Vorlage für Richtlinien zur bezahlten Auszeit (PTO)

Eine klare und konsistente PTO-Richtlinie (Paid Time Off) schafft Vertrauen, unterstützt das Wohlbefinden der Mitarbeiter:in und hilft Ihrem Unternehmen, grenzübergreifend konform zu bleiben. Mit dieser einfachen, flexiblen Vorlage können Sie den Ansatz Ihres Unternehmens für bezahlten Urlaub ganz einfach definieren, unabhängig davon, wo Ihr Team ansässig ist.

Wichtig: Bevor Sie diese Vorlage verwenden, überprüfen Sie lokale Arbeitsgesetze und kulturelle Normen, in denen Ihre Mitarbeiter arbeiten. Die Ansprüche der Zapfwelle sind je nach Land oder Region sehr unterschiedlich.

Anpassbare PTO Richtlinie Vorlage

[Ihr Firmenname]
[Firmenadresse]
[Email]
[Telefonnummer] (optional)

Datum des Inkrafttretens: [Startdatum einfügen] 

1. Zweck der PTO-Richtlinie 

Diese Richtlinie beschreibt, wie [Firmenname] bezahlte Auszeiten (PTO) für berechtigte Mitarbeiter verwaltet. Sie beschreibt, wer für Urlaub in Frage kommt, wie Zapfwelle verdient oder angesammelt wird, wie der Prozess der Beantragung von Auszeit und wie mit ungenutzter Zeit umgegangen wird. Ziel ist es, team- und standortübergreifend Konsistenz, Fairness und operative Klarheit sicherzustellen.

2. Förderfähigkeit 

Diese Richtlinie gilt für [alle Vollzeitbeschäftigten / Mitarbeiter, die mehr als X Stunden pro Woche arbeiten], wie in den Einstufungsstandards für Beschäftigung von [Firmenname] definiert. Die Zulassung für eine Zapfwelle kann abhängig von Faktoren wie Beschäftigung (z. B. Teilzeit-, Zeit- oder Vertrag), Standort und geltend lokalen Vorschriften variieren. Besondere Ansprüche sollten im Angebotsschreiben oder in der Vereinbarung über Beschäftigung jedes Mitarbeiter:in bestätigt werden.

3. Zapfwellenstruktur

[Wählen und passen Sie eine der folgenden Optionen auf der Grundlage der Richtlinie Ihres Unternehmens an] 

[Option A] Unbegrenzte Zapfwelle

[Firmenname] bietet eine unbegrenzte Richtlinie für berechtigte Mitarbeiter. Je nach Bedarf kann eine Auszeit genommen werden, vorbehaltlich der Zustimmung des Managers und einer angemessenen Teamabdeckung. Zwar gibt es keine feste Grenze, aber die Arbeitnehmer werden ermutigt, sich mindestens [X] Tage pro Jahr zu nehmen, um Work-Life-Balance und Wohlbefinden zu unterstützen.

Diese Richtlinie basiert auf gegenseitigem Vertrauen und gegenseitiger Rechenschaftspflicht, und alle Auszeitanträge müssen über [HR-Plattform oder -Prozess] eingereicht und aufgezeichnet werden.

[Option B] Periodenabhängige Zapfwelle

Arbeitnehmer erhalten bezahlte Freistunden nach Dienstdauer und Beschäftigung. Der Standardplan für die jährlichen Periodenabschlüsse lautet wie folgt:

• 0–2 Dienstjahre: 15 Tage pro Jahr
• 3–5 Dienstjahre: 20 Tage pro Jahr
• 6+ Jahre Betriebszugehörigkeit: 25 Tage pro Jahr
  
  

Alternativ kann die Zapfwelle wie folgt anfallen:

Die Mitarbeiter erhalten [X] Stunden Zapfwelle pro [Monat/Bezahlungszeitraum], maximal [Y] Stunden jährlich.

Die Zapfwellenanrechnung beginnt am [Anfangsdatum der Mitarbeiter:in / nach einer Probezeit von X Tagen]. Angesammelter Urlaub kann über [HR-Systemname] eingesehen und verwaltet werden.

4. So Anforderung Sie eine Auszeit

PTO-Anfragen müssen mindestens [X Tage] im Voraus über [Ihre HR-Plattform / an einen Manager] gestellt werden.

In Ihrer Anforderung enthalten:

• Gewünschte Termine
• Abdeckung oder Übergabeplan (falls geltend)
  
  

Manager überprüfen und reagieren innerhalb von [X Werktagen] unter Berücksichtigung der Teamverfügbarkeit und Projektzeitpläne. Wenn mehrere Mitarbeiter überschneidende PTO-Termine Anforderung, wird die Genehmigung auf einer Kombination von Faktoren basieren, darunter:

• Reihenfolge des Eingangs der Anfragen
• Geschäfts- und Betriebsanforderungen
• Abdeckungsverfügbarkeit im Team
• Frühere Urlaubshistorie (um einen gerechten Zugang zur Auszeit sicherzustellen)
  
  

5. PTO-Genehmigungsverfahren

Manager sind dafür verantwortlich, PTO-Anträge zeitnah, konsistent und fair zu prüfen und zu genehmigen. Alle Genehmigungen müssen innerhalb der benannten HR-Plattform dokumentiert werden, um Transparenz sicherzustellen, genaue Aufzeichnungen zu führen und die organisatorische Aufsicht zu unterstützen.

6. Übertragung

[Firmenname] wendet die folgende Richtlinie bezüglich nicht genutzter bezahlter Auszeiten (PTO) am Ende jedes Kalenderjahres an.

[Wählen Sie die entsprechende Option]

• Keine Übertragung: Ungenutzte Zapfwelle läuft am 31. Dezember jeden Jahres ab und rollt nicht ins Folgejahr.
  
  
• Begrenzte Übertragung: Arbeitnehmer können bis zu [X] Tage ungenutzte Zapfwelle in das nächste Kalenderjahr übertragen. Jedes Guthaben, das dieses Limit überschreitet, verfällt.
  
  
• Unbegrenzte Übertragung: Arbeitnehmer können alle ungenutzten Zapfwellen von Jahr zu Jahr uneingeschränkt übertragen.
  
  

geltend muss übertragener Urlaub bis zum [Verfallsdatum] genutzt werden. Alle Zapfwellensalden und Übertragungslimits werden über [HR-System/Plattformname] verfolgt und verwaltet.

7. Zapfwellenauszahlung bei Beendigung

Nach der Trennung vom Unternehmen, sei es aufgrund von Kündigungen, Kündigungen oder anderen Umständen , haben die Mitarbeiter nach den geltenden lokalen Gesetzen und Vorschriften Anspruch auf Zahlung für nicht genutzte, aufgelaufene Zapfwellen.

Die endgültigen Zapfwellensalden werden ab dem letzten Arbeitstag des Mitarbeiter:in berechnet und im Rahmen der abschließenden Gehaltsprüfung verarbeitet. Alle Time-Off-Aufzeichnungen müssen in [Personalsystem/Plattformname] auf dem neuesten Stand gehalten werden, um eine genaue Berechnung und Rechtskonformität sicherzustellen.

8. Feiertage

Feiertage werden getrennt von der Zapfwelle betrachtet und nicht auf die Zapfwellenbilanz eines Mitarbeiter:in angerechnet.

Die Berechtigung für bezahlte Feiertage wird auf der Grundlage des primären Arbeitsplatzes des Mitarbeiter:in und des geltend nationalen oder regionalen Feiertagskalenders festgelegt. [Firmenname] führt für jeden unterstützten Standort eine Liste der eingehaltenen Feiertage, die den Mitarbeitern über [HR-System/Plattformname] zugänglich ist.

Mitarbeiter, die in Ländern mit variablen oder ortsspezifischen Feiertagen arbeiten, werden den Zeitplan entsprechend ihrer Gerichtsbarkeit einhalten.

9. Krankschreibungen und andere Urlaubsarten

PTO gilt nicht für andere Urlaubsformen wie Krankheitsurlaub, Elternurlaub oder Trauerurlaub. Diese Arten von Abwesenheiten unterliegen gesonderten Richtlinien und können besonderen lokalen Gesetzen und Zulassungsvoraussetzungen unterliegen.

10. Rechtskonformität

Diese Richtlinie ist als allgemeiner Rahmen gedacht und kann so angepasst werden, dass sie in jeder Gerichtsbarkeit, in der [Firmenname] tätig ist, mit den geltenden Arbeitsgesetzen erfüllt, konform ist mit diesen. Im Falle eines Konflikts zwischen dieser Richtlinie und lokalen gesetzlichen Anforderungen haben die Bestimmungen des jeweiligen lokalen Rechts Vorrang.

So erstellen Sie eine funktionierende PTO-Richtlinie   

Eine starke PTO-Richtlinie ist mehr als ein Dokument mit Zusatzleistungen, Benefits, Sonderleistungen – sie ist die Grundlage für Vertrauen, Klarheit und Konsistenz in Ihrem Unternehmen. Ganz gleich, ob Sie Ihre erste Richtlinie erstellen oder eine bestehende Richtlinie überarbeiten:

1. Beginn mit Rechtskonformität

Verstehen Sie die Arbeitsgesetze in jeder Gerichtsbarkeit, in der Sie Menschen beschäftigen. Dazu gehören:

• Gesetzlicher Mindesturlaub oder Urlaubsansprüche
• Kostenpflichtige Feiertagsanforderungen
• Übertragungslimits und Ablauffristen
• Zahlungsverpflichtungen der Zapfwelle nach Beendigung
  
  

Beachten Sie, dass Gesetze nicht nur von Land zu Land, sondern auch von Bundesland, Provinz oder Region variieren können.

2. Wählen Sie eine Richtlinie, die zu Ihrer Organisation passt

Wählen Sie ein Zapfwellenmodell, das auf die Unternehmenskultur, Teamstruktur und Rechtskonformität abgestimmt ist. Zum Beispiel 

• Unbegrenzte Zapfwelle kann in ergebnisorientierten Umgebungen gut funktionieren, erfordert jedoch klare Erwartungen und eine konsistente Nachverfolgung.
• Die periodengerechte Zapfwelle bietet Transparenz und Berechenbarkeit und kann an einigen Standorten erforderlich sein.
  
  

Auch hybride Ansätze (z.B. Mindestbasis und zusätzliche flexible Tage) sind möglich.

3. Klare Verfahren definieren

Legen Sie fest, wie Mitarbeiter freie Anforderungen stellen sollten, wie viel Kündigung erforderlich ist und wie Entscheidungen getroffen werden. Stellen Sie sicherstellen, dass Ihre PTO-Richtlinie-Adressen:

• Wie PTO verfolgt und gemeldet wird
• Wer genehmigt Anträge und innerhalb welcher Frist
• Was passiert, wenn mehrere Mitarbeiter Terminüberschneidungen Anforderung

Klare Dokumentation verhindert Missverständnisse und sorgt für Fairness und Vertrauen über alle Teams hinweg.

4. Adressübertragung, Verfall und Auszahlung

Lassen Sie die Mitarbeiter wissen, was mit ungenutztem Urlaub am Jahresende passiert:

• Gibt es eine maximale Anzahl von Tagen, die sie übertragen können?
• Verlieren sie Zapfwellen, wenn sie nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums verwendet werden?
• Werden sie für ungenutzten Urlaub bezahlt, wenn sie das Unternehmen verlassen?

Diese Regeln sollten mit den lokalen gesetzlichen Anforderungen übereinstimmen und für die Mitarbeiter leicht verständlich sein.

5. Unterstützen Sie eine gesunde Auszeitkultur

Ermutigen Sie die Mitarbeiter, sich regelmäßig freizunehmen, nicht nur, wenn es erforderlich ist. Bedenken Sie:

• Festlegung von Mindestnutzungsrichtlinien
• Mit gutem Beispiel vorangehen auf Führungsebene
• Überprüfung der PTO-Nutzungsdaten auf Burnout-Risiken oder Unternutzung

Ein durchdachter Umgang mit einer Auszeit hilft, das Wohlbefinden der Mitarbeiter:in zu schützen und die Aufbewahrung zu verbessern.

6. Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Richtlinie regelmäßig

Die Erwartungen an die Zapfwelle entwickeln sich ebenso wie die Vorschriften und der Bedarf an Arbeitskräften. Überprüfen Sie Ihre Richtlinie mindestens einmal im Jahr, um sie sicherzustellen:

• Bleibt konform
• Passt sich Ihren betrieblichen Gegebenheiten an
• Spiegelt Ihre Werte und Kultur wider
  
  

Laden Sie die Mitarbeiter ein, ihr Feedback zur PTO-Richtlinie mitzuteilen – was gut funktioniert, was unklar ist und wie diese verbessert werden könnte. Ihre Beiträge können Ihnen helfen, eine Richtlinie zu entwickeln, die das gesamte Team wirklich unterstützt.

Müheloses Zapfwellenmanagement mit Remote HRIS

Die Verwaltung von Zapfwellen über Teams und sogar Länder hinweg kann eine Herausforderung werden und einen manuellen Administrator aufbauen. Eine zentralisierte Plattform wie Remote HRIS kann das periodengerechte Tracking automatisieren, regionsspezifische Richtlinien konfigurieren und ein einheitliches, konformes Zapfwellenmanagement in Ihrem gesamten Unternehmen sicherstellen.

Mit Remote HRIS können Sie:

• Erstellen Sie maßgeschneiderte PTO-Richtlinien für verschiedene Teams, Rollen oder Länder
• Automatisieren Sie auf regionalen Regeln basierende Leistungsbilanzen, Übertragungen und Genehmigungsworkflows
• Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze und behördlicher Anforderungen
• Zentralisieren Sie die Urlaubsverfolgung in einem intuitiven Dashboard für volle Transparenz
• Befähigen Sie Mitarbeiter mit Self-Service-Tools zur Anforderung, Überprüfung und Planung ihrer Auszeit
  
  

Remote HRIS reduziert die manuelle Nachverfolgung von Zapfwellen und standardisiert die Prozesse. So können sich Ihre Personal- und Finanzteams auf strategischere Initiativen konzentrieren – und gleichzeitig den Mitarbeitern Klarheit und Vertrauen in die Verwaltung ihrer Freizeit geben.

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Haftungsausschluss: Diese Vorlage dient nur zu Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar.