Autorisations de travail et visas en Pologne : guide de l'employeur

Si vous souhaitez embaucher un employé en Pologne ou transférer un membre de votre équipe dans ce pays, vous devez vous assurer que cette personne possède le statut juridique approprié.

Le droit polonais de l'immigration peut être complexe, surtout si vous n'avez pas toutes les connaissances nécessaires en matière de recrutement international. Lorsque vous embauchez à l'étranger, vous devez respecter le droit du travail et le droit fiscal du pays, tout en garantissant votre conformité légale lorsque vous payez et gérez vos employés.

Dans cet article, nous vous présentons les autorisations de travail et les démarches d'obtention d'un visa de travail en Pologne, ainsi que les critères d'éligibilité et les procédures de parrainage de vos employés pour l'obtention d'un visa de travail. Nous ajouterons aussi quelques mots sur la façon dont un Employer of record comme Remote peut faciliter vos embauches en Pologne.

L'importance de la conformité en matière d'immigration en Pologne

​​L'essor du télétravail permet aux talents de travailler dans le monde entier tout en voyageant. Face à cette situation, de nombreux pays ont adopté des lois interdisant aux personnes de travailler avec un visa de tourisme.

Une nouvelle réglementation sur le travail à distance, entrée en vigueur en Pologne en 2023, impose de nouvelles obligations aux employeurs qui doivent désormais veiller à la mise en place de certaines mesures de soutien aux télétravailleurs. 

Les personnes travaillant illégalement s'exposent à des amendes et à l'expulsion. Réciproquement, un employeur qui embauche une personne sans autorisation de travail appropriée s'expose à de lourdes pénalités et/ou à une interdiction d'exercer dans le pays.

Compte tenu de ces règles strictes, les entreprises doivent s'assurer que les membres de leur équipe travaillent en toute légalité et sont toujours conformes au droit local.

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Qui est éligible pour travailler en Pologne ?

Les étrangers autorisés à séjourner en Pologne et détenant une autorisation de travail peuvent travailler légalement dans le pays. Les personnes détenant une carte de séjour avec la mention « accès au marché du travail » peuvent également travailler sans demander de visa. 

En revanche, les personnes qui possèdent uniquement un visa de tourisme, ou un visa octroyé afin de rendre visite à des amis ou des membres de la famille, ne peuvent exercer aucun travail rémunéré. Les citoyens de l'Union européenne, ainsi que les citoyens de Norvège, d'Islande, du Liechtenstein et de Suisse, et les membres de leur famille, peuvent légalement travailler en Pologne sans autorisation de travail. Quelques pays extérieurs à l'UE et à l'Europe occidentale ont également accès au marché du travail polonais. Cela concerne notamment les ressortissants de Moldavie, d'Ukraine, d'Arménie, de Géorgie, de Russie et de Biélorussie. 

Toutefois, les citoyens de ces pays ne peuvent travailler sans visa que pour une durée maximale de six mois au cours d'une période de 12 mois consécutifs. En cas de dépassement de cette limite, leur employeur polonais doit soumettre une déclaration spéciale à l'Office du travail, indiquant qu'il souhaite les embaucher dans le cadre d'un contrat de travail à long terme. 

Il est également possible de demander une autorisation de travail saisonnier, permettant à l'étranger de travailler neuf mois en Pologne sur une période de 12 mois consécutifs.

Les personnes ne possédant pas la nationalité polonaise ont-elles besoin d'un visa de travail ou d'une autorisation de travail en Pologne ?

Oui, une autorisation de travail légale est généralement nécessaire pour travailler en Pologne sans avoir la nationalité polonaise.

Comme expliqué précédemment, il existe plusieurs pays dont les citoyens n'ont pas besoin de visa de travail ou d'autorisation de travail pour effectuer un séjour de courte durée. 

Les personnes éligibles à l'exemption de visa peuvent franchir la frontière polonaise uniquement en présentant un passeport, ou, pour les citoyens de l'UE, une carte d'identité nationale. Toutefois, rappelons que ces personnes ne peuvent travailler sans visa que pendant 90 jours maximum au cours d'une période de 180 jours. Si elles souhaitent rester plus longtemps dans le pays pour travailler, elles doivent demander un titre de séjour (ouvert sur demande aux citoyens de l'UE).

Quelles sont les conditions du visa Schengen ? 

Les ressortissants de certains pays doivent obtenir un visa Schengen pour entrer dans un pays de l'espace Schengen (la Pologne fait partie de l'espace Schengen). 

Une personne peut également demander un visa d'affaires Schengen (un atout considérable pour les entreprises). Ce visa permet uniquement d'exécuter le programme d'affaires en cours pendant que la personne se trouve sur le territoire Schengen. Ainsi, si l'employé doit passer quelques semaines sur le territoire polonais pour représenter vos intérêts, c'est possible en toute légalité avec ce document.

Toutefois, il est essentiel de comprendre qu'un visa d'affaires Schengen ne fonctionne pas comme une autorisation de travail, c'est-à-dire qu'il ne permet pas au titulaire d'accéder au marché du travail local. 

À l'inverse, si l'un de vos collaborateurs possède un visa de travail polonais (Type D), que nous présenterons plus tard dans cet article, il est automatiquement autorisé à chercher un emploi non seulement en Pologne, mais aussi dans d'autres États de l'espace Schengen.

Quelles sont les conditions de la carte bleue européenne ?

La carte bleue européenne est un titre de séjour temporaire spécial, accordé aux personnes qui souhaitent entrer dans l'UE pour y occuper un « emploi hautement qualifié ». Elle est accordée aux étrangers dont les compétences sont particulièrement recherchées dans le pays où ils souhaitent s'installer. 

Cette carte permet d'exercer le type de travail déclaré sur le formulaire de demande. Sa durée de validité est comprise entre trois mois et trois ans.

Pour demander une carte bleue européenne, le demandeur doit remplir au moins l'un des critères suivants :

• être titulaire d'un diplôme de l'enseignement supérieur en rapport avec le type de travail à exercer ;

• justifier d'une expérience professionnelle d'au moins cinq ans dans le domaine concerné (considérée comme l'équivalent des années consacrées à l'éducation formelle).

Quelles sont les conditions d'éligibilité à un visa de travail en Pologne ?

Les conditions d'éligibilité dépendent du type de visa ou d'autorisation de travail demandée par l'étranger. Elles diffèrent également si la personne entre dans le pays afin de travailler pour un employeur spécifique, ou si elle est en recherche d'emploi.

Si un étranger souhaite effectuer une mission commerciale pour son entreprise, sans être en recherche d'emploi, alors le visa d'affaires Schengen peut être le bon choix. Dans d'autres situations, l'étranger peut être invité à entrer dans le pays par un employeur qui souhaite l'embaucher pour ses compétences élevées ou uniques, comme dans le cas de la carte bleue européenne. 

Comme nous le disions, les ressortissants de certains pays (principalement des États membres de l'UE) peuvent être embauchés dans les mêmes conditions que vos employés polonais à temps plein, à condition qu'ils accèdent au statut de résident.

Avant de demander un visa pour la Pologne, vous devez tenir compte de la nationalité de l'employé, de la durée de son contrat et de ses conditions de travail.

Quels sont les types de visa de long séjour en Pologne ?

En Pologne, les visas de long séjour sont connus sous le nom de visa polonais de type D, ou visa national. Les étrangers originaires de pays non membres de l'UE ou de l'EEE doivent solliciter ce document s'ils souhaitent résider dans le pays entre 91 et 365 jours par an. 

Les visas de type D sont le plus souvent accordés à des fins de regroupement familial, de travail et d'accès à l'enseignement supérieur. Il est également délivré à toute personne ayant des origines polonaises, sur présentation d'une Carte de Polonais. 

Certains visas de type D autorisent des entrées multiples dans le pays, tandis que d'autres visas ne permettent d'entrer en Pologne qu'une ou deux fois. Passons désormais en revue les principaux types de visas nationaux permettant de travailler. Pour obtenir la liste complète des visas de type D, y compris ceux qui ne nécessitent pas d'autorisation de travail, nous vous invitons à consulter le service Migrant.info.pl.

Comment demander une autorisation de travail en Pologne ?

Si vous souhaitez employer un étranger, vous devez demander une autorisation de travail en son nom auprès de la voïvodie locale. Pour ce faire, vous devrez présenter les documents suivants : 

• Formulaire de demande

• Justificatif de paiement des frais de candidature

• Preuve du statut juridique de l'employeur, délivrée par le registre national des sociétés (Krajowy Rejestr Sądowy)

• Justificatifs de l'activité économique de l'employeur

• Scan du passeport de l'employé 

• Justificatif d'assurance maladie

• Acte de société

• Compte de résultat de l'employeur 

• Copie du contrat de travail

Bon à savoir : les employeurs qui embauchent des étrangers par le biais d'une autorisation de travail ont les mêmes devoirs envers ces employés qu'envers leurs employés polonais. Par conséquent, avant d'intégrer un citoyen non européen à votre équipe, vous devez :

• Vérifier qu'il dispose d'un titre de séjour valide

• Faire une copie du titre de séjour et la conserver jusqu'à la fin de l'emploi

• Préparer et signer un contrat écrit, conforme aux conditions de l'autorisation de travail

• Partager une copie de l'autorisation de travail avec votre employé international

• Informer votre employé étranger de la marche à suivre pour obtenir ou prolonger son autorisation de travail 

• Informer la voïvodie sous sept jours si l'étranger :

  • ne commence pas à travailler dans les trois mois suivant la délivrance de l'autorisation de travail ;

  • cesse de travailler pendant plus de trois mois ;

  • met fin au contrat trois mois avant l'expiration de l'autorisation. 

Bonne nouvelle : si vous travaillez avec un partenaire comme Remote, vous pouvez accélérer considérablement ce processus. Nous menons en votre nom toutes les vérifications légales d'éligibilité. Vous devez uniquement demander à votre employé d'importer les documents nécessaires sur notre plateforme. Notre équipe d'experts en mobilité effectuera un contrôle de son éligibilité au travail pour vérifier la validité de l'autorisation fournie. Si elle s'avère invalide ou n'a pas été soumise, nous vous aiderons à en obtenir une dès que possible. 

Comment obtenir un visa de travail pour la Pologne ?

Pour obtenir un visa de travail en Pologne, l'employé doit présenter les documents suivants :

• Passeport en cours de validité, valide au moins pour les six prochains mois

• Formulaire de demande de visa, rempli via le système e-Konsulat, imprimé et signé

• Photos en couleur au format portrait, de mêmes dimensions que pour le visa Schengen

• Itinéraire de vol

• Assurance santé de voyage avec une couverture de 30 000 € minimum (après son arrivée en Pologne, l'employé devra solliciter une assurance santé longue durée, soit auprès du Fonds national de santé polonais, soit auprès d'un assureur privé)

• Justificatif d'hébergement 

• Autorisation de travail (original et copie), fournie par l'employeur

• Lettre d'emploi signée par l'employeur et mentionnant le poste occupé, le salaire et toute autre information relative à l'emploi

• Certificat d'emploi ou CV, ainsi que tout document renforçant la crédibilité de l'employé et démontrant son aptitude à occuper le poste

• Extrait de casier judiciaire prouvant l'absence d'antécédents criminels 

Après avoir reçu l'autorisation de travail, ou une déclaration, l'employé présenter sa demande de visa de travail auprès du consulat de la Pologne de son pays de résidence.

En moyenne, le délai de traitement d'une demande de visa de travail pour la Pologne va jusqu'à 12 jours. Cependant, ce délai peut parfois atteindre six semaines. C'est pourquoi il est fortement recommandé de réaliser la demande au moins deux mois avant l'arrivée prévue en Pologne.  

Quelle est la procédure à suivre pour parrainer le visa de travail d'un employé en Pologne ?

Un employeur peut parrainer un visa non seulement pour les personnes souhaitant entrer en Pologne avec un visa de travail, mais aussi pour celles qui bénéficient déjà d'une situation régulière dans le pays.

Dans le premier cas, l'employeur doit fournir une lettre ou toute autre déclaration officielle exprimant sa volonté d'employer l'étranger. Ces déclarations sont ensuite soumises pour classement à l'Office du travail régional. Une fois en possession de la déclaration, le futur employé doit prendre rendez-vous avec le consulat de la Pologne le plus proche afin de demander son visa. À l'arrivée de l'employé dans le pays, l'employeur a l'obligation légale de conserver des copies des documents attestant de la légalité de l'emploi de l'étranger. Ces documents doivent être présentés aux autorités compétentes en cas de visite au siège de l'employeur.

Par ailleurs, si vous souhaitez employer un étranger qui réside actuellement en Pologne et dispose d'un visa national, vous devez vérifier que son titre de séjour lui permet d'accéder au marché du travail. Si ce n'est pas le cas, vous devrez demander un visa de travail ou une autorisation de travail pour la Pologne.

Pour faciliter ce processus complexe et fastidieux, vous pouvez vous associer à un expert comme Remote qui, dans le cadre de notre service de déménagement dans un autre pays, s'occupera à votre place des démarches administratives. Notre équipe Mobilité veillera à votre conformité lors du recrutement, de l'embauche et du déménagement de vos employés en Pologne.

Quelles sont les exigences en matière de visa pour les nomades digitaux en Pologne ?

Actuellement, la Pologne ne propose pas de visa spécial pour les nomades digitaux. Les personnes qui ne sont pas des citoyens de l'UE doivent être employées par une entreprise polonaise afin de s'installer dans le pays. 

En guise d'alternative au visa spécifique proposé par d'autres pays, les nomades digitaux peuvent demander les visas suivants : 

Qu'est-ce que le visa de freelance en Pologne ?

Ce type de visa est valable pour une durée maximale de deux ans, renouvelable si nécessaire. Pour être éligibles, les nomades digitaux doivent compter des entreprises polonaises parmi leurs clients. Un portefeuille composé uniquement de clients internationaux n'est pas suffisant. Il existe trois types de contrats de freelance, qui peuvent être utilisés pour travailler à distance en Pologne.

• Umowa zlecenie : ce contrat de travail est le plus répandu. Il régit les relations entre l'entreprise et le freelance ou l'employé. Bénéficiant d'une fiscalité relativement favorable, il est plutôt facile à résilier en cas de besoin.

• Contrat B2B : ce type contrat exige que le freelance crée une société et émette des factures destinées à l'entreprise faisant appel à ses services. Les freelances sont responsables du paiement de leurs propres impôts et ne bénéficient d'aucun avantage social. 

• Umowa o dzieło : les freelances sont payés à la mission et non à l'heure.

Qu'est-ce que le visa de type C en Pologne ?

Ce visa est également appelé visa Schengen. Il permet aux étrangers de vivre en Pologne, ou dans tout autre pays faisant partie de l'espace Schengen, pour une durée maximale de trois mois sur une période de 180 jours. Avec ce visa de court séjour, les nomades digitaux ne sont pas imposables par le gouvernement polonais.

Qu'est-ce que le visa de type D en Pologne ?

Il s'agit d'un titre de séjour de longue durée. Les étrangers ont le droit de séjourner en Pologne pendant plus de trois mois, de manière continue ou en plusieurs séjours successifs. Toutefois, la durée totale de leur séjour avec le même visa ne peut excéder un an. À l'issue de cette période, le visa doit être renouvelé.

Comprendre les visas et les autorisations de travail en Pologne avec Remote

Nous savons que le déménagement dans un autre pays peut être une source de stress, pour les employés comme pour les employeurs. En plus de comprendre les exigences en matière de visa et de gérer les formalités administratives, vous devrez également vous assurer de votre conformité au droit du travail local lorsque vous embauchez et payez des employés internationaux.

En vous rapprochant de Remote, votre recrutement international devient un processus simple et bien moins stressant. Remote vous aide à minimiser les risques juridiques tout en gérant les processus RH tels que l'intégration, la paie et les avantages sociaux. Remote vous aide également à :

• gérer les procédures de visa et d'immigration ;

• éviter le risque lié à l'établissement stable ;

• comprendre la fiscalité internationale ;

• rester conforme au droit du travail local.

Pour que la relocalisation de vos collaborateurs se passe dans les meilleures conditions possibles, consultez notre guide sur le déménagement dans un autre pays. Vous pouvez également contacter l'un de nos experts en mobilité pour obtenir immédiatement des conseils sur la manière de transférer vos employés en Pologne !

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