Onboardingschecklist voor HR-teams

Zorg er als HR-professional voor dat de onboarding al begint voordat je nieuwe werknemer aan de slag gaat. Pre-onboarding houdt in dat je je over je nieuwe starters ontfermt voordat hun eerste werkdag van start gaat. Pre-onboarding vermindert het papierwerk, laat zien dat je je voor nieuwe werknemers inzet en geeft je onboardingsproces een persoonlijk tintje.

• Welkomstmail
  Stuur een welkomstmail waarin je je nieuwe starter feliciteert. Stuur ook de functiebeschrijving en instructies mee, zoals bij wie de werknemer zich kan melden.

• Brief met baanaanbod en arbeidscontract
  Stuur, ontvang en documenteer de getekende brief met het baanaanbod en het arbeidscontract.

• IT-configuratie en werkplek
  Regel de benodigde apparatuur (laptop, telefoon etc.) en softwaretoegang.

• Documentatie
  Vraag om de persoonlijke gegevens en arbeidsformulieren van de starter, zoals de belasting- en betaalgegevens en noodcontactgegevens.

• Bedrijfshandboek
  Geef de werknemer toegang tot het werknemershandboek, waarin het bedrijfsbeleid, de bedrijfscultuur en de verwachtingen staan uitgelegd.

• De onboarding plannen en een buddy toewijzen
  Plan het werkschema voor de eerste week, waaronder trainingen en kennismakingsgesprekken. Wijs nieuwe starters een buddy toe, die zorgt dat ze zich sneller thuis voelen in het bedrijf.

Verwelkom en feliciteer je nieuwe starter persoonlijk. De eerste dag van je nieuwe teamlid is ook jouw kans om een goede eerste indruk te maken.

• Een persoonlijk welkom
  Begroet je nieuwe starter persoonlijk (bijvoorbeeld via een virtueel gesprek als je een remote team bent) en introduceer de starter aan de andere teamleden.

• Werkplekconfiguratie
  Zorg ervoor dat de werkplek klaar is voor de nieuwe starter en dat alle benodigde apparatuur werkt. Controleer of het e-mailadres en de software van de nieuwe starter werken.

• De documentatie compleet maken
  Controleer of al het benodigde papierwerk is ingevuld en opgeslagen. Neem de documenten met je nieuwe teamlid door om ervoor te zorgen dat alles klopt en up-to-date is.

• Oriëntatie
  Geef je nieuwe starter een overzicht van het bedrijf en het team. Neem de belangrijkste beleidsregels door die benoemd moeten worden, zoals de functieverwachtingen en veiligheidsprocedures.

Begin met functiespecifieke training, zodat je nieuwe teamlid zich comfortabel voelt. 

• Functiespecifieke training
  Maak duidelijk wat de verwachtingen zijn voor de functie en verstrek informatie waar je nieuw teamlid mee aan de slag kan.

• Koffiepauzes met collega's
  Geef nieuwe werknemers de tijd om te praten met de collega's en stakeholders met wie ze gaan samenwerken.

• Mentorship
  Wijs je nieuwe starter een mentor toe die kan helpen om aan de functie te wennen.

• Feedbacksessies
  Organiseer informele check-ins waar je nieuwe werknemer vragen kan stellen of twijfels kan uiten. 

Je nieuwe starter moet zich nu langzaamaan thuis voelen in het team en het bedrijf. Ga door met het onboardingsprogramma zodat je nieuwe werknemer zich helemaal comfortabel voelt in de nieuwe functie. 

• Doorlopende training en ontwikkeling
  Blijf doorgaan met functiespecifieke trainingsprogramma's.

• Prestatiedoelen
  Bepaal de eerste prestatiedoelen en beoordeel de verwachtingen.

• Integratie in het team
  Betrek je nieuwe starter bij teammeetings en projecten.

De eerste beoordelingsmeeting

Organiseer een meeting om de voortgang van de nieuwe starter en feedback te bespreken. Vraag om feedback op het onboardingsproces en pas het proces zo nodig aan. 

Het doel is dat de nieuwe werknemer zich na de eerste drie maanden helemaal thuis voelt in de functie. 

• Prestatiebeoordeling
  Sta even stil bij de afronding van het onboardingsprogramma. Organiseer na 90 dagen een prestatiebeoordeling om prestaties, verbeteringsgebieden en toekomstige doelen te bespreken.

• Regelmatige check-ins
  Blijf zo nodig persoonlijke meetings inplannen. Zelfs als je werknemer het onboardingsprogramma heeft afgerond, kun je persoonlijke sessies blijven organiseren. Zo laat je zien dat binnen jouw bedrijf alles altijd kan worden besproken.