無制限有給休暇ポリシーの管理方法

無制限の有給休暇ポリシーというのは魅力的です。リモートチームのフレックスタイム制や勤務地の自由と組み合わせれば、理論上は、労働者は自分の都合に合わせて生活を営めるようになるはずです。

あくまで理論上です。

実際には、良識ある企業であっても、無制限の有給休暇ポリシーを必ずしも正しく導入しているとは限りません。多くの場合、従業員は、有給休暇が無制限であれば、もっと構造化されたポリシーがある場合よりも休暇を取る期間が短くなります。

無制限の有給休暇は、従業員に理想的なワークライフバランスを維持する絶好の機会を提供すると同時に、1年中毎日、意欲と効率性の高い労働者によって企業を成長させることができます。見落とされがちな基本的なルールに従うことで、無制限有給休暇ポリシーが適切に運用されるようにしてください。

本記事では、無制限有給休暇ポリシーの定義と、その仕組みについてご説明します。また、メリットとデメリット、企業に導入する際の重要なアドバイスについてもご紹介します。

早速ご説明しましょう。

無制限有給休暇ポリシーとは

無制限有給休暇（PTO）ポリシーは、従業員が何らかの理由で休暇を取得しても、通常の給与が継続的に支給される、従業員休暇の一種です。このポリシーの下では、従業員は年間の休暇日数や病欠日数を決められません。

無制限有給休暇の考え方は、健全なワークライフバランス を促進し、従業員が残り日数を気にせず休暇を柔軟に管理できるようにすることです。

雇用主は、公正労働基準法（FAIR）に基づくと、有給休暇を提供する法的義務はありませんが、一部例外があります。Healthy Families and Workplaces Act （HFWA）に基づくと、コロラド州の雇用主は積算された休暇と公衆衛生緊急事態（PHE）休暇の2種類の休暇を提供しなければなりません。 

しかし、77%の従業員が有給休暇を必須の福利厚生だと考えているため、休暇日数が無制限の有給休暇ポリシーを採用することで、新入社員にとっての企業の魅力を高めることができます。

特にハイテク業界では、無制限の有給休暇を提供する企業が増えています。たとえば、Netflix、Oracle、Adobeなどです。

もちろん、このポリシーには注意点もあります。

無制限有給休暇ポリシーの実際の仕組み

無制限の有給休暇ポリシーは企業によって異なりますが、本当の意味で「無制限」ではありません。従業員は、年間365日の休暇を有給で取得することはできません。その代わり、これらのポリシーは悪用を防ぐ信頼度で運営されています。 

対象となる従業員は、仕事を終える限り休暇を取ることができます。また、ほとんどの企業では、従業員が有給休暇申請を提出してマネージャーの承認を得るには、人事情報システム（HRIS）を使用しています。 

ポリシーによっては、数週間または1か月といった非公式の上限を設けている場合もあります。 

社内に無制限の有給休暇ポリシーを導入する予定がある場合は、明確なガイドラインを盛り込んだ包括的なポリシー文書を作成し、従業員にその期待事項を伝えるようにしてください。

無制限有給休暇ポリシー導入のメリットとデメリット

無制限の有給休暇を提供することで、企業の魅力を高めることができます。しかし、まずメリットとデメリットを比較検討することが重要です。

まずはメリットから見ていきましょう。

メリット: 健全なワークライフバランスの促進

燃え尽き症候群は、職場では非常に一般的です。実際、米国の従業員の26%が、燃え尽き感を感じることがよくある、あるいはいつも感じていると回答しています。

有給休暇は無制限であるため、従業員は必要に応じて休暇を撮ることができます。こうした柔軟性があることで、健康状態を優先し、精神面で「充電」できるようになり、燃え尽き症候群を予防できます 。

メリット: 企業におけるコスト削減

連邦政府による義務付けはありませんが、多くの企業が何らかの有給休暇を提供しています。しかし、これは、従業員が退職した場合、未消化の有給休暇時間についても給与として支給する必要があるということです。 

無制限有給休暇ポリシーを導入すると、未消化の休暇を金銭的に支給する義務がなくなります。

さらに、従業員の離職にはコストがかかります。無制限の有給休暇のような魅力的な従業員福利厚生を提供することで、優秀な人材に定着してもらうとともに、従業員のロイヤルティを高めることができます。その結果、採用・雇用コストの削減にもつながります。

メリット: 信頼文化の醸成

無制限の有給休暇ポリシーを導入することで、従業員は、企業が従業員を信頼してスケジュールと健康状態の自己管理を任せていると理解できます。これにより、信頼文化を醸成し、従業員の士気を高めることができます。

次に、無制限有給休暇ポリシーのデメリットを見てみましょう。

デメリット: 悪用の可能性

企業が提供するどの特典にも言えることですが、悪用や誤用の可能性は常にあります。 

明確なガイドラインがなければ、従業員は無制限休暇ポリシーを悪用し、過剰に休暇を取得する可能性があります。このため、勤務スケジュールが乱れ、チームの生産性が低下する可能性があります 。

デメリット: 不平等な分配

もう1つのデメリットは、不平等な分配のリスクです。他の従業員よりも休暇を多く取る従業員もいれば、休暇をまったく取らない従業員もいます。特に、同じ従業員が常に同僚に仕事を変わってもらっていると、不公平感が生じます。

デメリット: 計画が立てにくい

従業員の予定外の欠勤が常態化すると、マネージャーがスケジュールを調整しても十分な出勤率を確保できなくなります。また、仕事量が多い時期に有給休暇の申請が却下されると、従業員が落胆したり不満を感じたりするリスクもあります。

企業が無制限の有給休暇ポリシーを提供すべきかを判断するポイント

表面的には、無制限の有給休暇を導入することは双方にとってメリットがあります。優秀な人材を引き付け、従業員にスケジュール管理の権限を委ねられるためです。

しかし、明確な定義がなければ、従業員にはどの程度の休暇が適切なのかがわかりません。また、従業員が制度を悪用するリスクもあります。

とはいえ、無制限の有給休暇を提供することは、人事管理（HRM）戦略にとって間違いなく有益です。そのため、こうしたポリシーが業務に与える影響や、企業の価値観との整合性を考慮したうえで、導入するかどうかを決定してください。

無制限有給休暇ポリシーを導入する際の重要なアドバイス

無制限の有給休暇ポリシーを導入すると、健全なワークライフバランスの促進に役立ちますが、導入には慎重な検討が必要です。

導入を成功に導くヒントをいくつかご紹介します。

評価をつけない

国によっては義務付けられている、公式報告目的の従業員の休暇のみを記録します。 

社内にいる時間ではなく、実際の生産性に基づいてパフォーマンス指標を追跡します。長時間労働を行う従業員は、心臓発作や脳卒中などの疾病を患う可能性が高いという研究結果が出ているだけでなく、週55時間以上就労しても、生産性の向上にはつながりません。

Remoteの無制限有給休暇ポリシーでは、どの従業員が最も休暇を多く取得しているかという点は記録されません。当社の「求めずに、指示をする」ポリシーは、ともかくもチームメンバーを信用するということです。休暇を取得する従業員には、欠勤カレンダーを使用して事前に周知するよう指示するだけに留めています。

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最低休暇日数を設定する

従業員が休暇を取得すべき最低日数を、個別の期間と年間合計の両方で設定します。Remoteでは、従業員1人当たり年間最低20日の休暇の取得を義務付けています。ほとんどのチームメンバーにそれ以上の休暇の取得を推奨していますが、自分自身の健康と業務上の生産性を向上するには、少なくともそれ以上は取得するよう指導しています。

従業員には毎年少なくとも1回は長期休暇を取得するよう奨励し、重要なライフイベントには特別なポリシーを設けてください。たとえば、当社の育児休暇ポリシーでは、新生児の両親に対して最低14週間の休暇の取得を義務付けています。

従業員が有給休暇を申請しやすくなるようにしてください。休暇を取得するために面倒な手続きを踏まなければならないと、従業員は休暇を取得しにくくなります。

Remoteのグローバル人事プラットフォームを利用すれば、従業員はわずか数クリックで休暇申請を送信し、マネージャーの承認を得られます。

（画像ソース）

申請が承認されると、通知メールが届きます。

従業員が十分な休暇を取得していない場合、現金による賞与やその他の報酬を支給することで埋め合わせようとしないでください。年末に多額の小切手が支給されると期待して、なるべく休暇を取得しないようにしようとする従業員が出てくることになりかねません。マネージャーと協力して、チームメンバーが定期的に休暇を取得できるようにしてください。Remoteでは、全従業員が、欠勤カレンダーに必ず休暇の予定を入力しておくという一般的なルールに従っています。

ボトルネックを特定して解消する

1人が1週間休んだためにすべての業務が滞るという事態ほど、企業の問題を明確に示す指標はありません。もし企業が従業員の欠勤に対応できなければ、それは休暇を取得した本人の責任ではなく、企業の成長を1人の従業員に委ねないようにするという管理側の責任です。

設立間もない企業では、多数のバックアップ人材を確保する余裕はありませんこうした企業では、デザイナーも、マーケターも、ITマネージャーも、営業担当者も、1人ずつしかいない場合もあります。こうした状況でプライベートな休暇を取得するなら、早くから頻繁にコミュニケーションを取り、今後のプロジェクトやイベントに関する最新情報を周囲に伝える必要があります。

同じ理由から、非同期的勤務と綿密な文書化が強く推奨されます。社内ですべてが公開され（当社ではこれにNotionを使用しています）、特定の時間帯に仕事をするよう求められなくなれば、誰でもドキュメントを読むことができ、時間を浪費するキャッチアップミーティングを行わなくても、他のメンバーがやり残した仕事を引き継ぐことができます。

個人と文化の違いを尊重する

休暇を取得する場合は周知を図るべきですが、文化の違いは出勤や休暇に限りません。 

上司がその必要はないと断言しても、休暇中にちょっとした仕事をすることに抵抗がない人もいるでしょう。また、携帯電話からSlackを削除し、すべての通知メールをシャットダウンし、しばらくの間、日常から離れるために山奥に向かう人もいます。

どちらのアプローチでも構いません。もし、その人が夕方にメールの返信をしても苦にならず、休暇中も対応しなければならないという負担を感じることがないのであれば、その選択を尊重しましょう。しかし、他の誰かが休暇に入っても、その人をつながりの強い同僚と同じ基準で捉えないようにしてください。

休暇に対する考え方は人それぞれです。これは、国が違えば特に言えることです。チームメンバーの有給休暇の扱い方の違いを尊重しましょう。ただし、チームメンバーには十分な休暇を取得してもらうようにしてください。

無制限の有給休暇を言い訳ではなく特典に

従来の有給休暇ポリシーでは、従業員の休暇は有給休暇バンクに積算され、退職時に貯まった分の金額で給与として受け取る権利があります。無制限の有給休暇は継続的な特典であり、従業員は有給休暇時間を貯蓄することはできないため、どれだけ休暇を取得した（または取得しなかった）としても、退職した場合は給与として受け取ることはできません。

最も成功している企業には、仕事に取り組み、燃え尽き症候群には陥らず、満足度も生産性も高い従業員が多くいます。無制限の有給休暇はこうした前向きな環境作りに役立ちますが、それを機能させるには、健全なワークライフバランスを促進する文化を積極的に構築する必要があります。

定期的にチームミーティングで無制限有給休暇ポリシーについて話し合い、カレンダーに個人の休暇が入っていない従業員には、休暇を取るように促しましょう。雇用関係が終了する際は、従業員はその企業で働いた期間中、非常によい経験が得られたと感じるべきであって、最後の給料日を逃したと感じるべきではありません。

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