Rasche, mühelose Onboarding‑Abläufe

Sie geben die Daten des neuen Teammitglieds rasch ein; anschliessend verschicken wir eine automatisierte Einladung per E‑Mail.

Sobald sich Ihr neues Teammitglied anmeldet, wird es gebeten, zusätzliche Verwaltungsangaben zu machen und die relevanten Unterlagen hochzuladen.

Remote prüft die Unterlagen des neuen Teammitglieds, um sicherzustellen, dass am jeweiligen Einsatzort alle notwendigen Visa und Bewilligungen vorliegen.

Der Arbeitsvertrag ist finalisiert und wird dem neuen Teammitglied zur Unterzeichnung zugesandt.

Das neu eingestellte Teammitglied wird im Payroll‑ und Benefits‑System erfasst und in Remote aktiviert.

Eine Onboarding‑Software unterstützt Sie dabei, neue Teammitglieder rechtskonform in Ihr Unternehmen aufzunehmen, sowohl im Inland als auch im Ausland. Im Inland ist der Ablauf den meisten Firmen vertraut: Erfolgreiche Bewerber:innen unterschreiben den Arbeitsvertrag und laden die erforderlichen Informationen ins unternehmenseigene Onboarding‑System hoch. Häufig bleibt die Onboarding‑Software auch nach dem Arbeitsantritt in Gebrauch, da sie oft als Modul eines umfassenderen Personalverwaltungssystems dient.

Beim Onboarding von Remote‑Beschäftigten in Ländern, in denen der Arbeitgeber nicht rechtlich präsent ist, gestaltet sich der Prozess komplizierter. Employer of Record (EOR) zurück. Der EOR übernimmt im Ausland die Rolle des offiziellen Arbeitgebers und kümmert sich ausserdem um sämtliche HR‑Aspekte, von der Gehaltsabrechnung und Benefits über die Abfuhr von Steuern bis hin zur Verwaltung von Aktienprogrammen.

Neue Teammitglieder wissen nicht automatisch, was auf sie zukommt und welche Erwartungen bestehen. Selbst in kleineren Firmen bietet das Onboarding die erste echte Gelegenheit für Mitarbeiter:innen, administrative Fragen zu klären, Erwartungen zu verstehen und einen Einblick in die Unternehmenskultur zu erhalten. In den meisten Ländern ist die Aufnahme neuer Mitarbeiter:innen mit Bürokratie verbunden. Je mehr Länder Sie beschäftigen, desto umfangreicher wird dieser Aufwand.

Nichts ist für neue Teammitglieder frustrierender als Probleme mit der Bezahlung und ihren Benefits. Sie sollten dafür sorgen, dass neue Mitarbeitende einen positiven ersten Eindruck von Ihrem Unternehmen erhalten und sich von Anfang an wohlfühlen.

Bleibt etwa das erste Gehalt aus oder greift eine private Krankenversicherung wegen eines administrativen Fehlers nicht, sind Vertrauen und Motivation schnell erschüttert. Ein effizientes Onboarding schafft von Anfang an die besten Voraussetzungen, damit Ihre Mitarbeiter:innen ihr Potenzial voll entfalten können.

Das Onboarden von Remote‑Mitarbeiter:innen kann sehr einfach oder äusserst komplex sein, je nach Land und Ihrer Vorbereitung. Leben Ihre Remote‑Mitarbeiter:innen in derselben Region wie der Rest Ihres Teams, verläuft das Onboarding vergleichsweise unkompliziert. Sie müssen ihnen die nötigen Arbeitsgeräte bereitstellen und dafür sorgen, dass sie in die Abläufe integriert und freundlich empfangen werden. Rechtlich betrachtet – etwa beim Arbeitsvertrag – besteht in der Regel jedoch kein grosser Unterschied zur Bürobelegschaft.

Wenn Ihr neues Teammitglied hingegen im Ausland lebt, ändert sich die Lage. Unterschiedliche Zeitzonen sind meist nur ein Nebenaspekt. Entscheidender sind die Amtswege, Unterlagen und Meldungen an Behörden, um die Sie sich kümmern müssen. In manchen Ländern sind beispielsweise Gesundheitschecks verpflichtend, selbst bei einer Remote‑Anstellung.

Oft bestehen enge Abgabefristen für behördliche Unterlagen, und die Anmeldung bei der Sozialversicherung muss innerhalb einer bestimmten Frist nach Beginn des Arbeitsverhältnisses erfolgen. Wenn Sie Personen in einem Land beschäftigen möchten, in dem Ihr Unternehmen keine Niederlassung hat, kann ein Employer of Record wie Remote sämtliche notwendigen administrativen Aufgaben für Sie übernehmen.

Starten Sie mit den Grundlagen, wenn Sie Remote‑Mitarbeiter:innen onboarden möchten. Haben Sie alle erforderlichen Unterlagen, Bewilligungen und Informationen, um die Person rechtmässig anzustellen?

Bei selbständigen Auftragnehmer:innen ist das meist relativ einfach. Mit Plattformen zur Verwaltung internationaler Auftragnehmer:innen wie Remote können Sie Ihre Auftragnehmer:innen problemlos in ihrer lokalen Währung bezahlen.

Für festangestellte Remote‑Mitarbeiter:innen ist der Onboarding‑Aufwand in der Regel grösser. Wichtig ist vor allem, dass Sie sich eingehend mit den Gesetzen und Vorschriften des Landes vertraut machen, in dem Ihr neues Teammitglied lebt und arbeitet. Hat Ihr Unternehmen dort eine Niederlassung, kann es die Personalverwaltung selbst übernehmen und trägt dann auch die rechtliche Verantwortung. Da dies ohne eigene Niederlassung meist nicht möglich ist und zudem riskant sowie zeitaufwändig wäre, greifen die meisten Unternehmen auf die Dienste eines Employer of Record zurück.

Mit Remote wird weltweite Beschäftigung ohne übermässige Kosten, Risiken und Komplexität möglich, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Das Onboarding selbständiger Auftragnehmer:innen ist zwar weniger aufwändig als das von regulären Angestellten, birgt jedoch einige Fallstricke. Sie müssen die Arbeitsbeziehung klar definieren, um Scheinselbstständigkeit zu vermeiden – andernfalls drohen empfindliche Strafen und im schlimmsten Fall der Verlust von geistigem Eigentum.

Der erste Schritt beim Onboarding von Auftragnehmer:innen ist eine Vereinbarung, die beide Parteien unterschreiben. Diese sollte Eckpunkte wie Stundensätze, Leistungsumfang und die Eigentumsverhältnisse an den erstellten Werken regeln. Arbeiten Sie mit Auftragnehmer:innen im Ausland zusammen, sollten Sie ein Tool zur Verwaltung internationaler Auftragnehmer:innen einsetzen, das mehr bietet als nur die Überweisung von Geld. So stellen Sie sicher, dass die jeweils geltenden Gesetze eingehalten werden.

Vielleicht möchten Sie Ihre Auftragnehmer:innen irgendwann in Angestellte umwandeln. Dazu stehen Ihnen verschiedene Optionen offen. Sie müssen den Auftragnehmer:innen neue Rollen zuweisen und je nach Land neue Arbeitsverträge mit ihnen abschliessen.