Ejemplo de plan contable para empresas de servicios

Un plan de cuentas enumera todos los nombres y números de las cuentas de una empresa para su contabilidad y teneduría de libros. Esto te permite hacer un seguimiento de los ingresos, gastos y otros datos financieros.

Un modelo de plan contable es una lista normalizada de nombres y números de cuenta que utilizan la mayoría de las empresas. Es una plantilla que te ayuda a configurar tus planes contables más rápidamente y a mejorar la precisión de los informes financieros de tu empresa.

Los ejemplos de planes de cuentas abarcan lo siguiente:

• Activos

• Pasivo

• Capital propio

• Ingresos

• Gastos

Estos gráficos no cubren las cuentas individuales ni las transacciones específicas de las empresas. Sin embargo, los modelos de planes de cuentas específicos de un sector pueden abarcar cuentas de sectores o modelos de negocio concretos.

Una vez configurado el plan contable básico, puedes añadir cuentas financieras específicas de la empresa si es necesario.

¿Cómo funciona un modelo de plan contable para una empresa de servicios?

Un plan contable estándar para una empresa de servicios consta de los siguientes tipos de cuentas:

Activos

Los activos son los recursos económicos de tu empresa de los que esperas obtener beneficios en el futuro, como los ingresos.

Las cuentas de activo corriente son las que esperas convertir en efectivo en el plazo de un año, mientras que las de activo no corriente son las que esperas convertir en efectivo en un año o más.

Entre las cuentas de activos que puede tener una empresa de servicios se incluyen las siguientes:

• Caja chica

• Equivalentes de efectivo

• Cuentas por cobrar

• Valores negociables

• Ordenadores

• Material de oficina

• Derechos de autor

• Seguro prepagado

Los activos se incluyen en el estado de situación financiera, también conocido como balance.

Pasivo

Los pasivos son obligaciones que tu empresa debe a otros y que puedes esperar pagar en el futuro. Suelen ser deudas.

Las deudas a corto plazo vencen dentro de un año, mientras que las deudas a largo plazo vencen dentro de un año o más.

Las cuentas de responsabilidad que puede tener una empresa de servicios incluyen las siguientes:

• Cuentas a pagar

• Préstamos a pagar

• Salarios a pagar

• Impuestos a pagar

Los pasivos son cuentas de balance.

Equidad

El patrimonio neto representa la parte de los activos de tu empresa a la que tienes derecho después de cumplir con los pasivos, es decir, los activos menos los pasivos.

Por ejemplo, si tuvieras 10.000 $ en activos y 6.000 $ en pasivos, tendrías 4.000 $ en patrimonio neto.

Las cuentas patrimoniales que puede tener una empresa de servicios son las siguientes:

• Beneficios no distribuidos

• Acciones preferentes

• Acciones ordinarias

• Capital desembolsado adicional

Los fondos propios son un tipo de cuenta del balance.

Ingresos

Los ingresos son los ingresos empresariales recibidos de las actividades operativas básicas. Por ejemplo, si tienes una empresa de consultoría, los honorarios de consultoría son tus ingresos.

Por otro lado, vender muebles de oficina NO son ingresos porque no eres una empresa de muebles. Eso se considera una ganancia.

Los ingresos de una empresa de servicios incluyen lo siguiente:

• Comisiones devengadas

• Ingresos por ventas

Los ingresos aparecen en las cuentas de pérdidas y ganancias de estas empresas, también llamadas cuentas de resultados.

Gastos

Los gastos representan salidas de dinero que tu empresa paga por diversos asuntos.

Los gastos de una empresa de servicios incluyen los siguientes:

• Gastos de alquiler

• Gastos de suministros

• Gastos de suministros

• Gastos de publicidad

• Gastos de amortización

• Sueldos y salarios

• Gastos varios

• Gastos de nómina

• Coste de las mercancías vendidas

Los gastos aparecen en la cuenta de resultados de la empresa.

Ganancias

Las ganancias son ingresos procedentes de actividades no operativas.

Vender muebles por más de lo que los compraste cuando no eres una empresa de muebles es un ejemplo habitual de ganancia. Otro ejemplo sería ganar un juicio por infracción de derechos de autor si no eres un bufete de abogados. Esto es una ganancia, ya que no está relacionado con tus operaciones.

Las ganancias aparecen en la cuenta de resultados de la empresa.

Pérdidas

Las pérdidas representan una salida de efectivo u otra forma de pérdida financiera en alguna otra actividad no operativa.

Un ejemplo sería si eres una empresa de consultoría y un juez te ordena pagar unos honorarios como parte de un acuerdo. Otro ejemplo podría ser la venta de un valor que la empresa posee con pérdidas.

Las pérdidas aparecen en la cuenta de resultados de la empresa.

Cómo codificar y categorizar un plan de cuentas

La contabilidad por partida doble divide todo en débitos y créditos. Algunas cuentas aumentan con los débitos, y otras lo hacen con los créditos:

• Débitos: Activos, pérdidas y gastos

• Créditos: Pasivo, patrimonio neto, ganancias e ingresos

Cada cuenta tiene un número único para facilitar la introducción y recuperación de datos. Las convenciones de numeración difieren según las empresas, pero generalmente siguen una serie que va del 100 al 599 o del 1000 al 5999.

Así es como podría ser:

• Cuentas de activos: 1000. Por ejemplo, las cuentas por cobrar podrían ser 1002

• Cuentas de pasivo: 2000. Por ejemplo, las cuentas a pagar podrían ser 2002

• Cuentas patrimoniales: 3000. Por ejemplo, los beneficios no distribuidos pueden ser 3001

• Cuentas de ingresos: 4000

• Cuentas de gastos: 5000

El pasivo y el activo corrientes suelen tener cifras más bajas en sus rangos respectivos que el activo y el pasivo a largo plazo.

Mejores prácticas del plan contable para una empresa de servicios

Aquí tienes algunos consejos y buenas prácticas para gestionar tu plan contable:

Revisa regularmente tu plan contable

Revisa periódicamente tu plan contable para asegurarte de que refleja las operaciones de tu empresa. Intenta hacerlo al menos una vez al año, quizá inmediatamente después de terminar las tareas de fin de año.

Al hacerlo, investiga las tendencias generales del sector en cuanto a leyes y reglamentos.

Tras tu revisión, asegúrate de que tienes todas las cuentas que necesitas para satisfacer tus necesidades actuales. Esto puede implicar añadir, modificar o eliminar cuentas. Ten cuidado con esto último, como explicaremos más adelante.

Utiliza programas informáticos que te ayuden a controlar los gastos

Las plataformas de seguimiento de gastos y otros programas pertinentes pueden ayudarte a mantener saldos contables precisos más fácilmente si pueden integrarse en tu programa de contabilidad.

El intercambio de datos entre tu programa de contabilidad y las plataformas de seguimiento de gastos o de nóminas ayuda a que los datos de las transacciones financieras fluyan automáticamente.

Evita la categorización complicada

Demasiadas categorías o un sistema de numeración demasiado complejo pueden provocar los siguientes problemas:

• Categorización incorrecta, que da lugar a estados financieros incorrectos o poco útiles

• Datos financieros poco claros si son demasiado granulares

• Ineficacia por categorizar demasiado granularmente

• Alto riesgo de error

Equilibra el detalle con la eficacia y la intuitividad. Necesitas suficientes categorías para hacer un seguimiento preciso de tus gastos y que tus datos sean útiles, pero no tantas como para que se produzca desorden y confusión.

No elimines inmediatamente las cuentas antiguas o pasadas

Ocasionalmente, puedes eliminar cuentas. Pero ten cuidado. Puedes necesitar datos anteriores por las siguientes razones:

• Revisar las transacciones financieras históricas

• Previsión de los resultados financieros futuros

• Realización de auditorías internas o externas

• Cumplir determinadas leyes y normativas

Durante cada revisión anual, examina detenidamente todas las cuentas de tu empresa para determinar si puedes eliminar alguna con seguridad. Si algunos ya no son necesarios, pero aún contienen registros financieros vitales, mantenlos inactivos en lugar de eliminarlos directamente.