region wie das übrige Team, verläuft das Onboarding meist unkompliziert. Sie müssen zwar die nötigen Arbeitsmittel bereitstellen und dafür sorgen, dass sie in die Abläufe integriert und freundlich empfangen werden. Rechtlich – etwa bezüglich Arbeitsvertrag – unterscheidet sich dies jedoch kaum von Ihrer Bürobelegschaft.

Wenn Ihr neues Teammitglied hingegen im Ausland lebt, sieht die Lage anders aus. Die verschiedenen Zeitzonen sind dabei nur eines der kleineren Probleme. Massgeblich sind in erster Linie die Amtswege, Unterlagen und Meldungen an Behörden, um die Sie sich kümmern müssen. In einigen Ländern müssen Angestellte beispielsweise einen Gesundheitscheck absolvieren, selbst bei einer Remote‑Anstellung.

Meist bestehen strenge Abgabefristen für behördliche Dokumente, und auch die Anmeldung bei der Sozialversicherung muss innerhalb einer festgelegten Frist nach Beginn des Arbeitsverhältnisses erfolgen. Wenn Sie Personen in einem Land beschäftigen wollen, in dem Ihr Unternehmen keine Niederlassung hat, kann ein Employer of Record wie Remote sämtliche notwendigen Verwaltungsaufgaben für Sie übernehmen.

Beginnen Sie mit den Grundlagen, wenn Sie Remote‑Mitarbeiter:innen onboarden möchten. Haben Sie alle notwendigen Unterlagen, Bewilligungen und Informationen, um die Person rechtmässig einzustellen?

Bei selbstständigen Auftragnehmer:innen ist dies meist relativ einfach. Mit Plattformen zur Verwaltung internationaler Auftragnehmer:innen wie Remote können Sie Ihre Auftragnehmer:innen problemlos in ihrer lokalen Währung bezahlen.

Für Remote‑Festangestellte ist der Onboarding‑Prozess generell etwas komplexer. Das Wesentliche: Machen Sie sich gründlich mit den Gesetzen und Vorschriften des Landes vertraut, in dem Ihr neues Teammitglied lebt und arbeitet. Hat Ihr Unternehmen eine Niederlassung vor Ort, kann es die Personalverwaltung selbst übernehmen und trägt die rechtliche Verantwortung. Da dies oft riskant und zeitaufwändig ist und ohne eigene Niederlassung gar nicht möglich, greifen die meisten Unternehmen auf die Dienste eines Employer of Record zurück.

Mit Remote wird weltweite Beschäftigung ohne hohe Kosten, Risiken und komplexe Abläufe möglich, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Das Onboarding selbstständiger Auftragnehmer:innen ist zwar weniger komplex als das von Angestellten, birgt jedoch dennoch Fallstricke. Sie müssen die Arbeitsbeziehung klar definieren, um Scheinselbstständigkeit zu vermeiden – andernfalls drohen nicht nur empfindliche Sanktionen, sondern unter Umständen sogar der Verlust von geistigem Eigentum.

Der erste Schritt beim Onboarding von Auftragnehmer:innen ist eine Vereinbarung, die von beiden Parteien unterzeichnet wird. Sie muss zentrale Punkte enthalten, etwa Stundensätze, Leistungsumfang und Eigentumsrechte an den erstellten Arbeiten. Wenn Sie mit Auftragnehmer:innen im Ausland arbeiten, sollten Sie unbedingt ein Tool zur Verwaltung internationaler Auftragnehmer:innen einsetzen, das mehr leistet als nur Geld ins Ausland zu überweisen. So stellen Sie sicher, dass Sie die jeweils geltenden Gesetze einhalten.

Vielleicht möchten Sie Ihre Auftragnehmer:innen irgendwann in Angestellte umwandeln. Dafür stehen Ihnen verschiedene Optionen offen. Sie müssen den Auftragnehmer:innen neue Rollen zuweisen und je nach Land neue Verträge mit ihnen abschliessen.