Wie Sie sich als Freelancer:in selbstständig machen
Geniessen Sie die Unabhängigkeit der Selbstständigkeit bei minimalem Administrationsaufwand
Rechnungen, Steuerpflichten, Verträge und selbst das Bezahlen lassen: Als Freelancer:in organisieren Sie all das eigenständig. Zum Glück existieren Tools, die administrative Aufgaben schnell und ohne grossen Aufwand erledigen. Nutzen Sie diesen Leitfaden als Fahrplan, damit Sie rasch und zuverlässig bezahlt werden und sich auf das Wesentliche konzentrieren können: Ihre Kund:innen.
Vertraege fuer neue Kunden aufsetzen
Wie du als Freelancer:in bezahlt wirst
Rechnungen verwaltet und nachverfolgen
Steuerliche Verpflichtungen von Freelancer:innen
Deine Buchhaltungspflichten als Freelancer:in
Wie bitte ich meinen Auftraggeber, mich anzustellen?
5 Wege, wie Remote das Leben fuer Freelancer:innen und ihre Kunden einfacher macht
Komm zu Remote – in wenigen Minuten bist du startklar
Wie Sie sich als Freelancer:in selbstständig machen und bezahlt werden: Ihr Plan gegen aufwendige Administration
Als selbststaendige:r Freelancer:in muessen Sie zahlreiche Aufgaben selbst koordinieren: Kund:innen gewinnen und betreuen, Projekte umsetzen sowie Administration und Marketing organisieren. Dazu gehoeren auch Bereiche ausserhalb Ihres Kerngebiets, beispielsweise die Erstellung von alles selbst kümmern: Kunden gewinnen und halten, an Projekten arbeiten, Verwaltung und Marketing. Dabei musst du dich auch mit Dingen befassen, die eigentlich nicht zu deinem Fachgebiet gehören, wie z. B. das Erstellen von Vertraegen und Steuererklaerungen.
Wenn unklar ist, welche Arbeitsgesetze für Sie gelten, wird das Aufsetzen eines rechtssicheren Vertrags schnell zur grossen Aufgabe, besonders bei Kund:innen im Ausland. Vielleicht fragen Sie sich zudem, wie Sie Ihr Honorar erhalten können, ohne dass hohe Bearbeitungsgebühren anfallen.
Wir koennen Ihnen versichern, dass Sie all das meistern koennen. Die Registrierung und das Bezahltwerden als Freelancer:in bezahlt zu werden kann schnell, unkompliziert und reibungslos funktionieren – unabhängig davon, wo Ihre Kund:innen ansässig sind.
Dieser Leitfaden bietet praxisnahe Tipps für Freelancer:innen, die insbesondere bei der ersten Selbstständigkeit unterstützen. Wir zeigen, wie Sie einen strukturierten Prozess für Ihre Arbeit einrichten und diesen sogar automatisieren können.
Wir betrachten die vier zentralen Problemfelder von Freelancer:innen und erläutern, wie Sie diese Bereiche Ihres Geschäftes mit weniger Aufwand meistern können:
Vertraege
Zahlungen und Gebuehren
Rechnungsstellung
Steuern
Bereit zu erfahren, wie Sie sich das Leben als Freelancer:in erleichtern koennen? Beginnen wir ganz am Anfang: bei der Gruendung Ihres Unternehmens.
Dein Gewerbe richtig anmelden
Bevor Sie als Freelancer:in tätig werden können, muessen Sie eine passende Rechtsform waehlen. Davon haengen Ihre steuerlichen und rechtlichen Pflichten ab. Abhaengig von Ihrem steuerlichen Wohnsitz stehen verschiedene Optionen zur Wahl. In manchen Laendern existieren spezielle Regelungen fuer Freelancer:innen.
Die haeufigsten Optionen in vielen Laendern
Einzelunternehmer:in. Diese Rechtsform ist fuer Freelancer:innen haeufig die unkomplizierteste Wahl. Einige Staaten – etwa Frankreich unterscheiden zwischen Einzelperson und Firma, andere tun dies nicht.
Partnerschaft (Partnership): Ein einfacher Gesellschaftsvertrag; oftmals besteht keine strikte Trennung zwischen den persoenlichen Partnern und der juristischen Person.
Gesellschaft mit beschraenkter Haftung. Eine eigenstaendige juristische Person, getrennt von Ihrer privaten Identitaet. Ueblicherweise werden Umsatz und Verluste dem Unternehmen zugerechnet, nicht Ihnen persoenlich.
Je nach Land Ihrer Taetigkeit koennen weitere Rechtsformen in Frage kommen. Australien etwa bietet ein Treuhandmodell, bei dem ein Trustee eine Firma und ihre Aktivitaeten im Namen eines Beguenstigten verwaltet.
Alle diese Rechtsformen haben Vor- und Nachteile. Viele Freelancer:innen entscheiden sich fuer das Einzelunternehmen, weil die Gruendung simpel ist und der administrative Aufwand ueberschaubar bleibt.
Wenn Sie sich genauer ueber die Arbeitsgesetze in einem bestimmten Land informieren moechten, empfehlen wir Ihnen unseren Country Explorer – unsere globalen Laenderleitfaeden enthalten hilfreiche Informationen zum Start in die Freiberuflichkeit.
Vertraege fuer neue Kunden aufsetzen
Viele Freelancer:innen formulieren nur ungern Vertragsdokumente fuer ihre Kund:innen, besonders wenn es nicht zu ihrem Kerngeschaeft gehoert. Einige ziehen sogar in Betracht, ganz auf einen Vertrag zu verzichten.
Das ist riskant. Vertrage schuetzen Sie in vielfaeltiger Weise und sind daher unverzichtbar. Ueblicherweise regelt ein Vertrag folgende Punkte:
Vertraege legen konkrete Aufgaben, Leistungen und Projektanforderungen fest. So verhindern Sie, dass sich Ihre Aufgaben im Laufe der Zeit unkontrolliert ausweiten, ohne dass die Verguetung angepasst wird.
Vertraege legen die Zahlungsbedingungen fest, inklusive Betrag, Zahlungsmethode, Teilzahlungen und Fristen.
Vertraege regeln Eigentum und Rechte an geistigem Eigentum, das waehrend eines Projekts entsteht. Klare Bestimmungen schuetzen vor spaeteren Streitigkeiten.
Vertraege definieren Bedingungen und Vorgehensweisen fuer die Beendigung oder Aussetzung einer Vereinbarung. Das verhindert, dass Sie einen Kunden unvermittelt verlieren.
Vertraege bestimmen die Beziehung zwischen Ihnen und Ihrem Auftraggeber und schuetzen beide Seiten vor dem Risiko einer Scheinselbststaendigkeit.
OK, Vertrage sind also unverzichtbar. Trotzdem ist es nicht trivial, alles korrekt umzusetzen, weil die Rechte von Freelancer:innen und die Arbeitsgesetze weltweit stark variieren. Wenn Sie eine Vorlage aus dem Internet verwenden oder selbst einen Vertrag aufsetzen, kann es sein, dass dieser in bestimmten Laendern keine rechtliche Wirkung hat. Das koennte Ihnen sogar schaden.
Mit Remotes rechtssicheren und massgeschneiderten Vertragsvorlagen stellen Sie sicher, dass Sie rechtkonform mit lokalen und internationalen Kund:innen zusammenarbeiten und keine unbeabsichtigten Risiken eingehen. Die Vorlagen sind an die jeweiligen Landesgesetze angepasst, sodass Sie geltendes Recht einhalten, egal wo Ihre Kund:innen sitzen.
Wenn Sie bereits einen Vertrag besitzen, mit dem Sie zufrieden sind, koennen Sie ihn beim Registrieren auf der Remote-Plattform einfach hochladen und weiterverwenden.
Hier erfährst du mehr zu Verträgen.
Die Gefahren der Scheinselbststaendigkeit
In fast allen Laendern werden arbeitnehmeraehnliche Freelancer:innen anders klassifiziert als angestellte Mitarbeiter:innen. Sie erhalten meist nicht dieselben Zusatzleistungen und geniessen nicht denselben gesetzlichen Schutz wie Angestellte. Sie muessen selbst fuer Krankentaggeld, Altersvorsorge und Aehnliches sorgen. Der Verzicht auf solche Leistungen bietet jedoch einen klaren Vorteil: Sie waehlen Ihre Kund:innen und bestimmen, wann, wo und wie Sie arbeiten.
Trotz der gesetzlichen Abgrenzung zu Angestellten kommt es vor, dass Unternehmen Freelancer:innen absichtlich falsch einstufen, um Verpflichtungen zu umgehen. Es kann aber auch unbeabsichtigt geschehen. Eine Falschklassifizierung zieht fuer alle Beteiligten Strafen und Busse nach sich. Ihr Kunde riskiert hohe Sanktionen im jeweiligen Land und Sie koennten Probleme bekommen, falls Sie in Ihrer Heimat zu wenig Steuern bezahlt haben.
Behalten Sie stets im Hinterkopf, dass eine korrekte Einstufung in Ihrem Interesse liegt.
So stellen Sie vor allem sicher, dass Sie nach Ihren Vorstellungen arbeiten koennen. In den USA duerfen Unternehmen ihren Auftragnehmer:innen beispielsweise nicht vorschreiben, wie oder wann Arbeit zu erledigen ist. Als Freelancer:in legen Sie Ihre Arbeitsweise und Zeiteinteilung fest. Die einzige Vorgabe besteht in der termingerechten Fertigstellung vereinbarter Projekte. Ausserdem verschafft Ihnen die richtige Einstufung groessere Kontrolle ueber Ihr Einkommen.
In jedem Land variieren die Konsequenzen bei Scheinselbststaendigkeit. Sie vermeiden Probleme, wenn Sie von Anfang an mit Ihren Kund:innen offen darueber sprechen, wie eine Scheinselbststaendigkeit verhindert wird. Legen Sie Rolle und Aufgaben klar fest und pruefen Sie regelmaessig Ihr Arbeitsverhaeltnis. Sollte sich Ihre Einbindung in das Geschaeft eines Kunden verstaerken, koennen Sie ihn bitten, dich offiziell einzustellen
In diesen Leitfaeden finden Sie mehr Informationen zum Risiko der Scheinselbststaendigkeit
Falschklassifizierung von Mitarbeiter:innen und Scheinselbststaendigkeit von Auftragnehmer:innen – Expertenleitfaden
Die Folgen der Falschklassifizierung von Angestellten als Selbststaendige
Wie Sie als Freelancer:in bezahlt werden
Als Freelancer:in sind Sie selbst für die Rechnungsstellung verantwortlich und muessen sicherstellen, dass Sie bezahlt werden. Das bedeutet oft, jede Rechnung einzeln zu erstellen und sich an die bevorzugte Zahlungsmethode jeder einzelnen Kund:in anzupassen. Das ist ineffizient und zeitaufwendig.
Haeufig erfolgt die Zahlung mittels einer der folgenden Methoden:
Ueberweisungen
Bankueberweisungen. Der Transfer von Geld zwischen zwei Bankkonten. Diese Methode ist oft schnell, kann aber mit hohen Gebuehren verbunden sein.
Einzahlungen. Eine Direktueberweisung auf Ihr Bankkonto. Das ist oft zuegig, kann aber Ihrem Kunden Gebuehren verursachen. Bei mehreren Kund:innen oder internationalen Zahlungen wird es rasch unuebersichtlich.
Schecks. Aufgrund langer Bearbeitungszeiten werden Schecks in vielen Laendern kaum noch genutzt, obwohl Apps das Einloesen vereinfachen. Physische Schecks koennen verloren gehen oder gestohlen werden.
Money Orders. Zahlungsanweisungen sind international eine sichere Methode, aber umstaendlich. Sie muessen persoenlich gekauft werden und koennen wie Schecks verloren gehen oder gestohlen werden. Ausserdem wirken sie manchmal unserioes, da Betrueger sie haeufig nutzen.
Virtuelle Geldboersen. Digitale Wallets sind beliebt und ermoeglichen schnelle Zahlungen, werden aber nicht von allen Kund:innen akzeptiert. Es bestehen zusaetzlich Sicherheitsbedenken gegen digitale Geldboersen.
Digitale Transferanbieter wie PayPal und Wise. Digitale Ueberweisungen sind schnell und einfach zu nutzen. Viele Anbieter erlauben auch das Erstellen von Rechnungen. Allerdings werden haeufig Anteile vom Betrag oder hohe Wechselkursgebuehren verrechnet.
Alternativ koennen Sie eine etablierte Loesung wie Remote nutzen. Unsere Plattform ermoeglicht eine einfache, sichere und verlässliche Auszahlung in Ihrer Landeswaehrung ohne versteckte Gebuehren. Hinterlegen Sie Ihr Bankkonto als Auszahlungsmethode im Remote-Dashboard, damit Kundenzahlungen direkt auf Ihr Konto eingehen.
Sie muessen nicht staendig im Dashboard nachsehen, ob Zahlungen eingegangen sind: Remote sendet Ihnen eine E-Mail, sobald Ihre Rechnung beglichen wurde. Erfahren Sie mehr darueber, wie du unsere Plattform nutzen kannst.
Wie Sie von internationalen Kund:innen bezahlt werden
Internationale Zahlungen sind komplexer als regionale Transaktionen. Waehrungsumrechnung, die Abstimmung auf eine Zahlungsmethode und teure Bearbeitungsgebuehren koennen die Freude an der Freiberuflichkeit mindern. internationale Zahlungen koennen die Arbeit als Freelancer:in erheblich verkomplizieren.
Es sei denn, Sie vereinfachen es mit Remote. Unser Contractor Management Service deckt mehr als 200+ Länder und Regionen ab und ermoeglicht es Ihnen, in der gewuenschten Waehrung bezahlt zu werden. So funktioniert der Ablauf:
1. Rechnung
Sie stellen Ihrer Kund:in die Rechnung in der von ihnen gewaehlten Waehrung aus und laden diese auf Remotes Contractor Management Plattform hoch.
2. Bezahlung durch den Kunden
Die Kund:in begleicht alle Rechnungen in ihrer eigenen Waehrung.
3. Zahlungseingang
Sobald die Zahlung der Kund:in bei uns eintrifft, wandeln wir sie in Ihre bevorzugte Waehrung um und zahlen sie an Sie aus.
Sie haben zwei Auszahlungsoptionen. Sie koennen Ihre Kontodaten direkt in Remote hinterlegen und ueber Wise ausgezahlt werden. Alternativ koennen Sie ein Stripe Connect Konto verwenden. Ihre bevorzugte Waehrung und Zahlungsdaten koennen Sie jederzeit anpassen.
Und die Gebuehren?
Wir arbeiten mit verschiedenen Partnern zusammen, um eine schnelle Zahlungsabwicklung sicherzustellen und unsere Kosten tief zu halten. Ihren Kund:innen berechnen wir eine Gebuehr von 27 Euro fuer die Zahlungsverarbeitung; Sie als Freelancer:in zahlen jedoch nur eine Gebuehr fuer die Waehrungsumrechnung zum Mittelkurs. Falls Sie bereits in Ihrer bevorzugten Waehrung bezahlt werden, entfallen fuer Sie Gebuehren. In diesem Artikel in unserem Support Center (Englisch) erfahren Sie mehr ueber unsere Gebuehren.
Rechnungen verwalten und kontrollieren
Die Rechnungsstellung gehoert selten zu den Lieblingsaufgaben von Freelancer:innen. Kein Wunder: Oft kommen verschiedene Tools zum Einsatz, um Rechnungen manuell zu erstellen, zu versenden und nachzuverfolgen. Das ist weder effizient noch zeitsparend. Manuelle Ablaufe sind langsam, aufwendig und fehleranfaelliger.
Wenn Sie Ihre Rechnungsstellung automatisieren, gewinnen Sie viel Zeit, die Sie in bezahlte Auftraege investieren koennen. Remote unterstuetzt Sie dabei.
Verabschieden Sie sich von Tabellenkalkulationen, E-Mails und anderen manuellen Tools fuer Ihre Zahlungen. Auf unserer Plattform erstellen Sie Rechnungen, reichen diese zur Genehmigung ein und erhalten Zahlungen in Ihrer lokalen Waehrung – alles mit einem einzigen Tool. Sie sparen sich zeitraubende E-Mail-Wechsel und verwalten Rechnungen direkt in Remote. Wir uebermitteln sie an Ihre Kund:innen und zeigen den aktuellen Status auf der Plattform waehrend des Genehmigungsprozesses an.
Die Rechnungsstellung einrichten
Als Freelancer:in uebermitteln Sie Ihre Rechnungen einfach ueber Ihr Remote-Dashboard an Ihre Kund:innen. Sie haben zwei Moeglichkeiten:
Ihre eigene Rechnung hochladen
Erstellen Sie eine Rechnung mit Datum und Betrag und laden Sie diese als PDF hoch.
Eine Rechnung in Remote erstellen Mit unseren Vorlagen koennen Sie Rechnungen direkt auf der Plattform anlegen. Sie koennen ausserdem regelmaessige Rechnungen konfigurieren, die automatisch an Ihre Kund:innen versendet werden.
Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel in unserem Hilfebereich.
Ihre Steuerpflichten als Freelancer:in
Als Freelancer:in sind Sie selber fuer Ihre Steuererledigung zustaendig. Die Gesetze unterscheiden sich jedoch von Land zu Land, weshalb Sie sich informieren sollten, wenn Sie dort Kund:innen betreuen.
In den USA und Deutschland muessen Sie Ihre Steuern beispielsweise selbst bezahlen. In anderen Staaten koennen Kund:innen steuerliche Abzuege vornehmen und abfuehren. Mehr Details zu Steuerpflichten fuer Freelancer:innen in Ihrem Land finden Sie im Country Explorer.
Steuern sind ein Grund, weshalb eine korrekte Einstufung als Freelancer:in so wichtig ist. Fehler koennen Nachzahlungen oder sogar Strafmassnahmen nach sich ziehen.
Haftung als Freelancer:in
Anders als Angestellte, deren Arbeitgeber Haftungsfragen regelt, tragen Sie als Einzelunternehmer:in die Verantwortung fuer Finanzen und Steuerschulden. Im schlimmsten Fall haften Sie mit Ihrem Privatvermoegen fuer Geschaeftsverschuldungen. Es gibt jedoch Haftpflichtversicherungen, die dieses Risiko deutlich reduzieren koennen.
Auch bei Absprachen mit Kund:innen sollten Sie rechtlich vorsorgen. Remotes Rechtsteam stellt geprüfte Vertragsvorlagen fuer die Laender zur Verfuegung, in denen Sie taetig sind,
Ihre Buchhaltungspflichten als Freelancer:in
Als Freelancer:in sind Sie nicht verpflichtet, einen Jahresabschluss zu veroeffentlichen. Bewahren Sie dennoch saubere Aufzeichnungen und alle relevanten Belege wie Rechnungen oder Kaufnachweise auf. So behalten Sie den Ueberblick ueber Ihre Finanzen und sind besser auf die Steuererklaerung vorbereitet.
Sie koennen diese Unterlagen mit einer Buchhaltungssoftware selbst verwalten oder ein Steuerbuero beauftragen.
Wir empfehlen ausserdem, ein separates Geschaeftskonto zu fuehren, um Privat- und Geschaeftsfinanzen zu trennen. In einigen Laendern ist ein Geschaeftskonto ab einem bestimmten Einkommen vorgeschrieben.
Wie bitte ich meinen Auftraggeber, mich anzustellen?
Sprechen Sie das Thema offen an und analysieren Sie gemeinsam mit Ihrer Kund:in Chancen und Risiken eines Arbeitsverhaeltnisses. Erlaeutern Sie insbesondere, welche Vorteile eine Anstellung fuer das Unternehmen bringen koennte. Es gibt verschiedene Gruende, weshalb es attraktiv sein kann, dich anzustellen. Sie können zum Beispiel hervorheben, dass Ihr Kunde mit einer Anstellung mitbestimmen kann, wann und wie Sie arbeiten.
Hoeren Sie sich Bedenken Ihrer Kund:in genau an. Internationale Kund:innen nehmen eventuell an, dass sie Sie nicht einstellen koennen, wenn sie keine Niederlassung in Ihrem Land haben. In solchen Faellen koennen Sie vorschlagen, einen Employer of Record (EOR) zu beauftragen.
Ein EOR ist ein Dienstleister, der Unternehmen beim Anstellen von Mitarbeitenden im Ausland beisteht, indem er dort als offizieller Arbeitgeber fungiert. Ein Employer of Record uebernimmt dabei die administrativen HR-Aufgaben, einschliesslich lokaler Lohnabrechnung, Benefits und Steuerangelegenheiten.
Zum Beispiel ist Remote ein EOR, der Ihnen und Ihrer Kund:in bzw. zukuenftigem Arbeitgeber bei einer rechtskonformen Anstellung helfen kann.
Lade unser Remote Toolkit herunter, um mehr darueber zu erfahren, wie Sie Ihr Unternehmen von den Vorteilen der Remote-Arbeit ueberzeugen koennen.
5 Wege, wie Remote das Leben fuer Freelancer:innen und ihre Kund:innen einfacher macht
Bei der Selbststaendigkeit gibt es viele Aspekte zu beachten. Remote unterstuetzt Sie dabei, Herausforderungen zu meistern, sodass Sie sich voll auf Ihre Arbeit und die Beziehungen zu Ihren Kund:innen konzentrieren koennen. So helfen wir Ihnen:
Erfahren hier mehr darueber, wie Remote Sie als Freelancer:in unterstuetzen kann.
Komm zu Remote – in wenigen Minuten bist du startklar
Es ist befreiend, im eigenen Tempo selbststaendig zu arbeiten. Der damit verbundene Administrationsaufwand kann jedoch rasch vom Wesentlichen ablenken: schnell bezahlt zu werden und das Geschaeft auszubauen.
Mit einer stabilen, etablierten Plattform wie Remote sind diese Pflichtaufgaben zuegig erledigt, sodass Sie sich ganz auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren koennen.
Unsere Plattform erleichtert den Einstieg als Freelancer:in. Wir begleiten Sie durch das Onboarding und die Identitaetspruefung aus Sicherheitsgruenden. Falls noetig koennen Sie alle erforderlichen Steuerunterlagen hochladen und sicher bei uns speichern.
Erfahre mehr dazu, wie Remote Ihnen – und deinen Kunden – Zeit und Ressourcen spart.
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