¿Qué es un libro mayor?

Un libro mayor (CG), también conocido como libro de contabilidad, es una herramienta contable básica que las organizaciones y empresas utilizan para mantener registros financieros precisos y organizados, realizar un seguimiento de sus actividades financieras y generar estados financieros importantes para la toma de decisiones y la elaboración de informes. El CG sirve como repositorio central de todos los datos financieros de la organización. 

Tener un CG es esencial para mantener unos registros financieros adecuados y completos. Desempeña un papel crucial en el proceso contable y en la salvaguarda de la integridad y transparencia de los datos financieros. Ayuda a los contables a preparar documentos informativos como la cuenta de resultados y el balance de la organización.

El libro mayor contiene un registro detallado de los asientos contables de una empresa, que la organización clasifica en varias cuentas, como activos, pasivos, fondos propios, ingresos y gastos. 

El GL consta de varios elementos.

Plan contable

El libro mayor comienza con un plan de cuentas, una lista de los distintos tipos de cuentas que utiliza una empresa para clasificar sus operaciones financieras. Cada cuenta tiene un número de cuenta único y un nombre, y la organización clasifica estas cuentas según su naturaleza (por ejemplo, activos, pasivos, ingresos, gastos).

Anotaciones en el diario

Los profesionales financieros registran las operaciones en el libro mayor mediante asientos. Un asiento suele incluir la fecha de la operación, una descripción de la misma, las cuentas implicadas y los correspondientes importes en el Debe y en el Haber. Los débitos y los créditos deben estar siempre equilibrados, manteniendo la ecuación contable Activo = Pasivo + Patrimonio neto.

Contabilidad por partida doble

El libro mayor sigue el sistema de contabilidad por partida doble, lo que significa que cada operación financiera consta de un asiento en el Debe y otro en el Haber. Los cargos representan aumentos en determinadas cuentas, mientras que los abonos representan disminuciones o compensaciones de otras cuentas. Este sistema ayuda a mantener el equilibrio en el libro mayor.

Contabilización de entradas

Tras registrar los asientos contables, los contables registran (o "contabilizan") las operaciones en las cuentas específicas del libro mayor. Cada cuenta del libro mayor muestra su historial de transacciones, incluyendo la fecha y el importe de cada asiento.

Balance de sumas y saldos

Periódicamente, los contables preparan un balance de sumas y saldos a partir del libro mayor para confirmar que el total de cargos y abonos del libro mayor es igual. Un balance de sumas y saldos es un informe financiero que muestra los saldos finales de todas las cuentas del Libro Mayor en una fecha determinada. Cuando el total de los saldos deudores es igual al total de los saldos acreedores, los libros están en orden y se mantiene la ecuación contable.

Estados financieros

El libro mayor es la fuente principal para preparar los estados financieros, como el balance, la cuenta de resultados y el estado de flujo de caja. Estos estados proporcionan un resumen de los resultados y la situación financiera de una empresa.

Auditoría y análisis

El libro mayor es una herramienta valiosa para que los auditores, contables y analistas financieros revisen y analicen los registros financieros de una empresa. Proporciona un historial detallado de todas las transacciones financieras, lo que facilita la evaluación de la salud y el rendimiento financieros generales de la organización.

Conciliar un libro mayor es un proceso financiero esencial que confirma la exactitud e integridad de los registros financieros de una organización. La conciliación implica comparar y alinear las entradas del libro mayor con fuentes externas de datos financieros, como extractos bancarios, facturas y otros libros auxiliares. El objetivo principal de conciliar el Libro Mayor es identificar y rectificar discrepancias o errores. Esto garantiza, en última instancia, que los estados financieros de la empresa representen de forma veraz y fiable su situación financiera.

El proceso de conciliación suele incluir los siguientes pasos:

1. Conciliación bancaria

La conciliación bancaria es una de las conciliaciones más comunes del CG. Consiste en cotejar las operaciones del libro mayor con las del extracto bancario para detectar diferencias. Las partidas no conciliadas pueden incluir cheques pendientes, depósitos en tránsito, comisiones bancarias o intereses.

2. Libros auxiliares

Las empresas suelen llevar libros auxiliares para cuentas o departamentos concretos, como cuentas a cobrar, cuentas a pagar o inventario. La conciliación mantiene la coherencia de estos libros auxiliares con el libro mayor, evitando incorrecciones u omisiones.

3. Anotaciones en el diario

Los responsables examinan los asientos contables del libro mayor para verificar que reflejan fielmente las transacciones subyacentes. Este proceso puede identificar y corregir errores en los cargos y abonos, importes incorrectos o entradas que faltan.

4. Devengos y ajustes

La conciliación puede implicar examinar y ajustar los devengos y otros asientos contables para alinearlos con los principios contables y reglamentos financieros pertinentes.

5. Revisión de la documentación

Los contables pueden revisar la documentación de apoyo, como facturas, recibos y contratos, para verificar la exactitud de la entrada en el libro mayor.

Un código GL es un identificador numérico o alfanumérico único que indica una cuenta específica en el libro mayor de una organización. Los códigos sirven para categorizar y diferenciar las distintas cuentas, facilitando el registro, organización y referencia precisos de las transacciones financieras. Estos códigos facilitan una contabilidad y unos informes financieros eficientes al proporcionar una forma sistemática de seguir y gestionar la información financiera.