Permisos de trabajo y visados en Polonia: guía para la empresa

Si quieres contratar a un empleado en Polonia o trasladar a un miembro de tu equipo a ese país, tendrás que asegurarte de que tiene el estatus jurídico adecuado.

Las leyes polacas de inmigración pueden ser complejas, sobre todo si no sabes bien cómo funciona la contratación internacional. Cuando contratas en el extranjero, tienes que atenerte a la legislación laboral y de impuestos local y garantizar el cumplimiento normativo a la hora de pagar y gestionar a los empleados.

En este artículo, explicaremos cómo funcionan los permisos de trabajo y cuál es el proceso de obtención de visados de trabajo en Polonia, los requisitos y los procedimientos para obtener el patrocinio de visados de trabajo para empleados. También veremos brevemente cómo un empleador por cuenta ajena como Remote puede facilitarte la contratación en Polonia.

La importancia del cumplimiento normativo en materia de inmigración en Polonia

El auge del trabajo remoto significa que ahora los trabajadores pueden trabajar en todo el mundo sin dejar de viajar. En respuesta, muchos países han introducido leyes que restringen la posibilidad de trabajar con un visado de turista.

En 2023 entró en vigor en Polonia una nueva normativa sobre el trabajo a distancia, que impone a las empresas nuevas obligaciones para garantizar la existencia de disposiciones de apoyo a los trabajadores a distancia. 

Si se descubre que una persona trabaja ilegalmente, puede ser multada y expulsada del país. Si los empresarios contratan a personas sin el permiso de trabajo correcto, también pueden recibir fuertes penalizaciones o se les puede vetar el trabajo en el país.

Dadas estas estrictas normas, las empresas deben asegurarse de que los miembros de su equipo trabajan conforme a la ley y que cumplen siempre la legalidad local.

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¿Quién puede trabajar en Polonia?

Los extranjeros que pueden permanecer legalmente en Polonia y tienen permiso de trabajo pueden trabajar legalmente en el país. Los titulares de una tarjeta de residencia con la nota de «acceso al mercado laboral» también pueden trabajar sin solicitar visado. 

Sin embargo, quienes solo tengan visado de turista o para visitar a amigos o familiares no pueden realizar ningún trabajo remunerado. Los ciudadanos de la Unión Europea, así como los ciudadanos de Noruega, Islandia, Liechtenstein y Suiza, y sus familiares pueden trabajar legalmente en Polonia sin permiso de trabajo. También hay algunos países de fuera de la UE y de Europa occidental que tienen acceso al mercado laboral polaco. Por ejemplo, quienes tengan la nacionalidad moldava, ucraniana, armenia, georgiana, rusa o bielorrusa podrán trabajar legalmente en Polonia. 

Sin embargo, los ciudadanos de estos países solo pueden trabajar sin visado durante un máximo de seis meses por cada periodo de 12 meses. Si superan este límite, entonces la empresa polaca para la que trabajen tendrá que presentar una declaración especial a la oficina de trabajo, indicando que desea contratarlos con un contrato de trabajo de larga duración. 

También existe la posibilidad de solicitar un permiso de trabajador de temporada, que permite al extranjero trabajar en Polonia durante nueve de cada doce meses consecutivos.

¿Necesitan los extranjeros un visado de trabajo o un permiso de trabajo en Polonia?

Sí, en general, quienes no tengan la nacionalidad polaca necesitan un permiso de trabajo legal para poder trabajar en Polonia. Como ya hemos explicado, hay varios países cuyos ciudadanos no tienen que solicitar un visado de trabajo o permiso de trabajo si deciden quedarse durante poco tiempo. 

Quienes puedan entrar sin visado necesitan únicamente el pasaporte para entrar a Polonia (para los ciudadanos de la UE, el documento nacional de identidad). Sin embargo, deben recordar que solo pueden realizar trabajos en régimen de exención de visado durante un máximo de 90 días en cada periodo de 180 días. Si desean trabajar en el país durante más tiempo, deben solicitar un permiso de residencia (al cual tienen derecho los ciudadanos de la UE que lo soliciten).

¿Cómo se aplica el visado Schengen? 

Los ciudadanos de algunos países necesitan un visado Schengen para entrar en cualquier país del espacio Schengen (Polonia pertenece al espacio Schengen). 

La buena noticia para las empresas es que un particular también puede solicitar un visado Schengen de negocios, que le permite únicamente seguir su agenda de negocios actual mientras se encuentra en territorio Schengen. Por tanto, si el empleado tuviera que pasar unas semanas en territorio polaco para representar tus intereses, podría hacerlo con total seguridad con este documento.

No obstante, es fundamental comprender que un visado Schengen de negocios no funciona como un permiso de trabajo, es decir, no concede a su titular acceso al mercado laboral local. 

Dicho esto, si un trabajador tiene un visado de trabajo nacional polaco (tipo D), del que hablamos más adelante en este artículo, se le permitiría automáticamente buscar trabajo no solo en Polonia, sino también en otros Estados del Espacio Schengen.

¿Cómo se utiliza la tarjeta azul de la Unión Europea?

La tarjeta azul de la Unión Europea es un permiso de residencia especial y temporal que se concede a quienes desean entrar en la UE para tener un «trabajo altamente cualificado». Se les concede a los extranjeros cuyas cualificaciones registren una gran demanda en el país al que quieren trasladarse. 

La tarjeta da derecho a la persona a realizar el tipo de trabajo que ha declarado en su solicitud. Tiene una validez de entre tres meses y tres años.

Para solicitar una tarjeta azul, el solicitante debe cumplir al menos uno de los siguientes criterios:

• Tener un título de enseñanza superior relacionado con el tipo de trabajo que quiere desempeñar.

• Demostrar que tiene al menos cinco años de experiencia laboral en el campo (que puede considerarse equivalente a los años dedicados a la educación formal).

¿Cuáles son los requisitos para obtener un visado de trabajo en Polonia?

Los requisitos dependen del tipo de visado de trabajo o permiso de trabajo para Polonia que solicite el extranjero. También varían en función de si entran en el país para trabajar para una empresa concreta o quieren lanzarse a la búsqueda de empleo.

Si un extranjero quiere realizar un trabajo comercial para su propia empresa, pero no busca empleo, el visado Schengen de negocios puede ser la opción adecuada. En cambio, otros podrían recibir la invitación de una empresa para entrar en el país, y aprovechar así sus competencias de alto nivel o únicas, como ocurre con la tarjeta azul. 

Como ya hemos dicho, los ciudadanos de algunos países (sobre todo de Estados miembros de la UE) pueden ser contratados en las mismas condiciones que tus empleados polacos a tiempo completo, siempre que se registren como residentes.

Antes de solicitar un visado en Polonia, tienes que tener en cuenta la nacionalidad del trabajador, la duración de su contrato y las circunstancias de su trabajo.

¿Cuáles son los tipos de visado para estancias de larga duración en Polonia?

En Polonia, los visados de larga duración se conocen como visado polaco tipo D, o visado nacional. Los ciudadanos de países no pertenecientes a la UE ni al EEE que quieran residir en el país entre 91 y 365 días al año deben solicitar este documento. 

Los visados tipo D se conceden con más frecuencia para la reagrupación familiar, el trabajo y la obtención de estudios superiores. También se concede a cualquier persona con raíces polacas, que pueda presentar un carné de identidad polaco. 

Algunos visados tipo D se conceden para múltiples entradas en el país, mientras que otros solo permiten entrar en Polonia una o dos veces. Veamos los principales tipos de visados nacionales con los que se puede trabajar. Para consultar la lista completa de visados tipo D, incluidos los que no requieren permiso de trabajo, visita el servicio para migrantes.

¿Cómo se solicita un permiso de trabajo en Polonia?

Si quieres contratar a un extranjero, tendrás que solicitar un permiso de trabajo en su nombre en la oficina local del Voivodato. Para ello, tendrás que presentar los siguientes documentos:

• Formulario de solicitud

• Justificante del pago de las tasas de solicitud

• Prueba de la situación legal de la empresa, expedida por el Registro Judicial Nacional

• Registros de la actividad económica de la empresa

• Pasaporte escaneado del empleado

• Confirmación del seguro de enfermedad

• Escritura de sociedad

• Cuentas de resultados del empresario

• Copia del contrato de trabajo

Ten en cuenta que las empresas que contratan a extranjeros con un permiso de trabajo tienen las mismas obligaciones hacia ellos que hacia los ciudadanos polacos. Por tanto, antes de contratar a un ciudadano no europeo, deberías hacer lo siguiente:

• Comprobar si tienen un permiso de residencia válido.

• Copiar el permiso de residencia y conservarlo archivado hasta que finalice la relación laboral.

• Preparar y firmar un contrato por escrito, de acuerdo con las condiciones del permiso de trabajo.

• Compartir una copia del permiso de trabajo con tu empleado internacional.

• Informar al extranjero de lo que tendrá que hacer para obtener el permiso de trabajo o prorrogarlo. 

• Informar al Voivodato en un plazo de siete días si el extranjero:

  • No empieza a trabajar en los tres meses siguientes a la expedición del permiso de trabajo.

  • Deja de trabajar durante más de tres meses.

  • Finaliza el empleo tres meses antes de la caducidad del permiso. 

Por suerte, si trabajas con un socio como Remote, puedes acelerar considerablemente este proceso. En Remote nos encargaremos de las comprobaciones legales de los requisitos en tu nombre. Lo único que tienes que hacer es pedirle a la empresa que envíe la documentación adecuada a nuestra plataforma.Nuestro equipo experto en movilidad comprobará si se reúnen los requisitos laborales para garantizar que el permiso de trabajo proporcionado es válido. Si resulta que no es válido o no se ha presentado, te ayudaremos a conseguirlo lo antes posible. 

¿Cómo se consigue un visado de trabajo para Polonia?

Para obtener un visado de trabajo para Polonia, el trabajador tiene que presentar la siguiente documentación:

• Un pasaporte válido: no puede caducar en los próximos seis meses.

• Debes cumplimentar un formulario de solicitud de visado a través del sistema e-Konsulat. Debe estar impreso y firmado.

• Fotos carnet en color. Las dimensiones son las mismas que en el visado Schengen.

• Itinerario de vuelo

• El seguro médico de viaje cubre al menos 30 000 €. Tras llegar a Polonia, el trabajador tendrá que solicitar un seguro de enfermedad de larga duración a través del Fondo Nacional Polaco de Salud o de una aseguradora privada.

• Prueba de alojamiento

• Versión original y copia del permiso de trabajo, que debe facilitar la empresa

• Carta de contratación, firmada por el empresario. Tiene que incluir el puesto de trabajo, el salario y otros detalles del empleo.

• Certificado de trabajo o CV. Todos los documentos que aumenten la credibilidad del empleado y demuestren que cumple los requisitos del puesto deben adjuntarse a la solicitud.

• Certificado de antecedentes penales, para demostrar la ausencia de antecedentes penales. 

Tras recibir el permiso de trabajo, o una declaración, el trabajador debe dirigirse al consulado de Polonia en el país donde resida para obtener el visado de trabajo.

Por término medio, se tarda hasta 12 días en tramitar la solicitud de un visado de trabajo para Polonia. Sin embargo, a veces puede tardar hasta seis semanas. Por eso es muy recomendable solicitar un visado de trabajo al menos 2 meses antes de llegar.  

¿Cuál es el proceso para obtener el patrocinio del visado de trabajo para empleados en Polonia?

Una empresa puede patrocinar un visado no solo para los que quieren entrar en Polonia con un visado de trabajo para Polonia, sino también para los que ya estén establecidos legalmente en el país.

En el primer caso, la parte contratante deberá aportar una carta u otro tipo de declaración formal, en la que manifieste su disposición a contratar al extranjero. Estas declaraciones se presentan y archivan en la oficina regional de trabajo. Una vez obtenido el documento, la persona debe concertar una cita en el consulado de Polonia más cercano y solicitar el visado. A la llegada del trabajador al país, la empresa está obligada por ley a conservar copias de los documentos que certifiquen la legalidad de la contratación del extranjero. Deben presentarse a las autoridades competentes, en caso de que estas visiten la sede de la empresa.

Mientras tanto, si quieres contratar a un extranjero que resida actualmente en Polonia con un visado nacional, debes comprobar si su permiso de residencia le permite acceder al mercado laboral. Si no es así, tendrás que solicitar un tipo de visado de trabajo o permiso de trabajo para Polonia.

Aunque se trata de un proceso complejo y largo, la buena noticia es que puedes asociarte con un experto como Remote, que se encargará de hacer los trámites por ti como parte del servicio de reubicación. Nuestro equipo de movilidad te ayudará a asegurarte de que cumples la legalidad al contratar y trasladar empleados a Polonia.

¿Cuáles son los requisitos de visado para los nómadas digitales en Polonia?

Actualmente, Polonia no ofrece un visado especial para nómadas digitales. Los que no son ciudadanos de la UE deben ser contratados por una empresa polaca para poder establecerse en el país. 

Los nómadas digitales pueden solicitar los siguientes visados como alternativa al visado para nómadas digitales que ofrecen otros países: 

¿Qué es el visado para autónomos de Polonia?

Este tipo de visado es válido hasta dos años, y puede renovarse si es necesario. Para ello, las nómadas digitales deben tener como clientes a marcas polacas. Tener solo internacionales no será suficiente. Hay tres tipos de contratos de autónomos, los cuales pueden utilizarse cuando se trabaja de manera remota en Polonia.

• Umowa zlecenie: es el contrato de trabajo más popular, que regula la relación entre el empresario y el autónomo/empleado. Ofrece una fiscalidad más favorable, y es más fácil de rescindir en caso necesario.

• Contrato B2B: este tipo de acuerdo requiere que el autónomo cree una empresa y emita facturas a la parte contratante. Son responsables de pagar sus propios impuestos y no están sujetos a ninguna prestación. 

• Umowa o dzieło: los autónomos cobran por una tarea concreta en lugar de por las horas que han dedicado a completarla.

¿Qué es el visado polaco tipo C?

También se le llama visado Schengen. Permite a los extranjeros vivir en Polonia o en cualquier otro país que forme parte del espacio Schengen durante un máximo de tres meses en un plazo de 180 días. Es un visado de corta duración, y los nómadas digitales no tienen que pagar impuestos al gobierno polaco.

¿Qué es el visado tipo D de Polonia?

Es un permiso de residencia de larga duración. Los extranjeros tienen derecho a permanecer en Polonia más de tres meses, tanto de forma ininterrumpida como en varias estancias sucesivas. Sin embargo, su estancia total con el mismo visado no puede superar un año. Pasado este tiempo, tienen que renovarlo.

Conocer bien los visados y permisos de trabajo en Polonia con Remote

Sabemos que la reubicación puede ser estresante tanto para los empleados como para las empresas. Aparte de comprender los requisitos de visado y gestionar el papeleo, también tendrás que asegurarte de que cumples la legalidad laboral local al contratar y pagar a empleados en el extranjero.

Trabajar con Remote puede hacer que la contratación global sea un proceso sencillo y sin estrés. Remote puede ayudarte a minimizar los riesgos legales al gestionar procesos de RR. HH. como la integración de empleados, las nóminas y las prestaciones. Remote también puede ayudarte a hacer lo siguiente:

• Gestionar el proceso relacionado con visados e inmigración.

• Evitar el riesgo de establecimiento permanente.

• Comprender la fiscalidad internacional.

• Mantener la conformidad con la legislación laboral local.

Para que la reubicación sea lo más ágil posible, echa un vistazo a nuestra guía para la reubicación. También puedes ponerte en contacto con nuestros gurús de la movilidad para que te orienten sobre cómo reubicar a tus empleados en Polonia de inmediato.

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