Voorbeeldrekeningschema voor dienstverlenende bedrijven

In een rekeningstelsel staan alle namen en nummers van de rekeningen van een bedrijf voor de boekhouding. Hiermee kun je inkomsten, uitgaven en andere financiële gegevens bijhouden.

Een voorbeeldrekeningstelsel is een gestandaardiseerde lijst met rekeningnamen en -nummers die de meeste bedrijven gebruiken. Het is een sjabloon waarmee je je rekeningschema's sneller kunt opstellen en de nauwkeurigheid van de financiële verslaglegging van je bedrijf kunt verbeteren.

Voorbeeldrekeningschema's hebben betrekking op het volgende:

• Activa

• Verplichtingen

• Eigen vermogen

• Inkomsten

• Uitgaven

Deze diagrammen behandelen geen individuele rekeningen of transacties die specifiek zijn voor bedrijven. Sectorspecifieke voorbeeldrekeningen kunnen echter betrekking hebben op rekeningen voor bepaalde bedrijfstakken of bedrijfsmodellen.

Zodra je je basisrekeningstelsel hebt ingesteld, kun je indien nodig bedrijfsspecifieke financiële rekeningen toevoegen.

Hoe werkt een voorbeeldrekeningstelsel voor een dienstverlenend bedrijf?

Een standaard rekeningstelsel voor een dienstverlenend bedrijf bestaat uit de volgende rekeningtypes:

Activa

Activa zijn de economische middelen van je bedrijf waarvan je verwacht dat ze in de toekomst voordelen zullen opleveren, zoals inkomsten.

Rekeningen met vlottende activa zijn rekeningen waarvan je verwacht dat ze binnen een jaar worden omgezet in geld, terwijl rekeningen met vaste activa naar verwachting binnen een jaar of langer worden omgezet in geld.

Activarekeningen die een dienstverlenend bedrijf kan hebben, zijn onder andere de volgende:

• Kleine kas

• Kasequivalenten

• Debiteuren

• Verhandelbare effecten

• Computers

• Kantoorbenodigdheden

• Auteursrechten

• Vooruitbetaalde verzekering

Activa worden opgenomen op de balans, ook wel de balans genoemd.

Verplichtingen

Schulden zijn verplichtingen die je bedrijf aan anderen verschuldigd is en waarvan je kunt verwachten dat ze in de toekomst betaald zullen worden. Dit zijn vaak schulden.

Kortlopende schulden zijn binnen een jaar opeisbaar, terwijl langlopende schulden binnen een jaar of langer opeisbaar zijn.

Aansprakelijkheidsrekeningen die een dienstverlenend bedrijf kan hebben, zijn onder andere de volgende:

• Crediteuren

• Verschuldigde leningen

• Te betalen lonen

• Verschuldigde belastingen

Passiva zijn balansrekeningen.

Aandelen

Eigen vermogen geeft aan op hoeveel van de activa van je bedrijf je recht hebt nadat je aan de verplichtingen hebt voldaan - met andere woorden, activa minus verplichtingen.

Als je bijvoorbeeld $ 10.000 aan activa hebt en $ 6.000 aan passiva, dan heb je $ 4.000 aan eigen vermogen.

Vermogensrekeningen die een dienstverlenend bedrijf kan hebben, zijn onder andere de volgende:

• Ingehouden winst

• Preferente aandelen

• Gewone aandelen

• Extra gestort kapitaal

Eigen vermogen is een soort balansrekening.

Inkomsten

Opbrengsten zijn bedrijfsinkomsten uit operationele kernactiviteiten. Als je bijvoorbeeld een adviesbureau hebt, zijn advieskosten je inkomsten.

Aan de andere kant is de verkoop van kantoormeubilair GEEN omzet omdat je geen meubelbedrijf bent. Dat wordt beschouwd als winst.

Inkomsten voor een dienstverlenend bedrijf omvatten het volgende:

• Verdiende vergoedingen

• Verkoopopbrengst

Inkomsten verschijnen op de winst- en verliesrekeningen van deze bedrijven, ook wel winst- en verliesrekeningen genoemd.

Uitgaven

Uitgaven zijn de geldstromen die je bedrijf betaalt voor verschillende zaken.

Uitgaven voor een dienstverlenend bedrijf omvatten het volgende:

• Huurkosten

• Nutsvoorzieningen

• Kosten voor benodigdheden

• Reclamekosten

• Afschrijvingskosten

• Salarissen en lonen

• Diverse uitgaven

• Loonkosten

• Kosten van verkochte goederen

Uitgaven verschijnen op de resultatenrekening van het bedrijf.

Aanwinsten

Winsten zijn inkomsten uit niet-operationele activiteiten.

Meubels verkopen voor meer dan je ze hebt gekocht terwijl je geen meubelbedrijf bent, is een veelvoorkomend voorbeeld van winst. Een ander voorbeeld is het winnen van een rechtszaak wegens schending van het auteursrecht als je geen advocatenkantoor bent. Dit is winst omdat het geen verband houdt met je activiteiten.

Winsten verschijnen op de resultatenrekening van het bedrijf.

Verliezen

Verliezen vertegenwoordigen een uitstroom van kasmiddelen of een andere vorm van financieel verlies op een andere niet-operationele activiteit.

Een voorbeeld hiervan is als je een adviesbureau bent en een rechter je opdraagt een vergoeding te betalen als onderdeel van een schikking. Een ander voorbeeld kan de verkoop zijn van een waardepapier dat het bedrijf met verlies bezit.

Verliezen verschijnen op de resultatenrekening van het bedrijf.

Een rekeningstelsel coderen en categoriseren

Een dubbele boekhouding splitst alles op in debiteringen en crediteringen. Sommige rekeningen stijgen met debet, en andere met credit:

• Debet: Activa, verliezen en kosten

• Kredieten: Verplichtingen, eigen vermogen, winsten en opbrengsten

Elke account krijgt een uniek nummer om gegevens eenvoudig in te voeren en terug te vinden. De nummeringsconventies verschillen per bedrijf, maar over het algemeen volgen ze een reeks van 100-599 of 1000-5999.

Hier zie je hoe dat eruit zou kunnen zien:

• Activarekeningen: 1000. Debiteuren zijn bijvoorbeeld 1002

• Aansprakelijkheidsrekeningen: 2000. Crediteuren kunnen bijvoorbeeld 2002 zijn

• Rekeningen met eigen vermogen: 3000. De ingehouden winst kan bijvoorbeeld 3001 zijn

• Inkomstenrekeningen: 4000

• Onkostenrekeningen: 5000

Kortlopende verplichtingen en activa hebben de neiging om lagere aantallen te hebben in hun respectievelijke bereik dan langlopende activa en verplichtingen.

Best practices rekeningstelsel voor een dienstverlenend bedrijf

Hier zijn een paar tips en best practices voor het beheren van je rekeningstelsel:

Controleer je rekeningstelsel regelmatig

Controleer je rekeningstelsel regelmatig om er zeker van te zijn dat het de activiteiten van je bedrijf weerspiegelt. Probeer dit minstens één keer per jaar te doen - misschien meteen nadat de eindejaarstaken zijn afgerond.

Onderzoek daarbij de algemene trends in de sector met betrekking tot wetten en regels.

Controleer na je beoordeling of je alle accounts hebt die je nodig hebt voor je bestaande behoeften. Dit kan het toevoegen, wijzigen of verwijderen van accounts inhouden. Wees voorzichtig met het laatste, zoals we later uitleggen.

Gebruik software om uitgaven bij te houden

Platforms voor het bijhouden van onkosten en andere relevante software kunnen je helpen om eenvoudiger nauwkeurige rekeningsaldi bij te houden als ze kunnen worden geïntegreerd in je boekhoudsoftware.

De gegevensuitwisseling tussen je boekhoudsoftware en platforms voor onkostentracking of payroll helpt financiële transactiegegevens automatisch te laten stromen.

Vermijd ingewikkelde categorisatie

Te veel categorieën of een te ingewikkeld nummeringssysteem kan leiden tot de volgende problemen:

• Onjuiste categorisatie, wat leidt tot onjuiste of onduidelijke financiële overzichten

• Onduidelijke financiële gegevens als ze te gedetailleerd zijn

• Inefficiëntie door te grofmazig categoriseren

• Een hoog risico op fouten

Breng details in balans met efficiëntie en intuïtiviteit. Je hebt genoeg categorieën nodig om je uitgaven nauwkeurig bij te houden en je gegevens bruikbaar te maken, maar niet zoveel dat er rommel en verwarring ontstaat.

Verwijder oude of verouderde accounts niet meteen

Soms kun je accounts verwijderen. Maar wees voorzichtig. Je kunt gegevens uit het verleden nodig hebben om de volgende redenen:

• Historische financiële transacties beoordelen

• Toekomstige financiële prestaties voorspellen

• Interne of externe audits uitvoeren

• Voldoen aan bepaalde wetten en regels

Kijk bij elk jaarlijks onderzoek goed naar alle rekeningen van je bedrijf om te bepalen of je er veilig een kunt verwijderen. Als sommige niet meer nodig zijn, maar nog wel vitale financiële gegevens bevatten, houd ze dan inactief in plaats van ze helemaal te verwijderen.