Musterkontenplan für Dienstleistungsunternehmen

Ein Kontenplan listet alle Kontonamen und -nummern eines Unternehmens für die Rechnungslegung und Buchführung auf. So kannst du Einnahmen, Ausgaben und andere Finanzdaten verfolgen.

Ein Musterkontenplan ist eine standardisierte Liste von Kontonamen und -nummern, die die meisten Unternehmen verwenden. Mit dieser Vorlage kannst du deine Kontenpläne schneller einrichten und die Genauigkeit der Finanzberichte deines Unternehmens verbessern.

Die Musterkontenpläne umfassen die folgenden Punkte:

• Vermögenswerte

• Verbindlichkeiten

• Eigenkapital des Eigentümers

• Einnahmen

• Ausgaben

In diesen Tabellen werden keine einzelnen Konten oder unternehmensspezifische Transaktionen behandelt. Branchenspezifische Musterkontenpläne können jedoch Konten für bestimmte Branchen oder Geschäftsmodelle umfassen.

Sobald du deinen Basiskontenplan eingerichtet hast, kannst du bei Bedarf geschäftsspezifische Finanzkonten hinzufügen.

Wie funktioniert ein Musterkontenplan für ein Dienstleistungsunternehmen?

Ein Standardkontenplan für ein Dienstleistungsunternehmen besteht aus den folgenden Kontenarten:

Vermögenswerte

Vermögenswerte sind die wirtschaftlichen Ressourcen deines Unternehmens, von denen du erwartest, dass sie dir in Zukunft zugute kommen, wie z. B. Einnahmen.

Konten des Umlaufvermögens sind solche, von denen du erwartest, dass sie innerhalb eines Jahres in Bargeld umgewandelt werden, während langfristige Vermögenswerte voraussichtlich erst in einem Jahr oder später in Bargeld umgewandelt werden.

Zu den Vermögenskonten eines Dienstleistungsunternehmens können folgende gehören:

• Portokasse

• Bargeldäquivalente

• Debitoren

• Marktgängige Wertpapiere

• Computer

• Bürobedarf

• Urheberrechte

• Vorausbezahlte Versicherung

Das Vermögen wird in der Bilanz ausgewiesen, die auch als Bilanz bezeichnet wird.

Verbindlichkeiten

Verbindlichkeiten sind Verpflichtungen, die dein Unternehmen anderen schuldet und von denen du erwarten kannst, dass du sie in der Zukunft bezahlen musst. Das sind oft Schulden.

Kurzfristige Verbindlichkeiten sind innerhalb eines Jahres fällig, während langfristige Verbindlichkeiten erst in einem Jahr oder später fällig werden.

Ein Dienstleistungsunternehmen kann unter anderem folgende Konten haben:

• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

• Darlehensverbindlichkeiten

• Zu zahlende Löhne

• Zu zahlende Steuern

Passiva sind Bilanzkonten.

Eigenkapital

Das Eigenkapital gibt an, wie viel von den Vermögenswerten deines Unternehmens dir nach Erfüllung der Verbindlichkeiten zusteht - mit anderen Worten: Vermögenswerte minus Verbindlichkeiten.

Wenn du zum Beispiel 10.000 USD an Vermögenswerten und 6.000 USD an Verbindlichkeiten hast, hast du 4.000 USD an Eigenkapital.

Zu den Eigenkapitalkonten, die ein Dienstleistungsunternehmen haben kann, gehören die folgenden:

• Einbehaltene Gewinne

• Vorzugsaktien

• Stammaktien

• Eingezahltes Kapital

Das Eigenkapital ist eine Art von Bilanzkonto.

Umsatzerlöse

Einnahmen sind Geschäftseinnahmen aus dem operativen Kerngeschäft. Wenn du zum Beispiel eine Beratungsfirma hast, sind die Beratungsgebühren deine Einnahmen.

Andererseits ist der Verkauf von Büromöbeln KEIN Umsatz, weil du kein Möbelgeschäft bist. Das wird als Gewinn betrachtet.

Zu den Einnahmen eines Dienstleistungsunternehmens gehören die folgenden Punkte:

• Verdiente Gebühren

• Umsatzerlöse

Die Einnahmen werden in den Gewinn- und Verlustrechnungen dieser Unternehmen, auch Erfolgsrechnungen genannt, ausgewiesen.

Ausgaben

Ausgaben sind Geldabflüsse, die dein Unternehmen für verschiedene Dinge bezahlt.

Zu den Ausgaben für ein Dienstleistungsunternehmen gehören die folgenden Ausgaben:

• Mietkosten

• Kosten für Versorgungsleistungen

• Ausgaben für Verbrauchsmaterial

• Werbekosten

• Abschreibungsaufwand

• Gehälter und Löhne

• Verschiedene Ausgaben

• Lohn- und Gehaltskosten

• Kosten der verkauften Waren

Die Ausgaben werden in der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens ausgewiesen.

Gewinnt

Gewinne sind Einnahmen aus nicht-operativen Tätigkeiten.

Ein gängiges Beispiel für einen Gewinn ist der Verkauf von Möbeln für mehr, als du sie gekauft hast, wenn du kein Möbelunternehmen bist. Ein anderes Beispiel wäre, eine Klage wegen Urheberrechtsverletzung zu gewinnen, wenn du keine Anwaltskanzlei bist. Das ist ein Gewinn, da er nichts mit deinem Betrieb zu tun hat.

Die Gewinne werden in der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens ausgewiesen.

Verluste

Verluste stellen einen Mittelabfluss oder eine andere Form von finanziellem Verlust aus einer anderen nicht-operativen Tätigkeit dar.

Ein Beispiel: Du bist ein Beratungsunternehmen und ein Richter ordnet an, dass du eine Gebühr als Teil eines Vergleichs zahlen musst. Ein anderes Beispiel wäre der Verkauf eines Wertpapiers, das das Unternehmen besitzt, mit Verlust.

Verluste tauchen in der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens auf.

Wie man einen Kontenplan kodiert und kategorisiert

Bei der doppelten Buchführung wird alles in Soll und Haben aufgeteilt. Manche Konten erhöhen sich durch Abbuchungen, andere durch Gutschriften:

• Belastungen: Vermögenswerte, Verluste und Aufwendungen

• Kredite: Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Gewinne und Einnahmen

Jedes Konto erhält eine eindeutige Nummer, um die Dateneingabe und -abfrage zu erleichtern. Die Nummerierungskonventionen sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, folgen aber im Allgemeinen einer Reihe, die von 100-599 oder 1000-5999 läuft.

So könnte das aussehen:

• Vermögenskonten: 1000. Zum Beispiel könnten die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1002

• Passivkonten: 2000. Zum Beispiel könnten die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 2002 sein

• Eigenkapitalkonten: 3000. Der einbehaltene Gewinn könnte zum Beispiel 3001 sein

• Erlöskonten: 4000

• Ausgabenkonten: 5000

Kurzfristige Verbindlichkeiten und Vermögenswerte haben in der Regel niedrigere Werte in ihrem jeweiligen Bereich als langfristige Vermögenswerte und Verbindlichkeiten.

Best Practices für den Kontenplan eines Dienstleistungsunternehmens

Hier sind ein paar Tipps und Best Practices für die Verwaltung deines Kontenplans:

Überprüfe deinen Kontenplan regelmäßig

Überprüfe deinen Kontenplan regelmäßig, um sicherzustellen, dass er die Abläufe deines Unternehmens widerspiegelt. Versuche, dies mindestens einmal im Jahr zu tun - vielleicht gleich nachdem die Aufgaben zum Jahresende erledigt sind.

Untersuche dabei auch allgemeine Branchentrends in Bezug auf Gesetze und Vorschriften.

Nach deiner Prüfung solltest du sicherstellen, dass du alle Konten hast, die du für deine aktuellen Bedürfnisse brauchst. Dies kann das Hinzufügen, Ändern oder Entfernen von Konten beinhalten. Bei letzterem solltest du vorsichtig sein, wie wir später erklären.

Nutze Software, die dir bei der Kostenerfassung hilft

Plattformen zur Erfassung von Ausgaben und andere einschlägige Software können dir helfen, genaue Kontostände leichter zu verwalten, wenn sie in deine Buchhaltungssoftware integriert werden können.

Der Datenaustausch zwischen deiner Buchhaltungssoftware und den Plattformen für die Spesenerfassung oder die Gehaltsabrechnung hilft, dass die Finanzdaten automatisch fließen.

Vermeide eine komplizierte Kategorisierung

Zu viele Kategorien oder ein zu komplexes Nummerierungssystem können zu den folgenden Problemen führen:

• Falsche Kategorisierung, die zu falschen oder wenig hilfreichen Jahresabschlüssen führt

• Unklare Finanzdaten, wenn sie zu detailliert sind

• Ineffizienz durch zu granulare Kategorisierung

• Ein hohes Fehlerrisiko

Bringe Details mit Effizienz und Intuition in Einklang. Du brauchst genügend Kategorien, um deine Ausgaben genau zu erfassen und deine Daten nützlich zu machen, aber nicht so viele, dass es zu Unordnung und Verwirrung kommt.

Lösche alte oder vergangene Konten nicht sofort

Gelegentlich ist es möglich, Konten zu löschen. Aber sei vorsichtig. Du brauchst die Daten aus der Vergangenheit aus den folgenden Gründen:

• Überprüfung historischer Finanztransaktionen

• Vorhersage der zukünftigen finanziellen Leistungsfähigkeit

• Durchführung von internen oder externen Prüfungen

• Einhaltung bestimmter Gesetze und Vorschriften

Schaue dir bei jeder jährlichen Überprüfung alle Konten deines Unternehmens genau an, um festzustellen, ob du einige davon gefahrlos löschen kannst. Wenn einige von ihnen nicht mehr benötigt werden, aber noch wichtige Finanzdaten enthalten, solltest du sie inaktiv halten, anstatt sie ganz zu löschen.