Visas et autorisations de travail au Japon : guide de l'employeur

Pour l'employeur, rester à jour de la complexe réglementation en matière de visas et d'autorisations de travail au Japon est une tâche qui peut sembler titanesque. Afin d'embaucher un collaborateur étranger pour tout type de travail rémunéré au Japon, le droit japonais exige en effet que les employeurs obtiennent en amont une autorisation de travail adaptée. 

Avant de se lancer dans des démarches compliquées et chronophages, les entreprises doivent bien comprendre leurs obligations légales. En cas de non-conformité avec le droit de l'immigration japonais, l'employeur s'expose à des amendes, des pénalités ou des litiges.

C'est pourquoi il est utile de pouvoir compter sur un partenaire expert pour gérer à vos côtés les demandes de visa et d'autorisation de travail de vos employés internationaux. Un service de RH à l'international comme Remote vous aide à embaucher des employés au Japon, ou à les faire déménager dans ce pays, de manière rapide et conforme.

Dans ce guide, nous vous expliquons les informations fondamentales sur les visas et autorisations de travail au Japon, avec les différentes étapes à suivre pour obtenir un visa de travail. Nous vous expliquons aussi comment faire appel à un EOR pour faciliter le processus.

Pourquoi la conformité avec le droit de l'immigration est-elle importante au Japon ?

Dans de nombreux pays et notamment au Japon, travailler avec un visa de tourisme est généralement illégal. Face à l'essor du travail à distance et des nomades digitaux, les autorités sont de plus en plus strictes à ce sujet. Si vous travaillez à distance au Japon, vous pourrez avoir besoin de documents complémentaires apportant la preuve que vous avez le droit de travailler dans le pays, par exemple une carte de résident. 

Un employeur n'ayant pas respecté la législation en vigueur en matière d'emploi et d'autorisations de travail s'expose à de lourdes amendes voire, dans certaines juridictions japonaises, à des peines de prison.

En tant qu'employeur, vous devez donc faire preuve de vigilance et veiller en continu à votre conformité avec les lois et réglementations de l'immigration au Japon.

Qui a besoin d'un permis de travail au Japon ?

Par défaut, les citoyens japonais ont le droit de travailler au Japon (même s'ils vivent actuellement à l'étranger). C'est aussi le cas pour :

• les résidents permanents ;

• les résidents de longue durée ;

• les partenaires ou les enfants des citoyens japonais ;

• les partenaires ou les enfants des résidents permanents.

Si votre collaborateur n'appartient à aucune des catégories ci-dessus, il aura besoin d'une autorisation de travail.

Remote se consacre à rendre l'obtention de l'autorisation de travail aussi simple et rapide que possible pour vos employés s'installant au Japon. Toutes les démarches administratives s'effectuent en ligne sur notre plateforme. La documentation peut être partagée en toute sécurité avec nos équipes RH ou, si nécessaire, avec des prestataires externes. Nous réalisons une analyse complète des droits et des qualifications de l'employé. Si tous les critères exigés par la réglementation locale sont remplis, nous validons le profil de l’employé le plus rapidement possible.

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Les ressortissants d'un pays autre que le Japon ont-ils besoin d'un visa ou d'une autorisation de travail ?

Tout étranger souhaitant travailler au Japon doit respecter les exigences des lois et réglementations locales en matière d'immigration. La solution la plus courante consiste à obtenir un visa à points, ou solliciter un visa spécifique à la profession exercée.

Sinon, l'autorisation de travail devra être parrainée par un employeur basé au Japon. C'est souvent difficile à obtenir s'il s'agit de votre première expérience sur le marché du travail japonais.

Quels sont les critères d'éligibilité pour un visa de travail au Japon ?

Pour entrer sur le territoire japonais à des fins autres que touristiques, vous devez obtenir un certificat d'éligibilité (Certificate of Eligibility ou CoE) émis par le ministère japonais de la Justice. Ce document vous permettra d'obtenir un visa de travail, car il constitue la preuve de votre capacité légale à résider au Japon pour des motifs liés à l'emploi ou la famille, ou pour toute autre raison légitime. 

Vous aurez besoin de ce document pour réaliser votre demande de visa. Vous devez donc vous le procurer avant de commencer la procédure de visa. La procédure de demande du certificat peut varier selon le type d'autorisation à obtenir. 

Pour obtenir un CoE, l'employeur doit déposer une demande au nom de l'employé auprès des services japonais de l'immigration (Immigration Services Agency ou ISA).

Suite à l'obtention du CoE, l'employeur transfert le document à son employé, qui pourra alors débuter la procédure de demande de visa.

Quels sont les types de visa de long séjour au Japon ?

Au Japon, certains visas de long séjour sont conçus pour autoriser des séjours longs.

L'éligibilité à chaque type de visa varie selon les critères applicables, notamment les fonctions exercées par l'employé, son expérience et son origine.

• Visa de travail : ce visa de long séjour est ouvert aux personnes se rendant au Japon dans le cadre d'un travail pour lequel une autorisation d'emploi est normalement nécessaire. Les critères à respecter varient selon le type de travail exercé. 

• Visa général : ce visa est destiné aux personnes souhaitant séjourner au Japon sur une moyenne ou longue période (plus de 90 jours) et nécessite d'être parrainé ou d'indiquer clairement la raison de son séjour (études, formation ou mobilité culturelle).

• Visa pour professionnels hautement qualifiés : ce type de visa est destiné aux personnes possédant des compétences et des qualifications pour lesquelles la demande est importante. Il a une durée de cinq ans. Pour ce visa, les conditions dépendent de divers facteurs tels que le salaire, l'expérience et la nationalité de votre collaborateur. 

• Visa spécifique : ouvert pour les résidences de long séjour à des fins spécifiques, ce visa est applicable uniquement dans le cadre de certaines activités telles que la recherche et les programmes d'étude à l'étranger. Si la demande est acceptée et avant de vous installer dans ce pays avec ce visa, vous devrez accomplir des démarches complémentaires auprès des entités concernées dans votre secteur ou domaine de spécialisation.

• Visa de start-up : cette mesure incitative est particulièrement attractive pour les entrepreneurs souhaitant créer leur propre entreprise au Japon. Contrairement à d'autres types de visas limités à un secteur précis, celui-ci permet d'exercer dans n'importe quel secteur d'activité. Il permet également d'avoir accès aux bourses, aux subventions, aux garanties d'actifs et à des opportunités d’évolution de carrière pendant votre séjour sur le territoire japonais.

• Visa de détachement intra-entreprise : ce visa concerne les employés initialement basés à l'étranger et mutés dans la filiale japonaise de votre entreprise. C'est l'idéal si vous envisagez d'envoyer au Japon l'un de vos employés actuels pour qu'il y emménage.

Vous retrouverez la liste complète des visas de travail en vigueur sur le site du ministère des Affaires étrangères.

Comment faire une demande de visa de travail au Japon ?

Une fois que vous avez identifié le type de visa à demander et obtenu le CoE, votre collaborateur peut commencer la procédure de demande de visa.

La demande doit être déposée auprès de l'ambassade du Japon ou du consulat de son pays de résidence actuel. Le dossier doit comporter les documents suivants :

• le CoE ;

• un formulaire de demande dûment complété ;

• le passeport et des photocopies du passeport ;

• des photos type passeport ;

• le contrat de travail (et tout autre justificatif) ;

• tout certificat de qualification applicable.

En fonction du poste envisagé au sein de l'entreprise, votre collaborateur devra éventuellement fournir des documents complémentaires.

Le Japon propose-t-il un visa de nomade digital ?

En avril 2024, le Japon a ouvert un visa de nomade digital destiné aux travailleurs à distance dont le chiffre d'affaires annuel est égal ou supérieur à dix millions de yens. Ce visa permet aux actifs éligibles de travailler à distance depuis le Japon pendant six mois maximum. À l'issue de cette période, vous devrez attendre six mois avant de déposer une nouvelle demande. Pour ces professionnels, c'est une excellente opportunité pour découvrir le Japon sans interrompre leur travail à distance.

Pour plus d'informations, rendez-vous sur le site des services japonais de l'immigration (ISA).

Comment fonctionne le parrainage d'un visa de travail pour un employé au Japon ?

Pour travailler au Japon, un parrainage est nécessaire. En général, c'est l'employeur qui assume ce rôle. La personne qui parraine votre visa doit déposer une demande de CoE en votre nom (comme expliqué ci-dessus) auprès du service local de l'immigration. Sachez toutefois que la validation du certificat peut prendre jusqu'à trois mois. Une fois délivré, il est valide pendant trois mois.

L'entreprise parrainant le visa doit préparer certains documents pour déposer la demande :

1. Lettres de garantie (Letters of guarantee)

2. Invitations délivrées spécialement à l'intention des employés potentiels

3. Une liste des candidats ainsi que les informations essentielles sur les activités de l'entreprise au Japon

4. Une liste exhaustive des dates du séjour au Japon de chaque candidat

La documentation requise peut varier en fonction du visa sollicité. Après avoir réuni tous les documents nécessaires, l'entreprise parrainant le visa peut déposer une demande officielle auprès des services d'immigration compétents, ou d'une ambassade du Japon.

Et si vous vous épargniez un peu de travail administratif ? Il vous suffit de confier le parrainage du visa de travail de votre employé à Remote. Les services de déménagement Remote Relocationsimplifient la procédure de parrainage du visa de travail de vos employés.

Pourquoi faire appel à un Employer of record pour embaucher au Japon ?

Même si vos employés ont le droit de travailler au Japon, votre entreprise doit être en mesure de les embaucher et les rémunérer en toute conformité avec le droit japonais. Par conséquent, vous devrez soit ouvrir votre propre entité juridique au Japon, soit faire appel à un EOR qui embauchera vos collaborateurs à votre place.

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Pas si facile d'identifier les autorisations de travail les mieux adaptées, ni de rester conforme au droit de l'immigration japonais, lorsque vous embauchez dans le pays. Comme vous l'avez compris, une bonne dose de travail administratif vous attend… Sans parler des risques liés à la conformité et à l'établissement stable !

En plus de vous aider à gérer l'intégration de vos équipes, les taxes, les avantages sociaux et la paie au Japon, Remote vous accompagne pour le déménagement de vos employés dans ce pays. Notre service Remote Relocation comprend :

• un parrainage et des conseils en matière de visas ;

• des conseils en matière d’immigration et d’imposition locales ;

• une assistance au déménagement et à l'installation ;

• une conformité continue au droit du travail et aux réglementations fiscales locales.

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