Internationale Gehaltsabrechnung — Anbieter, Kategorien und bewährte Verfahren

Die Gehaltsabrechnung ist ein wesentlicher strategischer Prozess

Heutzutage können Unternehmen jeder Größe weltweit Fachkräfte beschäftigen. Die rechtskonforme und korrekte Vergütung dieser Beschäftigten stellt jedoch eine grosse Herausforderung dar.

Sie müssen nicht nur dafür sorgen, dass Zahlungen termingerecht erfolgen, sondern auch zahlreiche Compliance- und steuerliche Vorgaben erfüllen. Bei Beschäftigten in mehreren Ländern gerät man sonst rasch in Unübersichtlichkeit.

Dafür benötigen Sie eine passende Lösung. Ihre Plattform für globale Gehaltsabrechnung sollte mehr sein als ein reines Verwaltungstool – sie muss ein strategisches Instrument sein, mit dem Sie Spitzenkräfte weltweit effizient und rechtskonform einstellen und bezahlen können.

Das erläutern wir Ihnen

Dieser Leitfaden unterstützt Sie bei der Auswahl des geeigneten globalen Payroll-Anbieters für Ihr Unternehmen. Zudem stellen wir bewährte Vorgehensweisen für die internationale Gehaltsabrechnung vor und beantworten häufige Fragen führender Anbieter.

Was genau versteht man unter internationaler Payroll?

Wie Sie Ihre internationalen Mitarbeiter:innen bezahlen

Gehaltsabrechnung weltweit

Der Begriff Payroll (dt. Gehaltsabrechnung) bezeichnet alle Abläufe, die zur Vergütung Ihrer Beschäftigten erforderlich sind. Dazu zählen:

• Gehaltsberechnung

• Verwaltung von Zusatzleistungen

• Abzug und Einbehalt von Steuern

• Abrechnung von Überstunden

• Aufbewahrung von Unterlagen

• Abführung der Lohnsteuer

• Einhaltung aller relevanten Steuer- und Arbeitsgesetze

Von globaler Gehaltsabrechnung spricht man, wenn Sie Beschäftigte in mehreren Ländern beschäftigen und vergüten.

Generell gilt: Je internationaler die Tätigkeit, desto anspruchsvoller die Payroll – vor allem in Bezug auf Compliance und steuerliche Fragestellungen.

Gehaltsabrechnung weltweit

Zentrale Überlegungen zur internationalen Gehaltsabrechnung

Sehen wir uns einige dieser Abläufe genauer an. Wenn Sie Mitarbeiter:innen grenzüberschreitend einstellen, sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Zwischen Ländern – und mitunter sogar innerhalb eines Landes – bestehen erhebliche Unterschiede bei den arbeitsrechtlichen Vorschriften. Das betrifft nicht nur den Mindestlohn, sondern auch Regelungen zu bezahltem beziehungsweise unbezahltem Urlaub, Überstunden und Pausen. Sie müssen wissen, welche Vorschriften am jeweiligen Standort gelten.

• Auch die Steuergesetze weichen je nach Standort ab; Sie sollten Steuersätze, Pflichten, Meldepflichten und Fristen kennen.

• Ein weiterer zentraler Aspekt ist die exakte und zügige Berechnung von Löhnen und Gehältern. In einigen Ländern – etwa in den USA – sind Unterschiede zwischen festangestellten und stundenlohnbasierten Beschäftigten zu beachten.

• Die Zusatzleistungen für Mitarbeiter:innen müssen den lokalen Vorgaben entsprechend berechnet und dokumentiert werden. In bestimmten Ländern sind einige Zusatzleistungen gesetzlich vorgeschrieben, etwa Kranken‑ und Zahnzusatzversicherungen, Lebensversicherungen, Altersvorsorge und bezahlter Urlaub.

• Auch bei Zahlungsmethoden und -fristen bestehen länderspezifische Unterschiede. Zahlungsmethoden und -fristen In einigen Staaten erfolgt die Auszahlung monatlich, in anderen alle zwei Wochen; das kann sowohl vom Standort als auch von Faktoren wie der Tätigkeit der Beschäftigten abhängen.

Für die effiziente Verwaltung all dieser Abläufe benötigen Sie Zeit, Ressourcen und lokales Fachwissen – das stellt insbesondere für kleine Unternehmen oft eine Herausforderung dar.

Deshalb lagern zunehmend mehr Unternehmen ihre Gehaltsabrechnung an Dritte aus; einer Studie von EY aus dem Jahr 2021 zufolge lag die Quote bereits bei 64%.

Was bedeutet das für international agierende Unternehmen? Wie funktioniert Outsourcing genau? Und welche Lösung ist die richtige für Ihr Unternehmen?

Anbieter internationaler Payroll-Lösungen stellen meist drei Kernservices bereit:

1. Globale Personaldienstleistungen

Wenn Sie in dem Land, in dem Ihre Mitarbeiter:innen ansässig sind, keine eigene juristische Person haben, müssen Sie diese über einen Employer of Record (EOR) einstellen, verwalten und bezahlen – beispielsweise über den von Remote angebotenen Service. Ein EOR agiert als rechtlicher Arbeitgeber und ermöglicht es Ihnen, in einem Land rasch, effizient und rechtskonform Arbeitskräfte einzustellen. Dieses Modell ist besonders geeignet für Unternehmen, die schnell skalieren und flexibel bleiben möchten. Mit dem EOR‑Service von Remote übernimmt Remote die Gehaltsabrechnung, die Verwaltung von Zusatzleistungen (einschließlich Kapitalbeteiligungsprogrammen) sowie die täglichen HR‑Aufgaben und stellt sicher, dass Sie alle relevanten Vorschriften einhalten. So können Sie sich auf die Rekrutierung passender Mitarbeitender und auf die Führung Ihres Unternehmens konzentrieren.

2. Lokalisierte Gehaltsabrechnung

Wenn Sie in dem Land, in dem Ihre Mitarbeiter:innen tätig sind, eine eigene juristische Person besitzen, können Sie die Gehaltsabrechnung intern durchführen oder auslagern. Remote stellt über seine Global Payroll‑Plattform lokalisierte Gehaltsabrechnungsdienste bereit. Diese Option ist besonders geeignet für Unternehmen, die bereits erheblich in einen Standort investiert haben und planen, dort ein grösseres Team vor Ort zu unterhalten. In diesem Modell bleiben Sie der rechtliche Arbeitgeber, während Remote (oder ein von Ihnen gewählter Anbieter) die Lohn‑ und Gehaltsabrechnung übernimmt. Für die Einhaltung lokaler gesetzlicher Vorgaben tragen Sie weiterhin die Verantwortung.

3. Contractor management services

Bei der Vergütung selbstständiger Auftragnehmer:innen gelten andere Regeln. Viele Unternehmen rechnen internationale Arbeitskräfte standardmässig als Auftragnehmer:innen ab, weil dies einfacher erscheint. Dabei müssen Sie jedoch sehr genau darauf achten, Fehlklassifizierungen zu vermeiden. Eine Fehlklassifizierung liegt vor, wenn eine:n Auftragnehmer:in faktisch wie eine:r Angestellte:r behandelt wird, ohne Anspruch auf entsprechende Leistungen oder Schutzrechte; wird dies festgestellt, drohen rechtliche Folgen, hohe Geldstrafen und Reputationsschäden. Da die Kriterien dafür, wer als Arbeitnehmer:in gilt, von Land zu Land unterschiedlich sind, ist Ihre globale Payroll‑Lösung die erste Verteidigungslinie. Remote unterstützt Sie dabei, Fehlklassifizierungen zu vermeiden, erleichtert die Umwandlung von Auftragnehmer:innen in Angestellte und ermöglicht die effiziente Verwaltung Ihrer echten Auftragnehmer:innen.

Eigene Niederlassungen oder Abhängigkeit von Partnern?

Globale Payroll‑Anbieter unterscheiden sich hauptsächlich darin, ob sie auf ausländische Drittanbieter angewiesen sind oder – wie Remote – eigene Niederlassungen im Ausland betreiben.

In der Regel bieten beide Anbietertypen globale Personaldienstleistungen, lokalisierte Gehaltsabrechnung und die Verwaltung von Auftragnehmer:innen in zahlreichen Ländern an.

Was ist also die richtige Wahl für Ihr Unternehmen?

Partnerabhängige Payroll-Anbieter

Solche Anbieter vergeben ihre Leistungen in den betreffenden Ländern an lokale Drittanbieter und sind damit auf diese Partner angewiesen.

Dieses Vorgehen ist meist mit mehreren Nachteilen verbunden:

• Höhere Kosten

• Versteckte Gebühren

• Längere Wartezeiten

• Einbindung unbekannter Drittparteien

• Mitarbeiter:innen sind oft unzufrieden mit der Lösung

• Eingeschränkter Schutz des geistigen Eigentums

Kurzfristig kann eine Kooperation mit einem partnerabhängigen Anbieter Vorteile bieten. Für langfristige Wachstumspläne ist jedoch in der Regel ein anderes Modell vorzuziehen.

Zum Leitfaden

Payroll-Anbieter mit eigenen Niederlassungen

Ob Lohn‑ und Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Zusatzleistungen, HR oder Compliance – Anbieter mit eigenen Niederlassungen erbringen diese Leistungen eigenständig und sind nicht auf Drittanbieter angewiesen; sie verfügen in den jeweiligen Ländern über eigene juristische Personen.

Remote unterhält in allen Ländern eigene Niederlassungen. Das führt in der Regel zu höherer Zufriedenheit bei Arbeitgebern und Beschäftigten. Neben einer zuverlässigen Sicherheitsinfrastruktur und exzellenten Schutzmechanismen für Ihr geistiges Eigentum erhebt Remote keine versteckten Gebühren.

Internationale Gehaltsabrechnung – empfohlene Vorgehensweisen

Welche Aspekte gehören zur internationalen Gehaltsabrechnung?

Der Begriff internationale Gehaltsabrechnung (oder „Payroll“) umfasst in der Regel die weltweite Verwaltung, Vergütung und das Onboarding von festangestellten Mitarbeiter:innen sowie selbstständigen Auftragnehmer:innen. Je nach Sichtweise kann internationale Payroll so simpel sein wie die Überweisung an Auftragnehmer:innen oder so komplex wie die Beauftragung eines Employer of Record (EOR) für Ihre Mitarbeiter:innen in einem bestimmten Land.

In der Praxis bieten Anbieter internationaler Payroll-Lösungen in der Regel drei grundlegende Services an:

Globale Personaldienstleistungen

Wenn Sie in dem Land, in dem Sie Angestellte beschäftigen möchten, keine eigene Niederlassung besitzen, benötigen Sie das Komplettpaket an globalen Personaldienstleistungen von einem Partner wie Remote. Anbieter internationaler Payroll-Lösungen können Mitarbeiter:innen in Ihrem Namen beschäftigen – nach dem Modell „Employer of Record“ (EOR). Dabei arbeiten Ihre internationalen Mitarbeiter:innen zwar für Ihr Unternehmen, auf dem Papier ist jedoch der Personaldienstleister der formale Arbeitgeber. Remote verfügt in allen Ländern, in denen wir unseren EOR-Service anbieten, über eigene juristische Personen. Wir sind der kompetente lokale Ansprechpartner für unsere Kund:innen und bieten globale Personaldienstleistungen wie Payroll‑Management, Verwaltung von Zusatzleistungen, Schutz des geistigen Eigentums und sogar Kapitalbeteiligungsprogramme für Ihre Mitarbeiter:innen an.

Lokale Gehaltsabrechnung

Anbieter internationaler Payroll‑Lösungen unterstützen Sie auch bei der lokalen Gehaltsabrechnung in Ländern, in denen Ihr Unternehmen eigene Niederlassungen unterhält. Diese Option ist attraktiv für Unternehmen, die bereits erheblich vor Ort investiert haben und planen, ein grösseres Team aufzubauen. In diesem Fall übernimmt Ihr Payroll‑Anbieter die Gehaltsabrechnung und die Verwaltung von Zusatzleistungen, ohne als offizieller Arbeitgeber Ihrer Angestellten aufzutreten. Für den Schutz des geistigen Eigentums und die Einhaltung lokaler Rechtsvorschriften sind Sie selbst verantwortlich.

Bezahlung selbstständiger Auftragnehmer:innen

Wenn Sie mit einer Person in einem anderen Land zusammenarbeiten möchten, ohne sie anzustellen, können Sie sie als selbstständige Auftragnehmer:in beauftragen und bezahlen. Auch hierbei kann Ihnen ein internationaler Payroll‑Anbieter helfen. Das ist eine praktikable Lösung für befristete Projekte oder für Personen, die bevorzugt selbstständig arbeiten möchten. Die Kehrseite ist jedoch das Risiko von Strafen wegen Scheinselbstständigkeit oder der mögliche Verlust von Rechten am geistigen Eigentum. Vor dieser Gefahr schützt ein erfahrener globaler Payroll‑Partner seine Kund:innen. Dafür ist ein hohes Mass an Expertise nötig, denn die Kriterien zur Abgrenzung zwischen Selbstständigkeit und Angestelltenverhältnis unterscheiden sich international. Viele Unternehmen behandeln Arbeitskräfte im Ausland aus Gründen der Vereinfachung als selbstständige Auftragnehmer:innen; in zahlreichen Fällen liegt jedoch tatsächlich ein De-facto‑Angestelltenverhältnis vor, das Beschäftigte geltend machen können. Dann drohen dem Arbeitgeber schwerwiegende rechtliche Konsequenzen. Manche Unternehmen nutzen in verschiedenen Ländern unterschiedliche Beschäftigungsformen: So könnte Ihr Anbieter in einem Land als EOR auftreten und Ihre Arbeitskräfte dort beschäftigen, in einem anderen Land lediglich die Gehaltsabrechnung übernehmen und zusätzlich die Bezahlung aller internationalen Auftragnehmer:innen abwickeln. Ihr internationaler Payroll‑Anbieter hilft Ihnen, die passende Lösung für Ihre Situation zu finden.

Typen internationaler Payroll-Anbieter

Globale Payroll‑Anbieter unterscheiden sich vor allem danach, ob sie auf ausländische Drittanbieter zurückgreifen oder, wie Remote, eigene Niederlassungen im Ausland betreiben. Beide Varianten können weltweit die Gehaltsabrechnung für Kund:innen übernehmen und bieten in der Regel auch die drei zuvor beschriebenen Dienstleistungen an. Andere Anbieter verlassen sich hingegen auf lokale Drittparteien, die die Leistungen vor Ort erbringen.

Partnerabhängige globale Payroll-Anbieter

Partnerabhängige Anbieter globaler Beschäftigungslösungen vergeben ihre Dienstleistungen in den jeweiligen Ländern an externe Dritte. Kurzfristig mag eine solche Zusammenarbeit sinnvoll erscheinen; langfristig sprechen jedoch der eingeschränkte Schutz des geistigen Eigentums, die geringere Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen und nicht zuletzt die deutlich höheren Kosten gegen dieses Modell. Wo möglich sollten Sie partnerabhängige Anbieter meiden.

Unabhängige globale Payroll-Anbieter mit eigenen Niederlassungen

Anbieter mit eigenen ausländischen Niederlassungen können Arbeitgebern ein umfassendes Serviceangebot mit Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen, Compliance und Steuerdienstleistungen bereitstellen. Im Unterschied zu partnerabhängigen Anbietern sind sie nicht auf Dritte angewiesen, sondern in den jeweiligen Ländern mit eigenen juristischen Personen vertreten. Dieses Modell bietet einen deutlich besseren Schutz für Ihr geistiges Eigentum und ist in der Regel vorteilhafter für Ihre Mitarbeiter:innen.