Genieße die Freiheit der Selbstständigkeit bei minimalem Verwaltungsaufwand
Rechnungen, Steuerpflichten, Verträge und sogar einfach nur bezahlt werden: Als Freelancer:in musst du dich um all das alleine kümmern. Zum Glück gibt es Lösungen, mit denen du deine Verwaltungsaufgaben schnell und mühelos erledigen kannst. Nutze diesen Leitfaden als Plan, um schnell und sicher bezahlt zu werden und dich auf das Wesentliche zu konzentrieren: deine Kunden.
Wie du dich als Freelancer:in selbstständig machst und bezahlt wirst: Dein Plan gegen lästigen Verwaltungsaufwand
Als selbständige:r Freelancer:in musst du dich um alles selbst kümmern: Kunden gewinnen und halten, an Projekten arbeiten, Verwaltung und Marketing. Dabei musst du dich auch mit Dingen befassen, die eigentlich nicht zu deinem Fachgebiet gehören, wie z. B. das Erstellen von Verträgen und Steuererklärungen.
Wenn du nicht sicher bist, welche Arbeitsgesetze für dich gelten, kann es eine Mammutaufgabe werden, einen einfachen Vertrag aufzusetzen, insbesondere, wenn deine Kunden im Ausland sitzen. Vielleicht fragst du dich auch, wie du dein Geld bekommen kannst, ohne dass riesige Bearbeitungsgebühren anfallen.
Wir können dir versichern, dass du all das hinbekommen kannst. Es kann sogar ganz schnell, einfach und mühelos sein, sich zu registrieren und als Freelancer:in bezahlt zu werden – ganz egal, wo deine Kunden ansässig sind.
Dieser Leitfaden enthält viele praktische Ratschläge Freelancer:innen, die dir vor allem helfen, wenn du zum ersten Mal dein eigener Chef bist. Wir erklären, wie du einen Prozess zur Verwaltung deiner Arbeit einrichten und ihn sogar automatisieren kannst.
Wir sehen uns die vier hauptsächlichen Problembereiche von Freelancer:innen an und zeigen dir, wie du diese Seite deines Business mit Leichtigkeit bewältigen kannst:
Verträge
Zahlungen und Gebühren
Rechnungsstellung
Steuern
Bereit zu erfahren, wie du dir das Leben als Freelancer:in einfacher machen kannst? Fangen wir ganz vorne an: bei der Gründung deines Unternehmens.
Dein Gewerbe richtig anmelden
Bevor du als Freelancer:in arbeiten kannst, musst du dich für eine Rechtsform entscheiden. Davon hängt ab, welche steuerlichen und rechtlichen Verpflichtungen du hast. Je nach deiner steuerlichen Ansässigkeit stehen dir unterschiedliche Rechtsformen offen. In manchen Ländern und Regionen gibt es spezifische Gesetze speziell für Freelancer:innen.
Die häufigsten Optionen in den meisten Ländern
Einzelunternehmer:in. Das ist eine einfache Rechtsform für Freelancer:innen. Einige Länder wie Frankreich unterscheiden zwischen Einzelperson und Unternehmen, andere hingegen nicht.
Partnerschaft (Partnership): Ein einfacher Gesellschaftsvertrag. Oft gibt es keine Trennung zwischen den Partnern als Einzelpersonen und der juristischen Person.
Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Eine eigenständige juristische Person, die von dir als Privatperson getrennt ist. In den meisten Fällen werden alle Einnahmen und Verluste dem Unternehmen zugerechnet und nicht dir persönlich.
Je nach Land, in dem du tätig bist, gibt es möglicherweise noch andere Optionen. Australien hat zum Beispiel ein Treuhandmodell, bei dem ein Treuhänder ein Unternehmen und alle seine Aktivitäten im Namen eines Begünstigten verwaltet.
All diese Rechtsformen haben ihre Vor- und Nachteile. Die meisten Freelancer:innen entscheiden sich für ein Einzelunternehmen, da es einfach zu gründen und der Verwaltungsaufwand gering ist.
Wenn du mehr über die Arbeitsgesetze in einem bestimmten Land wissen willst, empfehlen wir dir unseren Country Explorer – unsere globalen Länderleitfäden sind vollgepackt mit nützlichen Informationen, die dir beim Start in die Freiberuflichkeit helfen können.
Verträge für neue Kunden aufsetzen
Viele Freelancer:innen haben keine Freude daran, Verträge für ihre Kund:innen aufzusetzen, erst recht nicht, wenn das nicht ihr Fachgebiet ist. Manche überlegen sogar, überhaupt keinen Vertrag abzuschließen.
Das ist jedoch keine gute Idee. Verträge schützen dich in vielerlei Hinsicht und sind daher unverzichtbar. In der Regel umfasst ein Vertrag Folgendes:
In Verträgen werden die spezifischen Aufgaben, Leistungen und Projektanforderungen festgelegt. Du kannst so verhindern, dass du mit der Zeit immer mehr Aufgaben übernimmst, ohne angemessen dafür bezahlt zu werden.
Verträge legen die Zahlungsbedingungen klar fest, einschließlich Betrag, Zahlungsmethode, Teilzahlungen und Fristen.
Verträge regeln das Eigentum und die Rechte an geistigem Eigentum, das während eines Projekts erschaffen wird. Klare Bestimmungen zum geistigen Eigentum schützen dich vor möglichen Streitigkeiten.
Verträge legen die Bedingungen und Vorgehensweisen für die Beendigung oder Aussetzung einer Vereinbarung fest. Das kann dich davor schützen, einen Kunden unerwartet zu verlieren.
Verträge definieren die Beziehung zwischen dir und deinem Auftraggeber und schützen euch beide vor einer möglichen Scheinselbstständigkeit.
OK, Verträge sind also ein Muss für dein Unternehmen. Dennoch ist es alles andere als einfach, alles richtig zu machen, weil die Rechte für Freelancer:innen und die Arbeitsgesetze ganz allgemein überall auf der Welt anders sind. Wenn du eine Vertragsvorlage verwendest, die du irgendwo im Internet gefunden hast, oder selbst einen eigenen Vertrag erstellst, kann es passieren, dass er in einigen Ländern nicht rechtsverbindlich ist. Außerdem könntest du dir damit selbst schaden.
Mit Remotes rechtskonformen und personalisierten Vertragsvorlagen kannst du sicherstellen, dass du legal mit lokalen und internationalen Kunden zusammenarbeitest und du dich keinen ungeahnten Risiken aussetzt. Die Vorlagen sind immer an die länderspezifische Gesetzgebung angepasst, damit du dich immer an alle länderspezifischen Gesetze hältst, egal wo dein Kunde ansässig ist.
Wenn du einen eigenen Vertrag hast, mit dem du zufrieden bist, kannst du ihn einfach hochladen und weiter verwenden, wenn du dich auf der Remote-Plattform registrierst.
Hier erfährst du mehr zu Verträgen.
Die Gefahren der Scheinselbstständigkeit
In fast allen Ländern werden arbeitnehmerähnliche Freelancer:innen anders eingestuft als angestellte Mitarbeiter:innen. Sie haben meist nicht die gleichen Benefits wie Mitarbeiter:innen und sind vom Gesetz nicht so umfassend geschützt wie sie. Du musst dich daher selbst um deine Krankenversicherung, Altersvorsorge und ähnliches kümmern. Der Verzicht auf diese Benefits hat aber eine sehr überzeugende Entschädigung: Du kannst dir deine Kunden selbst aussuchen und entscheidest, wann, wo und wie du arbeiten möchtest.
Trotz dieser klaren gesetzlichen Abgrenzung zu angestellten Mitarbeiter:innen, kann es vorkommen, dass einige Unternehmen dich absichtlich falsch einstufen, um ihre gesetzlichen Verpflichtungen zu umgehen. Es kann aber auch unbeabsichtigt passieren. Ob absichtlich oder nicht, eine Falschklassifizierung kann sowohl für dich als auch für deine Kunden Strafen und Bußgelder nach sich ziehen. Dein Kunde muss in seinem Land mit hohen Strafen rechnen und du kannst Probleme bekommen, weil du in deinem Land zu wenig Steuern bezahlt hast.
Denke immer daran, dass es in deinem Interesse ist, ordnungsgemäß als Freelancer:in eingestuft zu werden.
Dadurch stellst du vor allem sicher, dass du so arbeiten kannst, wie du möchtest. In den USA dürfen Unternehmen ihren Auftragnehmer:innen beispielsweise nicht vorschreiben, wie sie eine Arbeit zu verrichten haben oder wann sie arbeiten müssen. Als Freelancer:in kannst du arbeiten, wie es dir am besten erscheint und wann es in deinen Tag passt. Die einzige Bedingung ist, dass du deine beauftragen Projekte pünktlich abschließt. Zweitens gibt dir die richtige Einstufung als Auftragnehmer:in mehr Kontrolle über dein Einkommen.
In jedem Land gibt es andere Strafen für Scheinselbstständigkeit. Du kannst Probleme vermeiden, indem du von Anfang an mit deinen Kunden besprichst, wie du eine Scheinselbstständigkeit vermeiden kannst. Sprich deine Rolle und deine Aufgaben klar mit ihnen ab und überprüfe regelmäßig euer Arbeitsverhältnis. Sollte sich das im Laufe der Zeit ändern und du stärker in das Unternehmen eines Kunden eingebunden sein, kannst du ihn bitten, dich offiziell einzustellen
In diesen Leitfäden erfährst du mehr zum Risiko der Scheinselbstständigkeit
Wie du als Freelancer:in bezahlt wirst
Als Freelancer:in bist du selbst für die Rechnungsstellung zuständig und musst dich darum kümmern, bezahlt zu werden. Das bedeutet leider auch, dass du jede Rechnung einzeln erstellen und dich an die bevorzugte Zahlungsmethode jedes einzelnen Kunden anpassen musst. Das kann ziemlich ineffizient und zeitraubend sein.
Zumeist erfolgt die Zahlung durch eine der folgenden Methoden:
Überweisungen
Banküberweisungen. Die Überweisung von Geldern zwischen zwei Bankkonten. Diese Methode ist zwar schnell, aber meist mit hohen Gebühren verbunden.
Einzahlungen. Eine Einzahlung direkt auf dein Bankkonto. Das geht auch schnell, womöglich fallen aber Gebühren für deinen Kunden an. Zudem kann das kompliziert werden, wenn du mehrere Kunden oder Kunden in verschiedenen Ländern hast.
Schecks. Diese Methode findet aufgrund der langen Bearbeitungszeiten in den meisten Ländern kaum noch Anwendung, obwohl es Apps gibt, über die Schecks einfach eingelöst werden können. Zudem können physische Schecks verloren gehen oder gestohlen werden.
Money Orders. Money Orders oder auf Deutsch Zahlungsanweisungen sind eine sichere Zahlungsmethode, die international weit verbreitet ist. Sie ist jedoch auch recht umständlich. Eine Money Order muss persönlich gekauft werden und kann wie ein Scheck gestohlen werden, verloren gehen oder durch den Versand lange auf sich warten lassen. Außerdem können Money Orders wenig vertrauenswürdig wirken, da sie häufig von Betrügern verwendet werden.
Virtuelle Geldbörsen. Virtuelle Geldbörsen oder Wallets erfreuen sich zunehmender Beliebtheit. Du kannst Zahlungen damit schnell erhalten, allerdings werden sie möglicherweise von einigen Kunden nicht akzeptiert. Es gibt mittlerweile auch einige Sicherheitsbedenken gegenüber digitalen Geldbörsen.
Digitale Transferanbieter wie PayPal und Wise. Digitale Überweisungen sind schnell und einfach zu nutzen. Oft bieten sie auch eine Funktion an, um Rechnungen auszustellen. Allerdings verlangen sie häufig auch einen Anteil des Überweisungsbetrag oder hohe Wechselkursgebühren.
Alternativ kannst du auch auf eine bewährte Lösung wie Remote verwenden. Unsere Plattform bietet eine einfache, sichere und verlässliche Möglichkeit, schnell in deiner Landeswährung bezahlt zu werden, ohne versteckte Gebühren. Du fügst einfach dein Bankkonto als Auszahlungsmethode in deinem Remote-Dashboard hinzu, damit die Zahlungen deines Kunden direkt auf dein Konto überwiesen werden.
Du musst übrigens nicht ständig im Dashboard nachsehen, ob du bezahlt wurdest: Remote sendet dir eine E-Mail, sobald deine Rechnung bezahlt wurde. Erfahre mehr darüber, wie du unsere Plattform nutzen kannst.
Wie du von internationalen Kunden bezahlt wirst
Internationale Zahlungen sind noch komplexer als Zahlungen in der Region. Währungsumrechnung, die Einigung auf eine Zahlungsmethode und teure Bearbeitungsgebühren... internationale Zahlungen können dir die Freude an deiner Arbeit als Freelancer:in verhageln.
Es sei denn, du machst es dir mit Remote einfacher. Unser Contractor Management Service deckt mehr als 200+ Länder und Regionen ab und macht es dir leicht, in der Währung deiner Wahl bezahlt zu werden. So funktioniert es:
1
Rechnung
Du stellst deinem Kunden die Rechnung in der Währung seiner Wahl und lädst sie auf Remotes Contractor Management Plattform hoch.
2
Bezahlung durch den Kunden
Der Kunde bezahlt alle seine Rechnungen in seiner Währung.
3
Zahlungseingang
Wenn die Zahlung deines Kunden bei uns eingeht, rechnen wir sie in deine bevorzugte Währung um und zahlen sie an dich aus.
Du hast zwei Auszahlungsoptionen. Du kannst deine Kontodaten direkt auf Remote hinzufügen und über Wise bezahlt werden. Oder du kannst ein Stripe Connect Konto verwenden. Du kannst deine bevorzugte Währung und deine Zahlungsangaben jederzeit ändern.
Und die Gebühren?
Wir arbeiten mit verschiedenen Partnern zusammen, um die schnelle Zahlungsabwicklung sicherzustellen und unsere Preise niedrig zu halten. Wir berechnen deinen Kunden zwar eine Gebühr von 27 Euro für die Zahlungsverarbeitung, du als Freelancer:in zahlst aber nur eine Gebühr für die Währungsumrechnung auf den Mittelkurs. Wenn du schon in deiner bevorzugten Währung bezahlt wirst, fallen gar keine Gebühren an. In diesem Artikel in unserem Support Center (Englisch) erfährst du mehr über unsere Gebühren.
Rechnungen verwalten und kontrollieren
Die Rechnungsstellung ist nur selten eine der Lieblingsaufgaben von Freelancer:innen. Kein Wunder, oft verwenden sie verschiedene Lösungen, um ihre Rechnungen manuell zu erstellen, zu versenden und zu verfolgen. Effizient ist das nicht. Manuelle Prozesse sind langsam, mühsam und fehleranfällig.
Wenn du deine Rechnungsstellung automatisierst, sparst du viel Zeit, die du lieber in bezahlte Arbeit investieren kannst. Remote kann dir helfen.
Sag Adios zu Tabellenkalkulationen, E-Mails und anderen manuellen Tools für deine Zahlungen. Auf unserer Plattform kannst du Rechnungen erstellen, zur Genehmigung einreichen und wirst in deiner lokalen Währung bezahlt – mit nur einem einzigen Tool. Du sparst zeitraubenden E-Mail-Verkehr und erstellst deine Rechnungen einfach in Remote. Wir senden sie an deine Kunden und zeigen dir auf der Plattform den aktuellen Status deiner Rechnungen an, während sie den Genehmigungsprozess durchlaufen.
Die Rechnungsstellung einrichten
Als Freelancer:in übermittelst du deine Rechnungen einfach über dein Remote-Dashboard an deine Kunden. Du hast zwei Möglichkeiten:
Deine eigene Rechnung hochladen
Erstelle eine Rechnung mit Datum und Betrag und lade sie als PDF hoch.
Eine Rechnung in Remote erstellen
Mit unseren Vorlagen kannst du deinen Rechnungen direkt auf unserer Plattform erstellen. Du kannst auch regelmäßige Rechnungen einrichten, die automatisch an deine Kunden gesendet werden.
Weitere Infos findest du in diesem Artikel in unserem Hilfebereich.
Deine Steuerpflichten als Freelancer:in
Als Freelancer:in bist du selbst für deine Steuern verantwortlich. Allerdings hat jedes Land andere Gesetze, die du kennen musst, falls du dort Kunden hast.
In den USA und Deutschland musst du deine Steuern zum Beispiel selbst zahlen. In anderen Ländern kann es sein, dass deine Kunden Steuern für dich einbehalten und abführen müssen. Mehr Informationen über die Steuerpflichten für Freelancer:innen in deinem Land findest du in unserem Country Explorer.
Steuern sind einer der Gründe, warum es wichtig ist, richtig als Freelancer:in eingestuft zu werden. Kommt es hier zu Fehlern, musst du eventuell Steuern nachzahlen oder sogar Strafen zahlen.
Haftung als Freelancer:in
Als Angestellte kümmert sich dein Arbeitgeber um alle Haftungsfragen. Mit großer Freiheit kommt jedoch auch große Verantwortung. Als Einzelunternehmer:in haftest du persönlich für Dinge wie deine Finanzen und Steuerschulden. Im schlimmsten Fall haftest du mit deinem Privatvermögen für die Schulden deiner Geschäftstätigkeit. Aber keine Sorge, es gibt Haftpflichtversicherungen, die das Risiko erheblich verringern.
Auch bei Vereinbarungen mit deinen Kunden solltest du dich rechtlich absichern. Remotes Rechtsteam hilft dir mit geprüften Vertragsvorlagen für das oder die Länder, in denen du arbeitest,
Hol dir deine Zeit zurück mit dem Remote Freelancer Hub
Verwalte Kunden, Verträge und Rechnungen an einem Ort.
Deine Buchhaltungspflichten als Freelancer:in
Als Freelancer:in musst du keinen Jahresabschluss veröffentlichen. Achte aber dennoch darauf, genaue Aufzeichnungen zu führen und alle relevanten Unterlagen wie Rechnungen an Kunden oder Kaufbelege aufzubewahren. Du behältst so den Überblick über deine Finanzen und bist besser auf die Steuererklärung vorbereitet.
Du kannst diese Aufzeichnungen selbst mit einem Buchhaltungs- oder Buchführungsprogramm verwalten oder ein Steuerbüro beauftragen.
Wir empfehlen auch, ein eigenes Geschäftskonto zu eröffnen, um Privates vom Geschäftlichen zu trennen. Außerdem verlangen einige Länder, dass du ein Geschäftskonto hast, sobald du ein gewisses Einkommen überschreitest.
Wie bitte ich meinen Auftraggeber, mich anzustellen?
Bring das Thema zur Sprache und betrachte gemeinsam mit deinem Kunden sorgfältig die Risiken und Vorteile eines Anstellungsverhältnisses. Gehe dabei unbedingt auch auf die Vorteile für deinen Kunden ein. Es gibt eine Reihe von Gründen, warum es für ein Unternehmen attraktiv sein kann, dich anzustellen. Du kannst zum Beispiel betonen, dass dein Kunde bestimmen kann, wann und wie du arbeitest.
Höre dir die Bedenken deines Kunden genau an. Internationale Kunden glauben vielleicht, dass sie dich nicht einstellen können, wenn sie keine Niederlassung in deinem Land haben. In diesem Fall kannst du ihnen vorschlagen, einen Employer of Record (EOR) zu beauftragen.
Ein EOR ist ein Dienstleister, der Unternehmen bei der Einstellung von Arbeitskräften im Ausland hilft, indem er dort als offizieller Arbeitgeber agiert. Ein Employer of Record übernimmt dabei üblicherweise die administrativen Aufgaben des Personalwesens, darunter die lokale Gehaltsabrechnung, Benefits und Steuerangelegenheiten.
Zum Beispiel ist Remote ein EOR, der dir und deinem Kunden bzw. zukünftigen Arbeitgeber bei der rechtskonformen Einstellung helfen kann.
Lade unser Remote Toolkit herunter, um mehr darüber zu erfahren, wie du dein Unternehmen von den Vorteilen der Remote-Arbeit überzeugen kannst.
5 Wege, wie Remote das Leben für Freelancer:innen und ihre Kunden einfacher macht
Es gibt einiges zu beachten, wenn du dich selbstständig machst. Remote hilft dir dabei, die verschiedenen Herausforderungen zu bewältigen, damit du dich voll auf deine Arbeit und Kundenbeziehungen konzentrieren kannst. So unterstützen wir dich:
Erfahre hier mehr darüber, wie Remote dich als Freelancer:in unterstützen kann.
Komm zu Remote – in wenigen Minuten bist du startklar
Es ist sehr befreiend, im eigenen Tempo für sich selbst zu arbeiten. Doch der damit einhergehende Verwaltungsaufwand kann schnell von dem ablenken, was wirklich wichtig ist: schnell bezahlt zu werden und dein Business auszubauen.
Mit einer stabilen, bewährten Plattform wie Remote hast du diese Pflichten schnell erledigt, sodass du dich voll und ganz auf deine eigentliche Arbeit konzentrieren kannst.
Unsere Plattform macht den Einstieg als Freelancer:in schnell und einfach. Wir führen dich durch das Onboarding und die Prüfung deiner Identität zu Sicherheitszwecken. Du kannst auch gegebenenfalls alle erforderlichen Steuerunterlagen hochladen und sie sicher bei uns speichern.
Erfahre mehr dazu, wie Remote dir – und deinen Kunden – Zeit und Ressourcen spart.
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