Handige onboardingsgids voor HR-teams

Wat bedoelen we met een HR-onboardingschecklist?

Een HR-onboardingschecklist is een concreet stappenoverzicht waarmee HR ervoor zorgt dat nieuwe medewerkers op een vlotte en doelgerichte manier in de organisatie opgenomen worden. Met zo’n checklist breng je structuur in het inwerktraject en help je nieuwe collega’s zich welkom te voelen, de bedrijfscultuur te leren kennen en snel productief te zijn.

Om nieuwe collega’s ordelijk en gastvrij te verwelkomen en hen een sterke start te geven, is een duidelijke checklist onmisbaar. Dit houdt je georganiseerd en draagt bij aan een positieve eerste indruk. Onderzoek toont aan dat een doelgerichte onboarding kan leiden tot een vermindering van het personeelsverloop tot wel 82% minder personeelsverloop.

Een succesvolle onboarding start met een goed uitgewerkt plan. Hieronder staat een volledige HR-onboardingschecklist die je begeleidt bij elke fase van het verwelkomen van nieuwe teamleden.

Voorbereiding vóór de eerste werkdag

Zorg als HR dat het onboardingproces al gestart is voordat de nieuwe medewerker effectief begint. Met pre-onboarding voer je voorbereidende taken uit om administratieve rompslomp op dag één te beperken, je betrokkenheid te tonen en het traject persoonlijker te maken.

• Welkomstbericht per e-mailVerstuur een welkomstbericht per e-mail om de nieuwe medewerker te feliciteren en voeg de functiebeschrijving en praktische instructies toe, bijvoorbeeld bij wie men zich op dag één moet melden.

• Aanbiedingsbrief en arbeidsovereenkomstZend de aanbiedingsbrief en de arbeidsovereenkomst, ontvang de ondertekende exemplaren en archiveer ze zorgvuldig in het personeelsdossier.

• IT-configuratie en werkplek klaarmakenVoorzie tijdig de nodige hardware (laptop, telefoon enzovoort) en regel de juiste toegangsrechten tot systemen en software.

• Documentatie en gegevensVraag de persoonlijke gegevens en de vereiste arbeidsformulieren op van de starter, zoals fiscale en betalingsgegevens en contactinformatie voor noodgevallen.

• WerknemershandboekZorg dat de medewerker toegang krijgt tot het werknemershandboek met uitleg over bedrijfsbeleid, bedrijfscultuur en de verwachtingen binnen de organisatie.

• Onboarding inplannen en een buddy toewijzenStel het schema voor de eerste week samen, inclusief opleidingen en kennismakingsmomenten. Wijs een buddy aan die de nieuwe medewerker begeleidt en helpt zich sneller thuis te voelen binnen het team.

Eerste werkdag

Ontvang de nieuwe medewerker vriendelijk en feliciteer hem of haar persoonlijk. De eerste werkdag is een uitgelezen moment om een professionele en warme eerste indruk te maken.

• Persoonlijk welkomOntvang de nieuwe medewerker persoonlijk (of organiseer een virtuele ontmoeting bij remote teams) en stel hem of haar voor aan de collega’s binnen het team.

• Werkplek klaarzettenZorg dat de werkplek volledig ingericht is en dat alle apparatuur naar behoren functioneert. Controleer tevens of het e-mailaccount en de benodigde softwaretoegang actief en toegankelijk zijn.

• Documentatie afrondenControleer of alle vereiste documenten ingevuld en opgeslagen zijn. Loop de papieren en digitale formulieren samen met de nieuwe medewerker door om te verzekeren dat alles correct en up-to-date is.

• Oriëntatie en kennismakingGeef een overzicht van de organisatie en het team. Leg de belangrijkste regels uit die van toepassing zijn, zoals functie-eisen en veiligheidsvoorschriften.

Eerste werkweek

Start met functiegerichte opleidingen zodat de nieuwe medewerker zich snel op zijn of haar gemak voelt in de functie.

• Functiegerichte opleidingMaak helder welke verwachtingen bij de functie horen en voorzie materiaal of opdrachten waarmee de nieuwe medewerker direct aan de slag kan.

• Informele koffiemomenten met collega’sGeef nieuwe medewerkers de ruimte om informeel te praten met collega’s en met belangrijke stakeholders met wie zij zullen samenwerken.

• MentorschapKoppel een mentor aan de nieuwe medewerker die kan begeleiden bij het leren van de functie en het kennismaken met de bedrijfscultuur.

• FeedbackmomentenPlan informele check-ins waarin de nieuwe medewerker vragen kan stellen en eventuele zorgen kan bespreken.

Eerste maand

Na de eerste maand zou de medewerker zich stapsgewijs meer thuis moeten voelen in het team en binnen de organisatie. Blijf het onboardingtraject voortzetten zodat hij of zij in de nieuwe functie volledig kan integreren.

• Voortdurende opleiding en ontwikkelingBlijf investeren in functiegerichte opleidingsprogramma’s om kennis en vaardigheden verder te ontwikkelen.

• Doelstellingen voor prestatiesFormuleer de eerste prestatieverwachtingen en evalueer de voortgang ten opzichte van die doelstellingen.

• Integratie in het teamBetrek de nieuwe medewerker actief bij teamvergaderingen en bij lopende projecten.

Eerste beoordelingsgesprek

Plan een gesprek om de voortgang van de nieuwe medewerker te bespreken en om feedback uit te wisselen. Vraag ook naar input over het onboardingproces en pas het waar nodig aan.

De eerste 90 dagen en daarna

Het streefdoel is dat de medewerker na ongeveer drie maanden volledig vertrouwd is met de taken en zijn of haar plek heeft gevonden binnen de functie.

• PrestatiebeoordelingEvalueer na 90 dagen het onboardingstraject en organiseer een prestatiebeoordeling om behaalde resultaten, ontwikkelpunten en toekomstige doelstellingen te bespreken.

• Regelmatige opvolgingPlan waar nodig regelmatige individuele opvolggesprekken. Ook nadat het onboardingprogramma is afgerond, blijven persoonlijke gesprekken waardevol om betrokkenheid en ondersteuning te tonen.

Snel en compliant onboarden met een HRIS

Met een internationale HRIS zoals Remote hoef je minder handmatig werk te besteden aan onboardingschecklists. De onboardingsflow van Remote laat toe om al je medewerkers en zelfstandigen op één plaats toe te voegen en te beheren.

Nodig nieuwe medewerkers uit om het onboardingproces te starten door hun gegevens veilig op één platform te uploaden. Alle informatie die je nodig hebt, vind je in Remote HRIS, zodat je je volledig kunt concentreren op het verwelkomen van nieuw talent binnen je organisatie.

Het maakt niet uit waar je start. Breid je bedrijf internationaal uit in je eigen tempo met het flexibele HR-platform van Remote. Meld je nu aan voor Remote HRIS om nieuw talent te onboarden.