フォームW-9

W-9フォームとは?

W-9フォームは、給与処理計算以外で支払う個人または法人の税金, 税識別情報を要求するために企業が使用するIRS文書です。通常は、独立した請負業者、フリーランス、またはベンダーです。支払先の名前、業種、住所、納税者識別番号（TIN）などの詳細が含まれている。

このフォームが重要なのは、企業が1099-NECフォームを使用して従業員,社員以外の支払いを正しくIRSに報告できるようにするためです。正確なW-9がファイルに記載されていないと、企業はIRSの罰則、源泉徴収要件、ファイリングエラーに直面する可能性があります。「W-9」は国税庁に直接提出されるわけではありませんが、税金, 税遵守, 順守,コンプライアンスや契約社員管理など、縁の下の力持ちです。

企業にとってW-9フォームが重要な理由

W-9フォームの目的は、企業が従業員以外に対して行った支払いを報告するために必要なデータを収集することを支援することです。フリーランサー、コンサルタント、契約社員を雇う場合、支払いを発行する前にW-9を回収しなければならない。これにより、企業は年末の税務申告に含めるべき正しい税金,納税者情報を確実に把握できます。

例えば、デザイン会社がフリーランスのイラストレーターを雇って1,500ドルのプロジェクトを遂行する場合、イラストレーターのW-9フォームを収集して1月に1099-NECを準備し、提出しなければならない。W-9の徴収を怠ると、IRSバックアップ源泉徴収義務が発生する可能性があります。この場合、企業は支払いの24％を源泉徴収し、IRSに送る必要があります。

W-9は、特定のLLC、パートナーシップ、または他のエンティティに対して行われる支払いにも関連しています。ベストプラクティスとして、企業はオンボーディング中に完成したW-9を回収し、監査やIRSの問い合わせに備えて記録として保持する必要があります。

W-9フォームの処理に関する主な考慮事項

W-9フォームを効果的に管理するには、細部への注意と優れたドキュメント習慣が必要です。雇用主は、契約社員またはベンダーに最初の支払いを行う前に、完成したW-9を要求する必要があります。フォームの完全性をチェックし、デジタルまたは物理ファイルに安全に保存する必要があります。

W-9フォームは国税庁に提出されないことを覚えておいてください。1099-NECのようなフォームで正しい情報が確実に報告されるように、社内で使用されます。情報が欠けていたり不正確であったりすると,罰金,違約金が科されたり,今後の支払いの一部を源泉徴収する必要が生じる可能性があります.

主な考慮事項は次のとおりです。

• W-9は従業員以外から必須の税金, 税情報を収集します。
  
  
• 請負業者や業者に支払いを発行する前に必要です。
  
  
• 年末のIRS Form 1099-NEC作成に使用。
  
  
• W-9が不正確または不足していると、バックアップ保留またはペナルティが発動する可能性があります。
  
  
• フォームは安全に保存し、正確性を定期的に確認する必要があります。
  
  
• 社内文書作成にのみ使用。国税庁への届出はしていません。