What is a general ledger?

Le grand livre (GL), parfois appelé grand livre comptable, représente un outil comptable fondamental utilisé par les organisations et les entreprises pour conserver des enregistrements financiers structurés, suivre leurs flux financiers et établir les états financiers nécessaires à la prise de décision et au reporting. Le GL fait office de référentiel central pour l'ensemble des données financières de l'entité.

Un GL est indispensable pour garantir des enregistrements financiers complets et fiables. Il occupe une place importante dans le cycle comptable et contribue à préserver l'intégrité et la transparence des informations financières. Il assiste également les comptables dans la préparation de documents d'information tels que le compte de résultat et le bilan.

Le GL recense en détail les écritures comptables d'une entreprise, que l'organisation classe par comptes distincts, par exemple actifs, passifs, capitaux propres, revenus et dépenses.

Le GL comprend plusieurs composantes.

Plan de comptes

Le grand livre débute par un plan de comptes, qui énumère tous les types de comptes employés pour catégoriser les opérations financières. Chaque compte dispose d'un numéro unique et d'une dénomination, et l'entité regroupe ces comptes selon leur nature (par exemple actifs, passifs, revenus, dépenses).

Écritures au journal

Les spécialistes financiers consignent les transactions dans le grand livre au moyen d'écritures au journal. Une écriture au journal comporte en général la date de l'opération, une description, les comptes concernés et les montants débités et crédités. Les débits et crédits doivent toujours être équilibrés afin de respecter l'équation comptable : Actif = Passif + Fonds propres.

Système en partie double

Le GL applique la comptabilité en partie double, ce qui implique que toute transaction financière génère à la fois une écriture de débit et une écriture de crédit. Les débits correspondent à des augmentations sur certains comptes, tandis que les crédits représentent des diminutions ou des contreparties sur d'autres comptes. Ce mécanisme assure l'équilibre du grand livre.

Imputations comptables

Après enregistrement des écritures au journal, les comptables imputent (ou "comptabilisent") les opérations dans les comptes spécifiques du grand livre. Chaque compte du grand livre retrace l'historique de ses mouvements, avec la date et le montant de chaque entrée.

Balance de vérification

À intervalles réguliers, les comptables établissent une balance de vérification à partir du grand livre pour vérifier que la somme des débits correspond à la somme des crédits. Une balance de vérification présente les soldes de clôture de tous les comptes du GL à une date donnée. Lorsque le total des soldes débiteurs est égal au total des soldes créditeurs, les livres sont équilibrés et l'équation comptable est respectée.

États financiers

Le grand livre sert de base principale pour la préparation des états financiers, tels que le bilan, le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie. Ces documents synthétisent la performance et la situation financière d'une entreprise.

Audit et analyse

Le grand livre constitue un document utile pour les auditeurs, les comptables et les analystes financiers, car il fournit un historique détaillé de l'ensemble des transactions, facilitant ainsi l'examen et l'évaluation de la santé financière et des performances globales de l'organisation.

Le rapprochement d'un GL est une procédure financière clé qui atteste de l'exactitude et de l'intégrité des enregistrements d'une organisation. Le rapprochement consiste à comparer et à mettre en cohérence les écritures du GL avec des sources externes — relevés bancaires, factures et autres grands livres auxiliaires. L'objectif principal est d'identifier et de corriger les écarts ou erreurs, afin de garantir que les états financiers reflètent fidèlement la situation de l'entreprise.

Le processus de réconciliation comporte généralement les étapes suivantes :

1. Rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire figure parmi les rapprochements GL les plus fréquents. Il consiste à faire correspondre les écritures du GL avec celles du relevé bancaire pour repérer les différences. Les éléments encore non rapprochés peuvent inclure des chèques en circulation, des dépôts en transit, des frais bancaires ou des intérêts.

2. Grands livres auxiliaires

Les entreprises conservent souvent des grands livres auxiliaires pour des comptes ou des services spécifiques, tels que les comptes clients, les comptes fournisseurs ou les stocks. La réconciliation permet d'assurer la cohérence de ces auxiliaires avec le GL et d'éviter ainsi inexactitudes ou omissions.

3. Écritures au journal

Les responsables passent en revue les écritures du GL pour vérifier qu'elles reflètent correctement les transactions sous-jacentes. Ce contrôle aide à identifier et corriger les erreurs de débit et de crédit, les montants incorrects ou les écritures manquantes.

4. Régularisations et ajustements

La réconciliation peut demander l'examen et l'ajustement des comptes de régularisation et d'autres écritures comptables afin de les aligner sur les principes comptables applicables et les exigences réglementaires.

5. Examen de la documentation

Les comptables vérifient les pièces justificatives — factures, reçus et contrats — pour confirmer l'exactitude des écritures consignées dans le GL.

Un code GL désigne un identifiant numérique ou alphanumérique unique qui identifie un compte précis dans le grand livre d'une organisation. Ces codes servent à classer et différencier les comptes, ce qui facilite l'enregistrement, l'organisation et la consultation des transactions financières. Ils contribuent à améliorer l'efficience des opérations comptables et du reporting en offrant un cadre systématique pour suivre et gérer l'information financière.