Was ist Business Process Outsourcing (BPO)?

Was ist Business Process Outsourcing (BPO)? Im Wesentlichen versteht man darunter das Outsourcing wichtiger betrieblicher Aufgaben an einen Drittanbieter. Unternehmen können eine Reihe wichtiger Funktionen auslagern, von der Kundenbetreuung bis zum IT-Management. Sie senken so ihren eigenen Verwaltungsaufwand, rationalisieren ihre Abläufe und sparen sogar Geld.

Business Process Outsourcing ist eine übliche Praxis in allen Branchen, von der Unternehmen in jeder Wachstumsphase profitieren können. Durch die Auslagerung wichtiger Geschäftsprozesse an einen externen Anbieter können sowohl große globale Marken als auch kleine Unternehmen Kosten sparen und ihre Betriebsabläufe effizienter gestalten. 

BPO-Anbieter können eine Reihe von alltäglichen Aufgaben erledigen, die für moderne Unternehmen unerlässlich sind. Das Spektrum ist riesig – von „Back-Office“-Funktionen wie Support- und Verwaltungsaufgaben bis hin zu „Front-Office“-Funktionen, also Geschäftsvorgängen, die mit Kunden oder der Öffentlichkeit in Verbindung stehen. Die Aufteilung zwischen Back-Office- und Front-Office-Funktionen kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. 

• Übliche BPO-Dienstleistungen für das Back-Office sind:  Verwaltungsaufgaben wie Gehaltsabrechnung, Buchhaltung, Personalwesen, Informationstechnologie und Beschaffung. 

• Gängige BPO-Dienstleistungen für das Front-Office sind: Kundenservice und -support, Empfang, Vertrieb und Marketing. Im Finanzsektor können zu den Aufgaben des Front-Office auch Beratungstätigkeiten wie Vermögensverwaltung und Investitionsdienstleistungen gehören.

Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre gesamten Verwaltung auszulagern, während andere nur einen einzelnen Prozess abgeben. Ein Unternehmen kann zum Beispiel seine Gehaltsabrechnung an einen BPO-Anbieter auslagern, während es andere Prozesse – zum Beispiel die Personal- oder IT-Abteilung – im Haus behält. Im Grunde kann jedes Unternehmen so viele Funktionen auslagern, wie es möchte, oder weiter intern ausführen. 

Das Outsourcing von Betriebsprozessen bietet sowohl für große als auch für kleine Unternehmen verschiedene Vorteile. Für kleine Unternehmen bietet das Outsourcing ihnen die Chance, wichtige Aufgaben an Expert:innen abzugeben, ohne dass sie selbst neue Fähigkeiten erlernen oder Mitarbeiter:innen für unverständliche Verwaltungsaufgaben einstellen müssen. Für größere Unternehmen kann es eine Abkürzung sein, um die Abläufe mit vielen beweglichen Teilen besser zu koordinieren. 

Wenn ein Unternehmen Teile seiner Arbeitslast an einen Drittanbieter auslagert, profitiert es wahrscheinlich von einer geringeren Arbeitslast der zuständigen Abteilung. Das ist besonders relevant für Aufgaben, die zwar erledigt werden müssen, aber nichts zur Rentabilität des Unternehmens beitragen. 

Das Outsourcing gibt Mitarbeiter:innen mehr Zeit, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die zum Kerngeschäft des Unternehmens gehören. Das gilt vor allem für Gehalts- und Personalabteilungen, die oft monotone und zeitaufwändige Verwaltungsaufgaben haben, die nicht unmittelbar zum Unternehmenserfolg beitragen.

Die meisten Unternehmen profitieren von Business Process Outsourcing, egal ob Fortune-500-Unternehmen oder lokaler Klempner. Die Vorteile sind: 

• Mehr Flexibilität und Effizienz: Die Auslagerung von Prozessen bietet dir mehr Flexibilität bei der Verwaltung alltäglicher Aufgaben. In erster Linie bedeutet Outsourcing für dich, dass du die entsprechenden Prozesse nicht mehr intern ausführen müsst. Du kannst die Aufgaben im Team neu verteilen und gewinnst Zeit, mit der du auch andere Abteilungen entlasten kannst. Außerdem arbeiten bei Business-Outsourcing-Anbietern Expert:innen, die sich mit den besten Verfahren zur Verwaltung von Geschäftsprozessen auskennen und Zugang zu neuen Tools und Technologien haben. Sie können innovative Methoden für die ausgelagerten Prozesse einführen und dein Unternehmen so effizienter machen.

• Weniger Kosten: Wenn du gängige Geschäftsprozesse an einen Drittanbieter auslagerst, musst du dich nicht mehr selbst darum kümmern. Das heißt, du benötigst keine Mitarbeiter:innen dafür und kannst an Gehältern und Benefits sowie an der Einstellung, dem Onboarding und der Schulung neuer Mitarbeiter:innen sparen, da BPO-Anbieter eigenes Personal einstellen.

• Geringere interne Arbeitslast: Unabhängig davon, ob du alle oder nur einen Teil deiner Prozesse auslagerst, ist die geringere Arbeitslast im Back- und Front-Office-kann viel zur Entlastung überlasteter Abteilungen beitragen. Wenn du zum Beispiel mit einem BPO-Anbieter zusammenarbeitest, der deine internationalen Einstellungsprozesse verwaltet, kannst du deine Personalabteilung entlasten, weil sie sich nur noch auf die Einstellung im eigenen Land konzentrieren muss. Darüber hinaus sind BPO-Anbieter immer auf dem neuesten Stand und kennen sich mit den einschlägigen Gesetzen und Richtlinien aus. In unserem Beispiel hat der Anbieter umfassende Kenntnisse zur internationalen Einstellung, sodass dein interne Personalabteilung weniger Zeit und Ressourcen aufwenden muss.

Aber was ist der größte Vorteil von BPO? Kurz gesagt: Business Process Outsourcing hilft Unternehmen, effizienter zu werden, damit sie sich auf ihre wichtigsten Geschäftsziele konzentrieren können. Bei der Suche nach einem Anbieter für Business Process Outsourcing solltest du darauf achten, dass die angebotenen Dienstleistungen auch zu den Bedürfnissen deines Unternehmens passen. Wenn du nicht mehr als deine Buchhaltung auslagern müsstet, solltest du nach einem BPO-Anbieter suchen, der darauf spezialisiert ist. Wenn du vorhast, mehrere Prozesse auszulagern, ist ein größeres Unternehmen mit einem umfangreicheren Angebot die bessere Wahl.