リモート採用向け従業員オンボーディング・チェックリスト

新しいチームメンバーを雇うときのオンボーディングプロセスは非常に重要です。体験が肯定的であれば、人間関係を良い方向に導き、従業員に自分の決断は正しかったと思ってもらえますが、体験が否定的であると逆の作用が生まれます。

リモート雇用の場合、肯定的なオンボーディングプロセスはさらに重要です。新入社員を物理的に迎え入れ職場環境に溶け込ませることはできないため、細心の注意を払い、特定のことは少し違った方法で行う必要があります。

そこで役に立つのが、オンボーディングチェックリストです。基本的なテンプレートに従うことで、すべての新規リモート採用者に対して一貫した経験が保証され、企業の成長に合わせてプロセスを拡張することができます。

Remoteが自社で行う従業員オンボーディングからの豊富な経験に基づき、ここでは、重点的に取り組むべき主なタスクとプロセスをいくつかご紹介します：

紹介電話を設定する

リモート従業員は、オフィス内で働く従業員よりも孤立し、サイロ化していると感じることが多いです。つまり帰属意識と結束力が高まるよう、より労力をかける必要があります。 

社交的な絆を築くことに焦点を当てた非公式なミーティングは、従業員の貢献、生産性、定着率の向上につながり、この点で大変に有益です。また、新入社員がより歓迎され、居心地が良いと感じ、サポートが欲しいと依頼できるようになります。

To-dos：

• チームメイトや部門横断的なパートナーとの1：1ビデオ通話を予定する（または予定するよう社員に勧める

• コーヒーチャット、ハッピーアワー、ランチミーティングなど、非公式でバーチャルなチーム懇親会を

  手配する

• 新入社員が馴染めるように、専任のオンボーディングサポーターを任命する

• 性格診断やワークスタイルテストを共有し、その結果をオンラインでチームとして話し合う

• 新入社員が自分の趣味や経歴を同僚に話す「パーソナルシェア」を奨励する

主なポリシーを強調する

新入社員に高尚なポリシーマニュアルを与えて終わりにしてはなりません。休暇、経費、備品など、特にリモートワーカーに関連する主なポリシーをよく説明してください。

To-dos：

• ポリシー概要、行動規範、トレーニングリソースを作成し、共有する

• バーチャルセッションを予定するか、Loomビデオを録画して、ホームオフィス経費の払い戻しなど、リモート特有のポリシーを説明する

• 関連するサイバーセキュリティおよびデジタル資産ポリシーについて説明する

• 情報保護とデータプライバシーに関する規則を概説する

• 分散したチームの場合、ポリシーの解釈について非同期で議論する余地を残す

またここでセルフサービスの要素を取り入れ、非同期かつ自分のペースでオンボーディングできるようにするのも良いアイデアです。その場合は、従業員に従ってもらうセルフチェックリストを作成することをご検討ください。

ツールとコミュニケーションのフローを説明する

リモートワーカーはソフトウェアやツールに頼って、コラボレーションやワークフローを進めなければならなりません。また同僚の肩越しに覗いたり、直接手短に質問したりできないため、新入社員は早く自立する必要があります。

そのためには、使用する各ツールの目的を説明しておきましょう。ここでも、セルフサービスの資料やユーザーガイドが有効です。

To-dos：

• 主要システムやアカウントへのログインガイドを作成する

• さまざまなツールがどのように統合され、連携して動作するかを（必要に応じて非同期で）デモする

• 採用チームがプロジェクト管理システムをどのように活用しているかを共有する（該当する場合）

特にリモートワークの経験がない場合は、コミュニケーションチャネルについても説明しましょう。

To-dos：

• オンライン勤務時間と空き状況についての期待値を設定する

• 電子メール、チャット、会議のエチケットについて指導する

• 応答時間とビデオの使用に関する規範を説明する

• カレンダー管理のプラクティスを共有する

役割と人材を明確化

新入社員は、自分がどのような仕事に取り組むべきか、誰と働くのか、具体的に何をしなければならないのかを知りたいと思っています。自分の責任と同僚の責任を明確に区別することで、混乱を減らすことができます。

応答時間、会議の日程、可用性についても期待値を設定します。例えば、米国で働く従業員は、欧州の従業員よりも始業時間がかなり遅くなる可能性が高いです。採用した社員が異なるタイムゾーンの人たちと密接に働く予定である場合は、時差による影響を把握しておく必要があります。

To-dos：

• 地域的責任と中央集権的責任を概説する

• 応答時間やミーティングについての期待値を設定し、ハンドブックやウェルカムメールに追加する

• 地域の主な連絡先および利害関係者を特定する

企業文化をアピールする

リモートワーカーにとっては、不文律や内輪のジョーク、職場のルーティンなど、企業文化のニュアンスを理解するのは難しいかもしれません。採用は最初から確実にサポートしていきましょう。

To-dos：

• 新入社員には、会社の文化、価値観、職場環境について説明した従業員ハンドブックを電子メールで送付する

• 会社の用語、略語、伝統について説明する

• スローガンや価値観が書かれたシャツなど、会社の記念品をリモートワーカーに送付する

  初日の先を見越す

  リモートで働く従業員はオフィス内の従業員と比べると、環境における支援や自然なタッチポイントが少ないです。そのため彼らのオンボーディングには、より構造化されたアプローチと、より頻繁なチェックインが必要です。

  例えばリモートワーカーは、オフィスでの会話を耳にしたり、その場で同僚から助言を得たり、というような有機的な学習機会を逃してしまいます。構造化されたオンボーディングジャーニーで、それを補います。

  
  

To-dos：

• 30日、60日、90日のマイルストーンと業績目標を設定し、新入社員が自分自身の成長の道筋を主体的に歩めるようにする

• 新入社員の進捗状況や乗り越えるべき障壁について、チェックインの予定を立てる

• 製品知識など、新入社員が職務に必要とする新しいスキルに関するトレーニングを提供する

• 新入社員がメンターとつながり、順応、強み、開発分野について話せるようにする

• 定期的にエンゲージメント調査と入社満足度調査を実施する

データの活用

直接顔を見ながら会話をしないと、非言語的な反応や感情をくみ取ることは難しい場合もあります。そのため、オンボーディングのリソースがリモートのスタッフに響いているかどうかを把握することが難しい場合があります。さらに、リモートマネージャーはデータがないと誤った推測をしやすくなります。データは有益なインサイトを提供し、推測の必要性を減らすことができます。  

To-dos：

• 経験、課題、ニーズに関する投票を毎週実施する

• 学習管理システム（LMS）を使用して、トレーニングの修了率を追跡する

• 新入社員がそれぞれの役割で十分に生産性を発揮するために必要な時間を評価する

• 新入社員が好むコミュニケーション方法についてのフィードバックを集める

データによりリモートワーク特有の可視性のギャップを埋めることで、貴社の新入社員のオンボーディング・プロセスが、非対面の新入社員のニーズを満たすように支援します。

なぜオンボーディング・プロセスは重要なのでしょう？

パーソナライズされ、よく練られたオンボーディングプロセスは、新入社員にさまざまな意味で帰属意識をもってもらうのに役立ちます。

しかしプロセスの成功は、ウェルカムパックやブランド品で約束されるわけではありません。効果的なオンボーディングプログラムでは、以下が可能です。

• エンゲージメントを高める有意義な職場関係を醸成する

• 新入社員の強い文化的感情を醸成し、事業目標との一体感を高めてもらう

• 新入社員がミッションやビジョンに共感し、命令に従うだけでなく、率先して行動することを奨励する