Autorisations de travail et visas en Malaisie : guide de l'employeur

Le nombre d'étrangers travaillant en Malaisie a augmenté ces dernières années, en raison du dynamisme de l'économie du pays et de la demande croissante en travailleurs. Les entreprises qui embauchent des collaborateurs en Malaisie, ou dont les collaborateurs déménagent dans ce pays, doivent se familiariser avec les exigences de la Malaisie en matière de visa et de procédures de travail afin d'agir dans le respect de la loi. 

Que la personne concernée soit un télétravailleur de passage ou un collaborateur sur le long terme, il est essentiel de respecter les règles stipulées par le gouvernement malaisien. Il est également nécessaire de comprendre le droit du travail et fiscal local pour garantir l'exercice de vos activités en Malaisie sans commettre d'infractions. La meilleure façon de surmonter les difficultés liées au recrutement international est de travailler avec un Employer of record (EOR) fiable qui peut aider les entreprises à embaucher en toute confiance.

Ce guide vous aidera à mener vos activités en Malaisie en toute légalité. Nous verrons également comment les employeurs peuvent :

• Employer un candidat en Malaisie sans posséder d'entité propre

• Embaucher un candidat n'ayant pas la nationalité malaisienne

• Organiser le déménagement en Malaisie d'un employé existant 

• Permettre à un nomade digital de travailler en toute conformité en Malaisie 

L'importance de la conformité en matière d'immigration en Malaisie

Ces derniers temps, de nombreuses entreprises ont adopté des politiques de télétravail qui habilitent leurs employés à travailler depuis n'importe où.

Les personnes qui entrent dans le pays en tant que touristes munis d'un visa de courte durée ignorent parfois qu'elles ont besoin de documents supplémentaires pour travailler légalement en Malaisie. Si une personne travaille sans visa de travail en bonne et due forme, elle risque de se voir infliger des pénalités financières ou d'être expulsée du pays.

En Malaisie, le visa de nomade digital permet aux travailleurs à distance de rester plus facilement dans le pays pour une période prolongée en travaillant à distance.

Vivre en Malaisie sans visa de travail valide est une infraction pénale qui peut conduire à l'emprisonnement ou à l'expulsion. Les entreprises peuvent subir des pénalités si les autorités découvrent que l'un de leurs employés étrangers travaille sans les documents requis. 

Le gouvernement malaisien ne cesse de renforcer les règles et réglementations en matière d'immigration afin de réduire au maximum l'immigration clandestine. Si les autorités identifient un employé qui travaille illégalement, elles peuvent soumettre l'entreprise à des amendes allant jusqu'à 10 000 RM (environ 1 997 EUR) et/ou à une peine d'emprisonnement maximale de cinq ans.

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Quels collaborateurs doivent faire l'objet d'une autorisation de travail en Malaisie ?

Tout ressortissant d'un pays autre que la Malaisie et qui a l'intention de travailler dans ce pays doit obtenir les autorisations de travail adéquates, quelle que soit la durée de son séjour. Les résidents permanents, les résidents temporaires et les titulaires d'une autorisation de travail peuvent légalement travailler en Malaisie. Les personnes qui ne possèdent ni ce statut ni la documentation nécessaire, comme celles qui visitent le pays avec un visa de touriste, ne peuvent pas travailler, même à distance. Cela signifie que les autorisations de travail sont essentielles pour tout collaborateur étranger.

Lorsque l'employeur est prêt à embaucher un collaborateur étranger en Malaisie, il doit soumettre tous les documents et informations au ministère de l'Immigration de Malaisie au nom de l'employé. La documentation requise est déterminée en fonction de la nationalité et du type de visa de l'employé. Cela comprend :

• Le formulaire de demande

• Le contrat de travail

• Le passeport en cours de validité

• Des photos

• Une lettre de confirmation de l'employeur

Après avoir rempli les documents et les avoir soumis au ministère de l'Immigration, l'employé étranger obtiendra un visa de travail ou un permis de travail. Ce n'est qu'après avoir reçu ce permis qu'il pourra légalement commencer à travailler en Malaisie.

Si vous souhaitez éviter les tracas liés à la gestion des employés étrangers, associez-vous à un Employer of record comme Remote. 

Les ressortissants étrangers ont-ils besoin d'un visa de travail ou d'une autorisation de travail en Malaisie ?

La Malaisie exige de tous les ressortissants étrangers qu'ils obtiennent un visa de travail ou une autorisation de travail, même lorsqu'ils travaillent à distance en tant que nomade digital. Les pénalités sont sévères pour les personnes qui travaillent en Malaisie sans autorisation. Assurez-vous d'être en conformité avec le droit local avant de commencer l'emploi.

Quelles sont les conditions d'éligibilité à un visa de travail en Malaisie ?

Alors que la Malaisie renforce ses règles et réglementations en matière d'immigration, le gouvernement a mis en place certaines conditions d'éligibilité pour les ressortissants étrangers qui souhaitent obtenir un visa de travail, en fonction du type de visa.

Permis de travail (Employment Pass)

Pour bénéficier d'un permis de travail, l'employé doit remplir les conditions suivantes :

• Niveau minimum d'études (diplôme universitaire ou équivalent)

• Expérience professionnelle appropriée

• Un salaire d'au moins 3 000 RM (environ 618 EUR) par mois

Permis de travail temporaire (Temporary Employment Pass)

Les conditions d'obtention d'un permis de travail temporaire (TEP) dépendent de la nationalité et de l'âge du collaborateur. Aucune qualification ou expérience spécifique n'est requise, mais les candidats doivent être âgés de 18 à 45 ans et être originaires de l'un des pays éligibles suivants :

• Bangladesh (autorisations délivrées uniquement dans le secteur des plantations)

• Cambodge

• Inde (aucune autorisation dans le secteur industriel)

• Indonésie (aucune autorisation dans le secteur industriel pour les hommes)

• Kazakhstan

• Laos

• Myanmar

• Népal

• Pakistan

• Philippines (aucune autorisation pour les femmes)

• Sri Lanka

• Thaïlande

• Turkménistan

• Ouzbékistan

• Viêt Nam

Permis de visite professionnelle (Professional Visit Pass)

Les personnes appartenant aux catégories suivantes sont éligibles à ce visa à entrée unique :

• Employé par une entreprise étrangère

• Personne bénéficiant d'un parrainage

• Enseignants religieux islamiques

• Bénévoles

• Artistes internationaux

• Employés du gouvernement

• Équipes de tournage

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Quels sont les types de visas de long séjour en Malaisie ?

Les ressortissants étrangers souhaitant rester en Malaisie pour un long séjour peuvent demander le permis de travail Employment Pass. Trois catégories de visas de travail de longue durée sont proposées en fonction du salaire de l'employé.

Permis de travail (Employment Pass)

Un permis de travail est un visa de travail délivré aux ressortissants étrangers qui sont employés ou sous-traitants en Malaisie pour le compte d'une entreprise. Les personnes hautement qualifiées, notamment les ingénieurs, les entrepreneurs et les scientifiques, peuvent également bénéficier d'un permis de travail.

Pour l'obtenir, l'employeur doit être validé par le Comité des expatriés ou par un organisme de réglementation compétent. L'employeur détermine la durée du permis (de un à cinq ans).

Catégorie I

Ce type de visa est destiné aux étrangers hautement qualifiés dont le salaire de base est d'au moins 10 000 RM. Il est valable pour une durée maximale de cinq ans.

Catégorie II

Ce type de visa est destiné aux employés étrangers qualifiés dont le salaire de base est supérieur à 5 000 RM, avec un contrat de travail d'une durée maximale de deux ans.

Catégorie III

Ce type de visa est destiné aux collaborateurs étrangers dont le salaire mensuel de base est compris entre 2 500 et 5 000 RM et dont le contrat de travail est d'une durée maximale d'un an.

Comment obtenir un visa de travail pour la Malaisie ?

Pour obtenir un visa de travail en Malaisie, un employé doit présenter les documents suivants à l'ambassade ou au consulat de Malaisie le plus proche :

• Formulaire de demande dûment rempli

• Passeport en cours de validité depuis au moins six mois

• Photos en couleur au format passeport

• Original du contrat de travail

• Lettre de confirmation de l'employeur

Suite à la validation du dossier, un cachet de visa sera apposé dans le passeport de l'employé. À son arrivée en Malaisie, l'employé doit s'enregistrer auprès du ministère de l'Immigration dans un délai de sept jours et obtenir une autorisation de travail. Une fois l'autorisation de travail obtenue, il peut commencer à travailler en Malaisie en toute légalité.

Quelle est la procédure à suivre pour parrainer un visa de travail en Malaisie pour un employé ?

Le parrainage d'un visa de travail en Malaisie comporte plusieurs étapes. Voici comment procéder :

• Pour employer des collaborateurs étrangers, l'employeur doit solliciter la validation de son quota de collaborateurs étrangers auprès du Comité des expatriés.

• Après avoir déposé sa demande, l'employeur passe un entretien avec un représentant du ministère chargé du secteur d'activité de l'entreprise.

• Une fois le quota validé, l'employeur doit soumettre les demandes de permis de travail de chaque employé au ministère de l'Immigration.

• L'employeur doit ensuite obtenir une lettre d'approbation du Comité des expatriés.

• L'employé peut ensuite demander un visa auprès d'une ambassade ou d'un consulat de la Malaisie, en fonction de son poste et de son domaine d'activité.

• Après avoir présenté les documents requis, il ne vous reste plus qu'à payer les frais de visa et attendre la validation finale. Les frais de traitement des demandes de visa varient d'un pays à l'autre. Renseignez-vous auprès de votre consulat.

• Une fois le visa validé, l'employé peut se rendre légalement en Malaisie et y travailler.

Quelles sont les exigences en matière de visa pour les nomades digitaux en Malaisie ?

La Malaisie a ouvert un nouveau visa pour les nomades digitaux, appelé DE Rantau Digital Nomad Pass (DNP), afin d'attirer les nomades digitaux du monde entier. Le DNP est un visa renouvelable de 12 mois qui permet aux nomades digitaux de vivre et de travailler dans le pays. Le visa autorise également le demandeur à faire venir son ou sa conjoint(e) et ses enfants.

Les exigences les plus courantes sont les suivantes :

• Passeport en cours de validité

• Emploi à distance auprès d'un employeur à l'étranger

• Salaire d'au moins 24 000 USD (environ 21 786 EUR) par an

• Emploi dans le secteur numérique

• Pas de casier judiciaire

• Justificatif d'assurance maladie

Comment faire une demande de visa de nomade digital en Malaisie ?

Les employés peuvent suivre les étapes suivantes pour demander un visa de nomade digital en Malaisie.

Rassembler les documents

Avant de demander un visa de nomade digital, les employés auront besoin des documents suivants :

• Copie du passeport

• Photos d'identité

• Justificatif de revenus

• CV actualisé

• Justificatif de travail

• Casier judiciaire

• Justificatif d'assurance santé

• Justificatif de relation pour les personnes à charge

Veillez à soumettre ces documents en anglais. Le traitement de la demande peut prendre jusqu'à quatre semaines. Après validation, les employés recevront une notification par e-mail contenant un fichier PDF et la lettre d'autorisation de visa.

Conformité en Malaisie : pourquoi est-ce tellement plus facile avec Remote ?

Nous comprenons que le déménagement dans un autre pays peut être une expérience stressante, tant pour les employés que pour les employeurs. S'occuper des visas, de l'immigration, des exigences applicables aux nomades digitaux et des taxes prend beaucoup de temps et semble parfois insurmontable. Même les entreprises bien établies peinent à rester en conformité avec les règles et réglementations complexes couvrant l'emploi, les taxes et l'immigration.

C'est pourquoi de nombreuses entreprises choisissent de s'associer à un EOR, qui possède une expertise locale en matière d'embauche à l'étranger. Remote peut prendre en charge toutes les complexités liées au recrutement international, depuis l'intégration, les avantages sociaux et la paie jusqu'à la gestion des taxes internationales et la conformité avec le droit de l'immigration et du travail.

Pour en savoir plus sur les différents aspects de la relocalisation de vos employés, téléchargez le Guide du déménagement dans un autre pays de Remote, qui regorge de conseils sur la façon de faciliter le processus. Contactez-nous dès aujourd'hui pour nous poser toutes vos questions sur le déménagement de vos employés dans un autre pays ou pour en savoir plus sur nos services de parrainage de visas.

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